怎么样使excel容量变小

要使Excel容量变小，主要方法包括：删除不必要的数据和表格、使用轻量级文件格式、减少使用条件格式和图表、压缩图片、使用外部数据源、优化公式、清理隐藏数据和格式。其中，删除不必要的数据和表格是最直接且有效的方法。通过删除未使用的行和列，可以显著减少文件的大小。例如，如果你有一个包含大量数据的表格，但实际上只使用了一小部分数据，可以选择删除多余的数据或将其移至另一个文件中。

一、删除不必要的数据和表格

Excel文件中经常会包含大量不必要的数据和表格，这些冗余数据会显著增加文件的大小。删除这些不必要的数据是最直接的方法之一。

删除未使用的行和列

经常会在工作表中不小心多加了行和列，这些虽然看似空白，但Excel仍然会占用内存。你可以手动选择这些行和列，然后右键选择“删除”。

示例

假设你的数据只占用了前100行和10列，但你无意中在第1000行和第50列之后输入了一些数据，这样Excel会认为这些行和列是有用的并分配内存空间。因此，删除这些多余的行和列将帮助你减少文件的大小。

删除隐藏的数据和表格

隐藏的数据和表格也是文件大小增加的一个重要原因。隐藏的行、列和工作表虽然不可见，但仍然存在于文件中。你可以通过检查工作表标签和行列标签来发现并删除这些隐藏的数据。

示例

你可以通过“Ctrl + A”全选工作表，然后右键选择“取消隐藏”来检查是否存在隐藏的数据。

二、使用轻量级文件格式

Excel文件可以保存为多种格式，不同格式的文件占用的空间也不同。使用轻量级的文件格式可以有效减少文件大小。

保存为.xlsx格式

.xslx格式是Excel 2007及以后的默认文件格式，采用了压缩算法，可以显著减少文件大小。

示例

你可以通过“另存为”功能，将文件保存为.xlsx格式，而不是旧的.xls格式，这样可以大大减少文件大小。

使用二进制格式

Excel还支持一种更高压缩率的文件格式，即Excel二进制工作簿（.xlsb）。这种格式特别适合包含大量数据和复杂公式的文件。

示例

你可以通过“另存为”功能，将文件保存为.xslb格式，这种格式可以进一步压缩文件大小，尤其适用于大数据量的表格。

三、减少使用条件格式和图表

条件格式和图表虽然能使数据展示更加直观，但它们也会显著增加文件的大小。合理减少这些元素，可以有效降低文件容量。

减少条件格式的使用

条件格式会为每个单元格增加额外的格式信息，这些信息会增加文件的大小。尽量减少条件格式的使用，或者使用更简单的条件格式规则。

示例

如果你有一个大表格，其中包含复杂的条件格式规则，可以尝试简化这些规则，或者只对关键数据应用条件格式，而不是整个表格。

优化图表

图表会占用大量的内存和存储空间，特别是当图表包含大量数据点时。你可以通过减少图表中的数据点，或者使用更简单的图表类型来减少文件大小。

示例

如果你的图表包含了整个工作表的数据，可以尝试只选择关键数据点来创建图表，或者使用折线图而不是复杂的三维图表。

四、压缩图片

图片是Excel文件中另一个占用大量空间的元素。通过压缩图片，可以显著减少文件的大小。

使用内置的压缩工具

Excel提供了内置的图片压缩工具，可以直接在Excel中对图片进行压缩。

示例

你可以右键点击图片，选择“格式化图片”->“图片”->“压缩”，然后选择适当的压缩选项，比如“屏幕（150 ppi）”。

使用外部图片压缩工具

如果Excel的压缩工具无法满足需求，可以使用专业的图片压缩工具，如Adobe Photoshop或在线图片压缩工具，来先行压缩图片，然后再插入到Excel中。

示例

你可以使用在线图片压缩工具如TinyPNG或JPEGmini，将图片压缩后再插入Excel，这样可以进一步减少文件大小。

五、使用外部数据源

如果Excel文件中包含大量的数据，可以考虑将数据存储在外部数据库中，通过Excel连接到这些外部数据源，而不是直接将数据存储在Excel文件中。

使用Microsoft Access

Microsoft Access是一个方便的外部数据存储工具，可以与Excel无缝集成。你可以将大数据量的表格存储在Access数据库中，然后在Excel中通过数据连接访问这些数据。

示例

你可以使用Excel中的“数据”->“从Access导入数据”功能，将大数据表格存储在Access中，通过数据连接访问这些数据，从而减少Excel文件的大小。

使用SQL数据库

对于更大规模的数据，可以考虑使用SQL数据库，如MySQL或SQL Server，将数据存储在这些数据库中，然后通过Excel中的数据连接功能访问这些数据。

示例

你可以使用Excel中的“数据”->“从SQL Server导入数据”功能，将数据存储在SQL数据库中，通过数据连接访问这些数据，从而显著减少Excel文件的大小。

六、优化公式

复杂的公式会增加Excel文件的大小和计算时间。通过优化公式，可以减少文件大小，提高计算效率。

使用数组公式

数组公式可以在一个公式中处理多个数据点，减少了需要存储的公式数量，从而减少文件大小。

示例

假设你有一个大表格，需要对每行数据进行求和。你可以使用数组公式，而不是对每一行单独使用一个求和公式，从而减少公式的数量。

减少重复公式

如果一个公式被多次重复使用，可以考虑将其结果存储在一个单元格中，然后引用这个单元格，而不是每次都重新计算公式。

示例

假设你在多个单元格中使用了相同的复杂公式，可以将这个公式的结果存储在一个单元格中，然后在其他单元格中引用这个结果，从而减少公式的数量。

七、清理隐藏数据和格式

隐藏的数据和格式会增加Excel文件的大小。通过清理这些隐藏的数据和格式，可以显著减少文件的大小。

使用“清除所有”功能

Excel提供了“清除所有”功能，可以清理选定区域的所有数据和格式。你可以使用这个功能来清理不必要的隐藏数据和格式。

示例

你可以选择整个工作表，然后使用“清除”->“清除所有”功能，来清理隐藏的数据和格式，从而减少文件的大小。

使用VBA脚本清理

对于更复杂的清理任务，可以使用VBA脚本来自动清理隐藏的数据和格式。VBA脚本可以编写自定义的清理逻辑，来满足特定的需求。

示例

你可以编写一个VBA脚本，遍历整个工作表，删除所有隐藏的行和列，清理不必要的格式，从而减少文件的大小。

八、定期检查和维护

定期检查和维护Excel文件，可以确保文件保持在最小的大小，并且性能最佳。

定期检查文件大小

定期检查Excel文件的大小，可以帮助你发现文件大小突然增加的原因，及时采取措施。

示例

你可以定期查看文件的属性，检查文件大小的变化，发现文件大小突然增加时，检查文件内容，找到并删除不必要的数据和格式。

维护文件结构

良好的文件结构可以帮助你更好地管理数据，减少文件大小。定期维护文件结构，确保数据和公式的合理组织。

示例

你可以定期检查文件的工作表结构，确保每个工作表只包含必要的数据和公式，删除不必要的工作表和数据，保持文件结构的简洁和高效。

通过上述方法，你可以有效减少Excel文件的大小，提升文件的性能和可操作性。