怎么在excel做应收应付

在Excel中做应收应付可以通过创建详细的应收账款和应付账款表格、使用公式和函数进行计算、设置数据验证和条件格式来实现。创建清晰的表格结构、使用SUMIF和VLOOKUP函数、应用条件格式是其中的关键步骤。以下将详细描述如何在Excel中实现这些功能。

一、创建应收应付账款表格

1.1 创建应收账款表格

首先，我们需要创建一个应收账款表格，用于记录客户的欠款情况。以下是一个基本的应收账款表格结构：

客户名称	发票号	发票日期	应收金额	已收金额	未收金额	付款截止日期	备注

客户名称：记录客户的名字或公司名称。
发票号：每张发票的唯一编号。
发票日期：发票开具的日期。
应收金额：发票上的总金额。
已收金额：客户已经支付的金额。
未收金额：应收金额减去已收金额的差额。
付款截止日期：客户付款的最后期限。
备注：任何其他需要记录的信息。

1.1.1 使用公式计算未收金额

在“未收金额”列中，可以使用以下公式来计算：

=E2-D2

这里，E2是应收金额，D2是已收金额。将此公式复制到整列，即可自动计算每一行的未收金额。

1.2 创建应付账款表格

接下来，我们创建一个应付账款表格，用于记录公司需要支付给供应商的账款。以下是一个基本的应付账款表格结构：

供应商名称	发票号	发票日期	应付金额	已付金额	未付金额	付款截止日期	备注

供应商名称：记录供应商的名字或公司名称。
发票号：每张发票的唯一编号。
发票日期：发票开具的日期。
应付金额：发票上的总金额。
已付金额：公司已经支付的金额。
未付金额：应付金额减去已付金额的差额。
付款截止日期：公司付款的最后期限。
备注：任何其他需要记录的信息。

1.2.1 使用公式计算未付金额

在“未付金额”列中，可以使用以下公式来计算：

=E2-D2

这里，E2是应付金额，D2是已付金额。将此公式复制到整列，即可自动计算每一行的未付金额。

二、使用SUMIF和VLOOKUP函数

2.1 使用SUMIF函数汇总数据

SUMIF函数可以根据条件对数据进行汇总。在应收账款和应付账款表格中，我们可以使用SUMIF函数来汇总某一客户或供应商的总金额。

2.1.1 应收账款汇总

假设我们要汇总某一客户的应收账款总金额，可以使用以下公式：

=SUMIF(A:A, "客户名称", D:D)

这里，A:A是客户名称列，"客户名称"是我们要汇总的客户名称，D:D是应收金额列。

2.1.2 应付账款汇总

同样的，假设我们要汇总某一供应商的应付账款总金额，可以使用以下公式：

=SUMIF(A:A, "供应商名称", D:D)

这里，A:A是供应商名称列，"供应商名称"是我们要汇总的供应商名称，D:D是应付金额列。

2.2 使用VLOOKUP函数查找数据

VLOOKUP函数可以在表格中查找并返回特定数据。在应收账款和应付账款表格中，我们可以使用VLOOKUP函数来查找某一客户或供应商的详细信息。

2.2.1 查找应收账款信息

假设我们要查找某一客户的应收账款信息，可以使用以下公式：

=VLOOKUP("客户名称", A:H, 2, FALSE)

这里，"客户名称"是我们要查找的客户名称，A:H是整个应收账款表格，2是我们要返回的列号（即发票号列），FALSE表示精确匹配。

2.2.2 查找应付账款信息

同样的，假设我们要查找某一供应商的应付账款信息，可以使用以下公式：

=VLOOKUP("供应商名称", A:H, 2, FALSE)

这里，"供应商名称"是我们要查找的供应商名称，A:H是整个应付账款表格，2是我们要返回的列号（即发票号列），FALSE表示精确匹配。

三、应用条件格式

条件格式可以帮助我们突出显示表格中的重要信息，例如即将到期的应收应付账款。

3.1 设置应收账款条件格式

3.1.1 突出显示即将到期的应收账款

假设我们希望在应收账款表格中突出显示即将到期的账款，可以使用以下步骤：

选中“付款截止日期”列。
点击“开始”选项卡中的“条件格式”。
选择“新建规则”。
选择“使用公式确定要设置格式的单元格”。
输入以下公式：

=AND(H2-TODAY()<=7, H2-TODAY()>0)

这里，H2是付款截止日期列，TODAY()是当前日期，<=7表示距离截止日期7天以内，>0表示未过期。

设置格式，例如背景颜色为红色。

3.1.2 突出显示已逾期的应收账款

假设我们希望在应收账款表格中突出显示已逾期的账款，可以使用以下步骤：

选中“付款截止日期”列。
点击“开始”选项卡中的“条件格式”。
选择“新建规则”。
选择“使用公式确定要设置格式的单元格”。
输入以下公式：

=H2<TODAY()

这里，H2是付款截止日期列，TODAY()是当前日期，<表示已逾期。

设置格式，例如背景颜色为黄色。

3.2 设置应付账款条件格式

3.2.1 突出显示即将到期的应付账款

假设我们希望在应付账款表格中突出显示即将到期的账款，可以使用以下步骤：

选中“付款截止日期”列。
点击“开始”选项卡中的“条件格式”。
选择“新建规则”。
选择“使用公式确定要设置格式的单元格”。
输入以下公式：

=AND(H2-TODAY()<=7, H2-TODAY()>0)

这里，H2是付款截止日期列，TODAY()是当前日期，<=7表示距离截止日期7天以内，>0表示未过期。

设置格式，例如背景颜色为红色。

3.2.2 突出显示已逾期的应付账款

假设我们希望在应付账款表格中突出显示已逾期的账款，可以使用以下步骤：

选中“付款截止日期”列。
点击“开始”选项卡中的“条件格式”。
选择“新建规则”。
选择“使用公式确定要设置格式的单元格”。
输入以下公式：

=H2<TODAY()

这里，H2是付款截止日期列，TODAY()是当前日期，<表示已逾期。

设置格式，例如背景颜色为黄色。

四、数据验证

数据验证可以帮助确保输入的数据符合特定规则，避免错误输入。

4.1 设置应收账款数据验证

4.1.1 验证发票日期

假设我们希望在应收账款表格中验证发票日期，确保其在合理范围内，可以使用以下步骤：

选中“发票日期”列。
点击“数据”选项卡中的“数据验证”。
在“允许”下拉菜单中选择“日期”。
设置“开始日期”和“结束日期”。

例如，我们可以设置“开始日期”为“2022-01-01”，“结束日期”为“2022-12-31”。

4.1.2 验证应收金额

假设我们希望在应收账款表格中验证应收金额，确保其为正数，可以使用以下步骤：

选中“应收金额”列。
点击“数据”选项卡中的“数据验证”。
在“允许”下拉菜单中选择“整数”或“小数”。
设置“数据”为“大于”，“最小值”为“0”。

4.2 设置应付账款数据验证

4.2.1 验证发票日期

假设我们希望在应付账款表格中验证发票日期，确保其在合理范围内，可以使用以下步骤：

选中“发票日期”列。
点击“数据”选项卡中的“数据验证”。
在“允许”下拉菜单中选择“日期”。
设置“开始日期”和“结束日期”。

例如，我们可以设置“开始日期”为“2022-01-01”，“结束日期”为“2022-12-31”。

4.2.2 验证应付金额

假设我们希望在应付账款表格中验证应付金额，确保其为正数，可以使用以下步骤：

选中“应付金额”列。
点击“数据”选项卡中的“数据验证”。
在“允许”下拉菜单中选择“整数”或“小数”。
设置“数据”为“大于”，“最小值”为“0”。

五、图表和仪表板

5.1 创建应收应付账款图表

为了更直观地展示应收应付账款数据，我们可以创建图表。例如，我们可以创建柱状图来展示各客户或供应商的应收应付金额。

5.1.1 创建应收账款柱状图

选中应收账款表格中的“客户名称”和“应收金额”列。
点击“插入”选项卡中的“柱状图”。
选择“簇状柱形图”。

5.1.2 创建应付账款柱状图

选中应付账款表格中的“供应商名称”和“应付金额”列。
点击“插入”选项卡中的“柱状图”。
选择“簇状柱形图”。

5.2 创建应收应付账款仪表板

为了更全面地展示应收应付账款数据，我们可以创建一个仪表板。仪表板可以包含多个图表和关键指标，用于全面展示数据。

5.2.1 创建应收应付账款仪表板

创建一个新的工作表，命名为“仪表板”。
将应收应付账款图表复制到仪表板工作表中。
添加关键指标，例如总应收金额、总应付金额、即将到期的应收应付金额等。
使用形状和文本框来美化仪表板。

六、自动化和宏

6.1 使用宏自动化应收应付账款管理

宏可以帮助我们自动化重复性的任务，提高工作效率。以下是一个简单的宏示例，用于自动更新应收应付账款表格中的未收/未付金额。

6.1.1 创建宏

按Alt+F11打开VBA编辑器。
插入一个新模块。
输入以下代码：

Sub UpdateAmounts()
    Dim ws As Worksheet
    Set ws = ThisWorkbook.Sheets("应收账款")
    Dim lastRow As Long
    lastRow = ws.Cells(ws.Rows.Count, "A").End(xlUp).Row
    Dim i As Long
    For i = 2 To lastRow
        ws.Cells(i, 6).Value = ws.Cells(i, 4).Value - ws.Cells(i, 5).Value
    Next i
    Set ws = ThisWorkbook.Sheets("应付账款")
    lastRow = ws.Cells(ws.Rows.Count, "A").End(xlUp).Row
    For i = 2 To lastRow
        ws.Cells(i, 6).Value = ws.Cells(i, 4).Value - ws.Cells(i, 5).Value
    Next i
End Sub

保存并关闭VBA编辑器。

6.1.2 运行宏

按Alt+F8打开宏对话框。
选择“UpdateAmounts”宏并点击“运行”。

七、总结

在Excel中做应收应付管理，可以通过创建详细的应收应付账款表格、使用SUMIF和VLOOKUP函数、应用条件格式、设置数据验证、创建图表和仪表板以及使用宏自动化来实现。这些步骤可以帮助我们更高效地管理应收应付账款，提高工作效率。希望本文对您在Excel中做应收应付管理有所帮助。如果有其他问题或需要进一步的帮助，请随时联系我。