excel表格整理合同怎么归类

一、概述

使用Excel表格整理合同、按合同类型进行归类、创建合同信息数据库、利用筛选功能快速查找合同、使用颜色和标签进行视觉管理。其中，按合同类型进行归类是最为重要的一点，因为不同类型的合同涉及不同的法律条款和管理要求，合理的分类可以帮助快速定位和有效管理合同。

二、创建基础表格

1、确定主要字段

在Excel中创建一个新的工作表，并确定需要记录的主要字段。通常包括合同编号、合同名称、签订日期、到期日期、合同金额、合同类型、合同负责人、状态等。这些字段可以帮助你全面了解每份合同的基本信息。

2、输入合同信息

将所有合同的信息按照确定的字段输入到Excel表格中。可以通过手动录入或者从其他系统导出数据后进行整理。如果合同数量较多，建议分阶段录入，以确保信息准确无误。

三、按合同类型进行归类

1、设置合同类型分类

合同类型可以根据实际需要进行分类，例如：销售合同、采购合同、服务合同、租赁合同等。在Excel表格中为每个合同设置一个“合同类型”字段，并在该字段中选择相应的类型。

2、使用筛选功能

利用Excel的筛选功能，可以快速按合同类型进行筛选。例如，在“合同类型”字段上点击筛选按钮，选择你想要查看的合同类型，Excel将自动显示符合条件的合同。这种方式可以帮助你快速查找和管理特定类型的合同。

四、创建合同信息数据库

1、使用Excel表格的数据库功能

将Excel表格视为一个简单的数据库，利用其内置的数据库功能进行管理。例如，可以利用数据透视表、数据验证等功能对合同信息进行统计和分析。

2、导入到专业的合同管理系统

如果合同数量较多且管理需求复杂，可以考虑将Excel表格中的数据导入到专业的合同管理系统中。这些系统通常具备更强大的管理和分析功能，可以提高合同管理的效率和准确性。

五、利用筛选功能快速查找合同

1、按合同状态筛选

除了按合同类型筛选外，还可以按合同状态进行筛选。例如，筛选出所有“即将到期”的合同，或者筛选出所有“未签订”的合同。这样可以帮助你及时关注和处理关键合同。

2、按时间筛选

利用Excel的日期筛选功能，可以按合同的签订日期或到期日期进行筛选。例如，筛选出某一时间段内签订的合同，或者筛选出即将在某一时间段内到期的合同。

六、使用颜色和标签进行视觉管理

1、设置条件格式

利用Excel的条件格式功能，可以根据合同的某些特征对表格中的数据进行自动着色。例如，可以将即将到期的合同用红色标注，将金额较大的合同用绿色标注。这样可以帮助你快速识别和关注重要合同。

2、使用标签进行分类管理

除了使用筛选功能，还可以在表格中添加标签字段，通过设置不同的标签来对合同进行分类管理。例如，可以将不同部门的合同用不同的标签进行标识，或者将不同优先级的合同用不同的标签进行标识。

七、合同管理的其他技巧

1、定期更新和备份

合同信息需要定期更新，以确保数据的准确性和时效性。同时，定期备份Excel表格，以防数据丢失。可以将备份文件存储在云端或者其他安全的存储介质上。

2、权限管理

在Excel表格中设置不同的权限，确保只有授权人员可以查看和编辑合同信息。可以利用Excel的保护功能，设置密码保护表格，或者使用共享功能，限定不同用户的编辑权限。

八、总结

通过使用Excel表格整理合同，并按合同类型进行归类，可以有效提高合同管理的效率和准确性。合理设置字段、利用筛选功能、创建合同信息数据库、使用颜色和标签进行视觉管理、定期更新和备份、以及设置权限管理，都是合同管理中的重要技巧。希望本文的介绍能够帮助你更好地进行合同管理，提高工作效率。