excel要怎么做才不会大

为了避免Excel文件变得太大，可以采用以下几种方法：删除不必要的数据和格式、优化公式和函数、使用数据透视表、分割大文件为多个小文件、压缩图片和嵌入对象。其中，删除不必要的数据和格式是最直接且有效的方法。例如，许多用户在处理Excel文件时会保留大量的历史数据、无用的格式和空白单元格，这些都会占用大量的存储空间。通过定期清理和优化数据，可以显著减少文件大小。

一、删除不必要的数据和格式

1、清理无用数据

无用数据包括历史记录、重复项、过期数据等。定期清理这些数据不仅能减少文件大小，还能提高数据分析的准确性。可以使用Excel的筛选和排序功能快速找到并删除不必要的数据。

例如，使用数据筛选功能可以轻松找到并删除重复项。在“数据”选项卡中，点击“删除重复项”，然后选择要检查的列，这样可以快速清理数据中的重复记录。

2、删除空白单元格和行列

空白单元格和行列虽然看起来无害，但它们会增加文件的大小。可以通过选择数据范围，然后点击右键选择“删除”来清理不需要的空白单元格和行列。

此外，使用“Ctrl + Shift + End”快捷键可以快速定位到文件的最后一个单元格，检查文件中是否有多余的空白行和列。

3、移除不必要的格式

复杂的格式如颜色填充、条件格式等都会增加文件的大小。可以通过简化格式来减少文件大小。例如，可以将复杂的颜色填充和边框样式替换为简单的单色填充和基本边框。

在“开始”选项卡中，使用“清除”功能可以快速删除所有格式、内容或注释，从而简化文件格式并减少文件大小。

二、优化公式和函数

1、减少嵌套函数

嵌套函数会增加计算的复杂性，进而增加文件的大小。可以通过简化公式来减少文件的大小。例如，将复杂的嵌套IF函数替换为VLOOKUP或INDEX+MATCH组合。

例如，以下是一个复杂的嵌套IF函数：

=IF(A1>10, IF(B1<5, "Low", "Medium"), "High")

可以将其替换为：

=IF(A1>10, VLOOKUP(B1, {0,"Low";5,"Medium"}, 2, TRUE), "High")

2、使用数组公式

数组公式可以在一个单元格中执行多项计算，从而减少公式的数量和文件的大小。例如，可以使用SUMPRODUCT函数代替多个SUM和IF函数的组合。

例如，以下是一个使用多个SUM和IF函数的公式：

=SUM(IF(A1:A10>10, B1:B10, 0))

可以将其替换为：

=SUMPRODUCT((A1:A10>10) * B1:B10)

三、使用数据透视表

1、创建数据透视表

数据透视表是处理和分析大量数据的有效工具。通过创建数据透视表，可以避免在工作表中使用大量公式和函数，从而减少文件大小。

在“插入”选项卡中，选择“数据透视表”并选择数据源和目标位置，然后根据需要添加行、列和数值字段。数据透视表会自动汇总和分析数据，而不需要复杂的公式。

2、定期刷新数据透视表

数据透视表基于源数据进行计算，因此源数据的变化会影响数据透视表的结果。定期刷新数据透视表可以确保数据的准确性和及时性，同时避免不必要的计算和数据冗余。

在数据透视表上右键选择“刷新”或在“数据”选项卡中选择“刷新全部”可以更新数据透视表的内容。

四、分割大文件为多个小文件

1、按模块分割文件

将一个大的Excel文件按模块分割为多个小文件可以有效减少单个文件的大小。例如，可以将财务数据、销售数据和库存数据分割为不同的文件，然后使用链接或数据连接功能将数据汇总。

在“数据”选项卡中，使用“链接”或“从其他来源获取数据”功能可以将多个文件的数据汇总到一个文件中进行分析。

2、使用外部引用

外部引用可以将不同文件的数据链接在一起，从而减少单个文件的大小。例如，可以在一个文件中使用公式引用另一个文件的单元格，从而避免将所有数据都存储在一个文件中。

例如，可以在文件A中使用以下公式引用文件B中的数据：

='[FileB.xlsx]Sheet1'!A1

五、压缩图片和嵌入对象

1、压缩图片

图片是Excel文件大小的主要来源之一。通过压缩图片可以显著减少文件大小。在插入图片时，选择“格式”选项卡中的“压缩图片”选项，然后选择适当的分辨率和压缩选项。

此外，可以使用图像编辑软件（如Photoshop或GIMP）在插入图片之前先进行压缩，从而进一步减少文件大小。

2、减少嵌入对象

嵌入对象如图表、图形、文本框等也会增加文件的大小。可以通过减少嵌入对象的数量或将其转换为图片来减少文件大小。例如，可以将复杂的图表转换为图片，然后删除原始图表，从而减少文件大小。

在选择嵌入对象后，右键选择“转换为图片”选项可以将对象转换为图片，从而减少文件大小。

六、使用Excel内置工具优化文件

1、使用“检查工作簿”功能

Excel内置的“检查工作簿”功能可以帮助查找和删除无用的数据和格式。在“文件”选项卡中，选择“检查工作簿”并按照提示进行操作，可以快速清理文件并减少文件大小。

2、启用“后台保存”选项

启用“后台保存”选项可以让Excel在后台自动保存文件，从而减少文件的大小。在“文件”选项卡中，选择“选项”，然后在“保存”选项中勾选“启用后台保存”选项。

通过以上方法，可以有效减少Excel文件的大小，提高文件的加载速度和处理效率。在实际操作中，可以根据具体情况选择适当的方法进行优化，从而获得最佳效果。