怎么把excel表内存占比缩小

压缩Excel文件大小的方法包括：删除不必要的数据、移除格式化和样式、减少使用图片和图表、禁用自动保存、使用高效的文件格式。

其中，删除不必要的数据是最为直接和有效的方法。许多Excel文件中存在大量的无用数据和空白单元格，这些数据和单元格会占用大量的存储空间。通过定期清理表格，删除不需要的数据，可以显著减少文件大小。此外，还可以使用一些Excel内置功能来删除隐藏数据，如删除隐藏行和列，以及清理未使用的单元格区域。

一、删除不必要的数据

删除不必要的数据是减小Excel文件大小的首要步骤。许多Excel文件中存在大量的无用数据和空白单元格，这些数据和单元格会占用大量的存储空间。以下是一些具体的方法：

删除空白单元格

在Excel文件中，空白单元格也会占用一定的存储空间。通过删除空白单元格，可以有效减少文件的大小。

选中包含数据的区域。
使用快捷键Ctrl+Shift+End选择整个数据范围。
使用Ctrl+G打开“定位条件”对话框，选择“空值”。
删除选中的空白单元格。

删除隐藏行和列

隐藏的行和列也会占用存储空间。定期检查并删除隐藏的行和列，可以显著减少文件大小。

选择整个工作表。
使用Ctrl+Shift+9显示隐藏的行，Ctrl+Shift+0显示隐藏的列。
删除不必要的隐藏行和列。

删除未使用的单元格区域

在Excel文件中，未使用的单元格区域会占用大量的存储空间。通过删除未使用的单元格区域，可以有效减少文件的大小。

选择包含数据的区域。
使用快捷键Ctrl+Shift+End选择整个数据范围。
右键点击选择的区域，选择“删除”。

二、移除格式化和样式

复杂的格式化和样式会增加Excel文件的大小。通过移除不必要的格式化和样式，可以显著减少文件的大小。

简化单元格格式

使用简化的单元格格式可以减少文件大小。例如：

避免使用过多的字体和颜色。
使用简单的边框和填充样式。
避免使用阴影和渐变效果。

清除样式

Excel文件中的样式也会占用存储空间。通过清除不必要的样式，可以有效减少文件的大小。

选择整个工作表。
使用快捷键Ctrl+A选择所有单元格。
在“开始”选项卡中，选择“清除”>“清除格式”。

三、减少使用图片和图表

图片和图表会占用大量的存储空间。通过减少使用图片和图表，可以显著减少文件的大小。

压缩图片

如果必须使用图片，可以通过压缩图片来减少文件大小。

选择图片。
在“格式”选项卡中，选择“压缩图片”。
选择合适的压缩选项。

使用链接替代嵌入对象

使用链接替代嵌入对象可以减少文件大小。例如，可以将图片和图表保存在外部文件中，并在Excel中使用链接引用这些文件。

四、禁用自动保存

自动保存功能会生成大量的临时文件，这些临时文件会增加Excel文件的大小。通过禁用自动保存功能，可以减少文件大小。

在Excel中，选择“文件”>“选项”。
在“保存”选项卡中，取消勾选“自动保存”选项。

五、使用高效的文件格式

选择合适的文件格式可以显著减少文件大小。例如，使用*.xlsx格式替代*.xls格式，可以减少文件大小。

在Excel中，选择“文件”>“另存为”。
选择“Excel 工作簿 (*.xlsx)”格式。

六、使用宏和VBA代码优化

有时候，使用宏和VBA代码可以帮助优化数据和流程，减少文件大小。例如，可以编写一个宏来自动清理数据和格式，定期执行该宏来保持文件的紧凑性。

编写宏来清理数据

打开Excel中的“开发工具”选项卡。
选择“Visual Basic”打开VBA编辑器。
编写宏代码清理数据，例如：

Sub CleanData() Dim ws As Worksheet For Each ws In ThisWorkbook.Worksheets ws.UsedRange.Cells.ClearFormats ws.UsedRange.Cells.ClearNotes ws.UsedRange.Cells.ClearComments Next ws End Sub

优化现有代码

如果已经使用了VBA代码，确保代码高效运行。例如，避免使用繁重的计算和循环，使用数组和内置函数来提高性能。

七、使用外部工具和插件

有许多外部工具和插件可以帮助优化Excel文件，减少文件大小。例如：

使用Power Query

Power Query是Excel中的一个数据连接和转换工具，可以帮助优化数据处理流程，减少文件大小。例如，可以使用Power Query从外部数据源导入数据，而不是在Excel中存储大量数据。

使用外部压缩工具

使用外部压缩工具可以进一步减少Excel文件的大小。例如，可以使用WinRAR、7-Zip等压缩工具压缩Excel文件。

八、定期维护和备份

定期维护和备份Excel文件可以确保文件保持紧凑和高效。例如，定期清理数据和格式，备份重要文件以防数据丢失。

定期清理数据和格式

定期清理数据和格式可以确保文件保持紧凑和高效。例如，每个月或每季度清理一次数据和格式，删除不必要的数据和格式。

备份重要文件

备份重要文件可以防止数据丢失。例如，可以使用云存储服务（如OneDrive、Google Drive）备份文件，确保数据安全。

九、利用Excel内置优化工具

Excel内置了一些工具，可以帮助优化文件，减少文件大小。例如：

使用“检查工作簿”工具

“检查工作簿”工具可以帮助查找和删除隐藏数据和格式。例如：

在Excel中，选择“文件”>“信息”。
选择“检查工作簿”>“检查文档”。
查找并删除隐藏数据和格式。

使用“清理功能区”工具

“清理功能区”工具可以帮助清理不必要的功能区，减少文件大小。例如：

在Excel中，选择“查看”>“清理功能区”。
选择要清理的功能区，清理不必要的内容。

十、减少使用外部链接和公式

外部链接和复杂公式会增加Excel文件的大小。通过减少使用外部链接和复杂公式，可以显著减少文件的大小。

使用静态数据替代外部链接

如果不需要实时更新数据，可以使用静态数据替代外部链接。例如，将外部数据复制到Excel文件中，而不是使用外部链接。

简化公式

简化公式可以减少文件大小。例如，避免使用嵌套公式和数组公式，使用简单的算术运算和内置函数。

十一、优化数据模型

如果使用Excel的数据模型功能，可以通过优化数据模型来减少文件大小。例如：

删除不必要的表和关系

删除不必要的表和关系可以减少数据模型的大小。例如，定期检查数据模型，删除不必要的表和关系。

使用高效的数据类型

使用高效的数据类型可以减少数据模型的大小。例如，使用整数代替浮点数，使用日期而不是日期时间。

十二、分割大型文件

将大型Excel文件分割成多个小文件，可以显著减少每个文件的大小。例如：

按模块分割文件

将Excel文件按模块分割成多个小文件。例如，将财务数据、销售数据和库存数据分别存储在不同的文件中。

按时间分割文件

将Excel文件按时间分割成多个小文件。例如，将每个月的数据存储在不同的文件中。

十三、使用数据库替代Excel

对于大规模数据处理，可以考虑使用数据库替代Excel。例如：

使用Access数据库

Access数据库是Microsoft Office套件中的一个数据库管理系统，可以处理大规模数据。例如，可以将Excel数据导入Access数据库，使用Access进行数据处理和分析。

使用SQL Server数据库

SQL Server数据库是Microsoft的一个关系数据库管理系统，可以处理大规模数据。例如，可以将Excel数据导入SQL Server数据库，使用SQL Server进行数据处理和分析。

十四、定期优化和审计

定期优化和审计Excel文件，可以确保文件保持紧凑和高效。例如：

定期优化文件

定期优化文件可以确保文件保持紧凑和高效。例如，每个月或每季度优化一次文件，删除不必要的数据和格式。

定期审计文件

定期审计文件可以确保文件的完整性和准确性。例如，每个月或每季度审计一次文件，检查数据和公式的准确性。

十五、培训和教育

培训和教育用户，可以帮助他们掌握优化Excel文件的方法。例如：

提供培训课程

提供培训课程，可以帮助用户掌握优化Excel文件的方法。例如，可以举办Excel优化培训课程，教授用户如何删除不必要的数据和格式，如何使用高效的文件格式等。

提供参考资料

提供参考资料，可以帮助用户掌握优化Excel文件的方法。例如，可以编写Excel优化指南，提供给用户参考。

总结

通过删除不必要的数据、移除格式化和样式、减少使用图片和图表、禁用自动保存、使用高效的文件格式等方法，可以显著减少Excel文件的大小。定期维护和备份、利用Excel内置优化工具、减少使用外部链接和公式、优化数据模型、分割大型文件、使用数据库替代Excel、定期优化和审计以及培训和教育用户，都是有效的优化Excel文件的方法。通过综合运用这些方法，可以确保Excel文件保持紧凑和高效，提高工作效率和数据处理能力。