excel分业预览后怎么样

Excel分业预览后的主要步骤有：检查打印区域、调整页面布局、设置打印标题、检查分页符、预览打印效果。在本文中，我们将详细介绍这些步骤，并提供一些实用的技巧和建议，以确保您的Excel工作表在打印时效果最佳。

一、检查打印区域

在Excel中打印之前，首先要确保打印的区域是正确的。打印区域是您希望打印的工作表部分。如果打印区域设置不当，可能会导致打印输出不完整或多余。

1.1、设置打印区域

要设置打印区域，首先选择您希望打印的单元格范围。然后，点击“页面布局”选项卡，在“页面设置”组中选择“打印区域”，然后点击“设置打印区域”。这将确保只有选定的区域会被打印。

1.2、检查打印区域

您可以通过预览打印效果来检查打印区域是否正确。点击“文件”菜单，然后选择“打印”。在预览窗口中，您可以看到将打印的内容。如果发现有问题，可以返回工作表进行调整。

二、调整页面布局

页面布局决定了打印输出的整体外观，包括纸张大小、方向和边距等设置。正确的页面布局设置可以帮助您在打印时节省纸张，并确保打印内容美观。

2.1、选择纸张大小和方向

在“页面布局”选项卡中，您可以选择纸张大小和方向。常见的纸张大小包括A4和Letter，方向可以是纵向或横向。根据内容的多少和类型选择合适的纸张大小和方向。

2.2、调整边距

边距是页面内容与纸张边缘之间的距离。适当的边距设置可以确保打印内容不被裁剪。在“页面布局”选项卡中，点击“边距”按钮，然后选择合适的边距设置。您还可以通过“自定义边距”进行更精细的调整。

三、设置打印标题

如果您的工作表包含多页内容，设置打印标题可以帮助读者更容易地理解每一页的内容。打印标题通常包括列标题和行标题，它们会在每一页的顶部和左侧重复显示。

3.1、设置列标题

要设置列标题，点击“页面布局”选项卡，然后选择“打印标题”。在“打印标题”对话框中，点击“顶端标题行”文本框，然后选择包含列标题的行。这将确保列标题在每一页的顶部重复显示。

3.2、设置行标题

同样地，您可以设置行标题，方法是点击“左端标题列”文本框，然后选择包含行标题的列。这将确保行标题在每一页的左侧重复显示。

四、检查分页符

分页符是指在打印时将工作表分成多个页面的标记。检查分页符可以确保打印输出的内容合理分布在各个页面上。

4.1、查看分页符

在“页面布局”选项卡中，点击“分页预览”按钮。您将看到页面中的分页符，以蓝色虚线表示。通过拖动分页符，可以调整页面的划分。

4.2、插入和删除分页符

您可以手动插入或删除分页符。在需要插入分页符的单元格上点击右键，选择“插入分页符”。同样地，点击现有的分页符，选择“删除分页符”以移除它。

五、预览打印效果

在完成所有设置之后，最后一步是预览打印效果。这可以帮助您确保所有设置都正确无误，并且打印输出的效果符合预期。

5.1、打开打印预览

点击“文件”菜单，然后选择“打印”。在预览窗口中，您可以看到将要打印的内容。通过浏览每一页，检查是否有任何内容被裁剪或显示不正确。

5.2、调整设置

如果在预览中发现问题，可以返回工作表进行调整。例如，可以调整打印区域、页面布局或分页符设置。再次预览，直到满意为止。

六、其它打印设置和技巧

除了上述基本步骤外，还有一些高级设置和技巧可以进一步优化打印效果。

6.1、缩放打印输出

在“页面布局”选项卡中，您可以使用“缩放”功能将内容缩放到一页或多页。在“文件”菜单中的“打印”选项卡也有类似的缩放选项。通过调整百分比或选择特定的页面数量，可以确保内容适合打印。

6.2、打印网格线和标题

默认情况下，Excel不会打印网格线和标题。您可以在“页面布局”选项卡的“工作表选项”组中选择“打印”选项，以打印网格线和标题。这可以帮助读者更容易地理解数据表格。

6.3、使用页眉和页脚

在“页面布局”选项卡中，您可以设置页眉和页脚。页眉和页脚可以包含页码、日期、时间、文件名等信息。这些信息可以帮助读者更好地理解打印内容。

七、常见问题及解决方案

在实际打印过程中，您可能会遇到一些常见问题。以下是一些常见问题及其解决方案。

7.1、打印内容被裁剪

如果打印内容被裁剪，可能是因为页面布局或边距设置不当。通过调整页面布局或边距设置，可以解决此问题。

7.2、分页符位置不正确

如果分页符位置不正确，可以手动调整分页符。通过“分页预览”模式，可以更容易地查看和调整分页符。

7.3、打印区域不完整

如果打印区域不完整，可能是因为打印区域设置不当。通过重新设置打印区域，可以确保打印内容完整。

八、总结

通过以上步骤，您可以确保Excel工作表在打印时效果最佳。检查打印区域、调整页面布局、设置打印标题、检查分页符、预览打印效果，这些步骤可以帮助您在打印时避免常见问题，并确保打印内容美观、清晰。通过不断实践和调整，您将能够更好地掌握Excel打印设置，提高工作效率。

相关问答FAQs：

Q: 如何在Excel中进行分页预览？
A: 在Excel中进行分页预览，可以通过以下步骤实现：

1. 打开Excel文档并选择需要预览的工作表。
2. 在页面布局视图中，点击“页面布局”选项卡上的“分页预览”按钮。
3. Excel会自动将工作表拆分为多个预览页面，你可以在预览页面上进行滚动和缩放以查看整个工作表。
4. 若要更改预览页面的布局或打印设置，可以使用“分页设置”选项卡上的工具进行调整。
5. 在分页预览模式下，你还可以进行一些其他操作，如调整边距、设置标题、添加页眉页脚等。

Q: 如何在Excel中取消分页预览？
A: 如果你想退出分页预览并返回到普通视图，可以按照以下步骤操作：

1. 在分页预览模式下，点击“分页预览”选项卡上的“关闭预览”按钮。
2. Excel会自动切换回普通视图，你可以继续在工作表上进行编辑和查看。

Q: 如何在Excel中调整分页预览的设置？
A: 如果你想调整分页预览的设置，如页面布局、边距、标题等，可以按照以下步骤进行：

1. 在分页预览模式下，点击“分页设置”选项卡上的“页面设置”按钮。
2. 在弹出的页面设置对话框中，你可以调整页面布局、边距、纸张大小等设置。
3. 如果需要添加页眉页脚或设置打印标题，可以在对话框中的相应选项卡中进行设置。
4. 完成设置后，点击对话框底部的“确定”按钮即可应用更改。

希望以上解答能够帮助你在Excel中进行分页预览。如有其他问题，请随时提问。