excel怎么设置到期显示

在Excel中，可以通过条件格式、数据验证、公式等方法来设置到期显示。以下是详细步骤：

通过条件格式设置到期显示是一个常见而有效的方法。首先，你需要确定一个日期列，然后根据当前日期来判断是否到期。接下来，我们详细讲解如何通过条件格式来实现这一效果。

一、条件格式设置到期显示

1、确定日期列

在Excel表格中，首先需要有一个日期列。例如，假设你的日期列在A列，并且从A2开始有数据。

2、应用条件格式

选择日期列中的单元格范围，例如A2:A100。
点击工具栏中的“条件格式”。
选择“新建规则”。
选择“使用公式确定要设置格式的单元格”。
输入公式：=A2<=TODAY()
点击“格式化”，选择一种醒目的颜色（如红色）来表示到期。
点击“确定”。

这个公式的意思是，如果A2单元格中的日期小于或等于当前日期（TODAY），那么就会应用你设置的格式。

二、数据验证和提醒

1、设置数据验证

你可以使用数据验证来确保输入的日期是合理的，并且在到期时进行提醒。假设你的日期列仍然在A列。

选择日期列中的单元格范围，例如A2:A100。
点击工具栏中的“数据”。
选择“数据验证”。
在“允许”下拉菜单中选择“日期”。
在“开始日期”和“结束日期”中设置合理的范围，例如从今天到一年后的日期。
点击“确定”。

2、设置提醒

通过Excel中的提醒功能来提示即将到期的日期，可以在工作表中添加一个辅助列来显示提醒信息。

在B列创建一个辅助列，输入公式=IF(A2<=TODAY(),"到期","未到期")。
拖动填充柄将公式应用到整个B列。
使用条件格式来设置颜色，例如到期的单元格显示红色，未到期的单元格显示绿色。

三、使用VBA进行高级设置

如果你对Excel的内置功能不满意，还可以使用VBA（Visual Basic for Applications）进行更高级的设置。

1、打开VBA编辑器

按Alt + F11打开VBA编辑器。
插入一个新模块。

2、编写VBA代码

输入以下代码来检查日期并显示消息框：

Sub CheckDueDates()
    Dim cell As Range
    For Each cell In Range("A2:A100")
        If IsDate(cell.Value) Then
            If cell.Value <= Date Then
                cell.Interior.Color = RGB(255, 0, 0) ' 红色
                MsgBox "单元格 " & cell.Address & " 已到期!", vbExclamation
            End If
        End If
    Next cell
End Sub

3、运行VBA代码

按F5运行代码。
代码会检查A2:A100范围内的单元格，如果日期已到期，会将单元格背景颜色改为红色并显示消息框。

四、使用图表和仪表盘

1、创建图表

你可以通过创建图表来可视化到期日期。例如，使用柱状图或饼图来显示即将到期的项目数量。

选择数据范围。
点击“插入”。
选择适当的图表类型，如柱状图或饼图。
设置图表格式，使其清晰地显示到期和未到期的项目。

2、创建仪表盘

通过仪表盘可以更加直观地管理和查看到期信息。

创建一个新的工作表来作为仪表盘。
使用数据透视表和图表来汇总和显示到期信息。
添加切片器和时间轴来进行交互式筛选。

五、自动化提醒功能

1、使用Outlook发送邮件提醒

你可以结合Excel和Outlook，通过VBA代码在到期时发送邮件提醒。

Sub SendReminderEmails()
    Dim cell As Range
    Dim olApp As Object
    Dim olMail As Object
    Set olApp = CreateObject("Outlook.Application")
    For Each cell In Range("A2:A100")
        If IsDate(cell.Value) Then
            If cell.Value <= Date Then
                Set olMail = olApp.CreateItem(0)
                With olMail
                    .To = "example@example.com"
                    .Subject = "到期提醒"
                    .Body = "单元格 " & cell.Address & " 的项目已到期!"
                    .Send
                End With
            End If
        End If
    Next cell
End Sub

2、设置定时任务

可以通过Windows的任务计划程序来定时运行这个VBA代码，从而实现自动化提醒。

打开任务计划程序。
创建一个新的任务。
设置触发器，例如每天运行一次。
设置操作，选择运行Excel并指定包含VBA代码的文件。

六、总结

通过以上方法，你可以在Excel中实现到期显示和提醒功能。无论是使用条件格式、数据验证、VBA代码，还是通过创建图表和仪表盘，都是有效的方式来管理和监控到期信息。根据具体需求选择适合的方法，可以大大提高工作效率和准确性。