怎么在excel里打印出来

在Excel中打印的关键步骤包括：设置打印区域、调整页面布局、选择适当的打印选项、预览打印效果。 在这些步骤中，调整页面布局非常关键，因为它直接影响打印输出的效果。通过调整页面布局，可以确保所有数据都能合适地打印在一张纸上，避免信息被截断或分页不当。

一、设置打印区域

在Excel中，设置打印区域是确保只打印所需数据的第一步。打印区域可以是一个单元格、一行、一列，或者是一个包含多个单元格的矩形区域。

1、选择打印区域

首先，选择你希望打印的单元格区域。在Excel中，可以通过点击并拖动鼠标来选择所需的单元格。如果需要选择不连续的区域，可以按住Ctrl键并选择每个区域。

2、设置打印区域

在选择了所需的单元格区域后，点击Excel顶部菜单栏中的“页面布局”选项卡，然后点击“打印区域”按钮，再选择“设置打印区域”。这样，选定的区域将被设置为打印区域。

3、查看打印区域

为了确认已经正确设置了打印区域，可以再次点击“打印区域”按钮，然后选择“查看打印区域”。Excel会用虚线框显示打印区域，确保你选择的区域是你希望打印的。

二、调整页面布局

调整页面布局是打印出专业且整洁的Excel表格的关键步骤。这一步包括设置页面方向、纸张大小、页边距和缩放比例等。

1、设置页面方向

在“页面布局”选项卡中，点击“方向”按钮，可以选择“纵向”或“横向”页面方向。纵向适合打印内容较少、列数较少的表格；横向则适合打印宽度较大的表格。

2、选择纸张大小

在“页面布局”选项卡中，点击“纸张大小”按钮，可以选择不同的纸张尺寸，如A4、A3等。选择合适的纸张大小可以确保表格能够在一张纸上完整显示。

3、调整页边距

点击“页边距”按钮，可以选择Excel预设的页边距或者自定义页边距。合理的页边距设置可以确保打印内容不被裁剪，同时保留适当的空白区域。

4、使用缩放选项

在“页面布局”选项卡中，点击“调整比例”按钮，可以选择按比例缩放内容，使之适应一页或多页。通过调整缩放比例，可以避免内容被截断或分页不当。

三、选择适当的打印选项

在设置了打印区域和页面布局后，选择合适的打印选项是确保打印质量的重要一步。这包括选择打印机、设置打印份数、双面打印等选项。

1、选择打印机

点击“文件”菜单，然后选择“打印”选项。在打印设置中，可以选择默认的打印机或者其他可用的打印机。确保选择的打印机状态正常，并连接到计算机。

2、设置打印份数

在打印设置中，可以设置需要打印的份数。输入需要的份数，然后确认是否需要按顺序打印（如需要装订成册的多页文档）。

3、双面打印选项

如果你的打印机支持双面打印，在打印设置中可以选择双面打印选项。这不仅节约纸张，还可以使打印文档更为专业。

四、预览打印效果

在实际打印之前，预览打印效果是非常重要的一步。通过预览，可以确保所有设置正确，并且打印效果符合预期。

1、打开打印预览

在“文件”菜单中，选择“打印”选项，然后点击“打印预览”按钮。Excel会显示打印预览窗口，显示实际打印效果。

2、检查打印内容

在打印预览中，仔细检查每一页的打印内容，确保所有数据都在页面内，且没有被截断或分页不当。特别注意页眉、页脚和页边距的设置是否符合要求。

3、调整设置

如果在预览中发现问题，可以返回之前的设置界面进行调整。调整完毕后，再次预览打印效果，直到确认所有设置正确。

五、打印并保存设置

在确认所有设置正确后，可以进行实际打印。同时，可以保存打印设置，以便下次使用相同的设置时无需重新调整。

1、实际打印

在打印预览中确认无误后，点击“打印”按钮，开始打印。确保打印机正常工作，并有足够的纸张和墨水。

2、保存打印设置

为了方便下次打印，可以将当前的打印设置保存为自定义设置。在“页面布局”选项卡中，点击“页面设置”按钮，然后选择“保存设置”。下次打印时，可以直接应用已保存的设置。

六、处理打印问题

即使设置正确，有时也会遇到打印问题，如打印内容错位、纸张卡住等。了解常见打印问题及解决方法，可以提高打印效率。

1、打印内容错位

如果打印内容出现错位，可能是页边距设置不当或纸张尺寸选择错误。检查并调整页边距和纸张尺寸，确保打印内容正确对齐。

2、纸张卡住

纸张卡住是常见的打印问题。首先，关闭打印机电源，打开打印机盖，轻轻取出卡住的纸张。检查纸张质量，确保使用符合打印机要求的纸张。

3、打印质量差

如果打印质量差，如字迹模糊或有条纹，可能是墨盒或打印头出现问题。检查墨盒是否有足够墨水，清洁打印头，或更换墨盒。

七、高级打印技巧

为了提高打印效率和质量，可以掌握一些高级打印技巧，如使用打印模板、批量打印、多表格打印等。

1、使用打印模板

在Excel中，可以创建或下载打印模板，以便快速应用常用的打印设置。模板可以包括页眉、页脚、公司Logo等，提升打印文档的专业性。

2、批量打印

如果需要打印多个文件或表格，可以使用批量打印功能。在Excel中，通过VBA宏编程，可以实现批量打印，节省时间和精力。

3、多表格打印

在一个工作簿中，如果有多个表格需要打印，可以通过设置打印区域，将所有表格合并到一个打印任务中。这样可以确保所有表格按顺序打印，提高效率。

八、总结

在Excel中打印看似简单，但要打印出整洁、专业的文档，需要注意多个细节。从设置打印区域、调整页面布局、选择适当的打印选项、预览打印效果，到实际打印和处理打印问题，每一步都至关重要。通过掌握这些步骤和技巧，可以提高打印效率，确保打印质量。同时，保存常用的打印设置和模板，可以在以后的工作中节省时间，提升工作效率。