excel中组织架构图怎么设置

在Excel中设置组织架构图可以通过使用SmartArt图形、手动绘制形状、导入外部数据等方式进行。SmartArt图形是最简单和直观的方法，它提供了多种模板，可以快速创建和编辑组织架构图。

一、使用SmartArt图形创建组织架构图

1. 插入SmartArt图形

打开Excel并选择要插入组织架构图的工作表。点击菜单栏中的“插入”选项，然后选择“SmartArt”。在弹出的对话框中，选择“层次结构”类别，并选择一个适合的组织架构图模板，如“组织结构图”。点击“确定”插入SmartArt图形。

2. 编辑组织架构图

插入SmartArt图形后，可以通过点击图形中的各个文本框来输入人员和职位信息。Excel提供了一个直观的编辑界面，用户可以快速修改和调整图形的布局。

添加和删除形状：右键单击图形中的任何形状，选择“添加形状”选项，可以选择在前、后、上、下位置添加新的形状。删除形状时，选中要删除的形状，按Delete键即可。
调整图形布局和样式：在“SmartArt工具”选项卡中，可以选择不同的布局和样式，以更好地呈现组织架构图。例如，可以选择“标准”、“紧凑”或“分支”等不同布局。

3. 格式化组织架构图

SmartArt图形还提供了丰富的格式化选项，可以更改颜色、线条、形状等属性，以使图形更加美观和专业。

更改颜色：在“SmartArt工具”选项卡的“设计”选项中，选择“更改颜色”，可以选择不同的颜色方案，或自定义颜色。
应用样式：同样在“设计”选项中，可以选择不同的SmartArt样式，如3D效果、阴影等，以增强视觉效果。

二、手动绘制形状创建组织架构图

1. 插入形状

如果需要更高的自定义程度，用户可以选择手动绘制形状来创建组织架构图。在菜单栏中选择“插入”选项，然后选择“形状”。在弹出的形状库中选择矩形、圆形或其他合适的形状，点击并拖动鼠标在工作表中绘制形状。

2. 链接形状

绘制好所有形状后，可以通过插入线条或箭头将形状连接起来。在“插入”选项中选择“形状”，然后选择直线或箭头，点击并拖动鼠标连接各个形状。

3. 添加文本

右键单击形状，选择“添加文本”，然后输入人员和职位信息。通过调整字体、颜色和对齐方式，可以使文本更加清晰和美观。

三、导入外部数据创建组织架构图

1. 准备数据

在Excel中创建一个包含人员和职位信息的数据表。通常包括以下列：姓名、职位、上级职位等。确保数据格式规范，便于后续导入。

2. 导入数据

使用Excel中的“插入”选项，选择“SmartArt”，然后选择“层次结构”类别中的“组织结构图”。插入图形后，选择“设计”选项卡中的“文本窗格”，并将准备好的数据复制粘贴到文本窗格中。

3. 调整和美化

导入数据后，可以通过SmartArt工具对图形进行调整和美化。调整布局、颜色和样式，使组织架构图更加清晰和美观。

四、使用第三方插件创建组织架构图

如果Excel的内置功能无法满足需求，还可以使用一些第三方插件或工具来创建组织架构图。例如，Lucidchart、Visio等工具都可以与Excel集成，提供更强大的图形创建和编辑功能。

1. 安装插件

根据需求选择合适的第三方插件，并按照插件的安装指南进行安装。安装完成后，插件通常会在Excel中添加一个新的选项卡或菜单项。

2. 创建和编辑图形

使用插件提供的工具创建和编辑组织架构图。第三方插件通常提供更丰富的图形模板和自定义选项，可以创建更复杂和专业的图形。

五、导出和分享组织架构图

创建好组织架构图后，可以将其导出和分享。Excel提供了多种导出选项，包括导出为图片、PDF或直接打印。

1. 导出为图片

选择组织架构图，右键单击选择“另存为图片”，可以将图形导出为PNG、JPEG等格式的图片，方便在其他文档或演示中使用。

2. 导出为PDF

选择“文件”选项卡，选择“导出”，然后选择“创建PDF/XPS文档”。在弹出的对话框中选择保存位置和文件名，点击“发布”即可将组织架构图导出为PDF文件。

3. 打印

选择“文件”选项卡，选择“打印”，调整打印设置后，点击“打印”按钮即可将组织架构图打印出来，方便在会议或培训中使用。

六、优化组织架构图的显示效果

1. 使用颜色编码

通过不同的颜色编码，可以更直观地展示不同部门或职级。例如，可以使用不同的颜色表示不同的部门，或使用渐变色表示不同的职级。

2. 添加图片和图标

在组织架构图中添加人员照片或图标，可以增强图形的视觉效果和信息传达效果。在“插入”选项中选择“图片”或“图标”，然后选择合适的图片或图标插入到图形中。

3. 使用超链接

在组织架构图中添加超链接，可以方便用户快速访问相关信息。例如，可以将人员姓名链接到其个人简介或LinkedIn页面。在形状中右键单击选择“超链接”，然后输入链接地址即可。

七、常见问题及解决方法

1. 图形过于复杂

当组织架构图过于复杂时，可以通过拆分图形或使用缩略图来简化展示。例如，可以将不同部门的架构图拆分到不同的工作表中，或使用缩略图展示全貌，点击缩略图可以跳转到详细图形。

2. 数据更新

当组织架构发生变动时，需要及时更新图形。使用SmartArt图形和外部数据导入方式创建的图形，更新数据时只需修改数据源，图形会自动更新。

3. 图形布局不理想

如果图形布局不理想，可以通过调整SmartArt图形的布局选项，或手动调整形状和连接线的位置，确保图形布局美观和信息清晰。

八、总结

在Excel中创建组织架构图有多种方法，可以根据需求选择最合适的方式。使用SmartArt图形是最简单和直观的方法，而手动绘制形状和导入外部数据则提供了更高的自定义程度。通过合理使用Excel的图形工具和格式化选项，可以创建出美观、清晰和专业的组织架构图。同时，利用第三方插件和工具，可以进一步增强图形创建和编辑功能，满足更复杂的需求。无论选择哪种方法，关键在于确保图形布局合理、信息清晰，并及时更新和维护，确保组织架构图始终准确反映组织的实际情况。