怎么改变Excel文件大小

要改变Excel文件大小，可以通过清理无用数据、压缩图片、使用合适的文件格式、减少工作表数量等方法。 其中，通过清理无用数据和压缩图片是最有效的方式。清理无用数据不仅能减少文件体积，还能提高Excel的运行速度。压缩图片则有助于大幅减少存储空间，尤其是在含有大量图片的情况下。接下来，我将详细介绍这些方法，以及其他一些有助于减小Excel文件大小的技巧。

一、清理无用数据

1、删除空行和空列

Excel文件中常常会有一些多余的空行和空列，这些空白数据也会占用存储空间。可以通过以下步骤清理：

选择整个工作表，按下快捷键Ctrl+Shift+End，选中所有的空白行和列。
右键点击选中的区域，选择“删除”。

2、删除未使用的工作表

如果文件中有一些未使用的工作表，可以删除它们来减少文件大小：

右键点击要删除的工作表标签，选择“删除”。

3、清除格式

不必要的格式也会增加文件大小，使用以下步骤清除格式：

选择整个工作表或特定区域。
在“开始”选项卡中，选择“清除”下拉菜单，然后选择“清除格式”。

二、压缩图片

1、使用图片压缩工具

Excel提供了内置的图片压缩工具，可以通过以下步骤压缩图片：

选中要压缩的图片，点击“图片工具”选项卡。
选择“压缩图片”，根据需要选择分辨率。

2、使用外部工具

有时候内置工具无法满足需求，可以使用外部图片压缩工具（如TinyPNG，JPEGmini等）先压缩图片再插入到Excel中。

三、使用合适的文件格式

1、保存为二进制格式

Excel文件有多种保存格式，选择合适的格式可以减少文件大小：

选择“文件”>“另存为”。
在“保存类型”中选择“Excel二进制工作簿 (*.xlsb)”。

2、避免使用旧版本格式

旧版本格式（如*.xls）相对于新版本格式（如*.xlsx）会占用更多的存储空间，尽量使用*.xlsx格式。

四、减少工作表数量

1、合并相似数据

如果工作表数量过多，可以将相似或相关的数据合并到一个工作表中：

复制并粘贴相关数据到同一工作表中，使用适当的分隔符或标签进行区分。

2、删除不必要的工作表

同样，删除不必要的工作表可以有效减少文件大小：

右键点击要删除的工作表标签，选择“删除”。

五、使用数据透视表

1、替换重复数据

数据透视表可以替换重复数据，节省大量空间：

选择插入数据透视表，将重复数据汇总到一个紧凑的表格中。

2、按需更新数据

数据透视表可以按需更新，避免重复存储：

更新数据透视表时，只需刷新数据源，而不是重新插入数据。

六、使用外部引用

1、链接外部文件

如果数据量过大，可以使用外部引用链接其他Excel文件：

通过公式引用外部文件中的数据，减少当前文件的存储需求。

2、避免嵌入对象

避免嵌入大量对象（如图表、文件等），改用链接形式：

右键点击对象，选择“链接”而不是“嵌入”。

七、使用VBA宏优化文件

1、编写宏清理数据

使用VBA宏编写自动化脚本清理无用数据：

编写宏代码自动删除空行、空列和清除格式。

2、自动压缩文件

编写宏自动压缩文件，包括图片和其他嵌入对象：

使用宏代码调用图片压缩和文件压缩命令。

八、合理使用公式和函数

1、减少重复公式

避免在多个单元格中重复使用相同的公式：

使用数组公式或汇总公式，减少单元格公式数量。

2、使用高效函数

选择高效的函数替代复杂的计算：

使用SUMIF替代SUMPRODUCT等。

九、清理缓存和临时文件

1、清理缓存文件

Excel在操作过程中会生成大量缓存文件，定期清理这些文件可以减少文件大小：

在Excel选项中，找到“高级”设置，清理缓存文件。

2、清理临时文件

同样，Excel的临时文件也会占用存储空间，可以通过系统工具清理：

使用系统磁盘清理工具，清理Excel临时文件。

十、优化数据存储方式

1、使用合理的数据结构

选择合理的数据结构存储数据：

使用表格、数据透视表等结构化方式存储数据，避免冗余。

2、压缩数据范围

压缩数据范围，避免存储无用数据：

在数据输入时，合理规划数据范围，避免超出实际需求。

通过以上方法，您可以有效地减少Excel文件的大小，提高文件的读取和写入速度，提升工作效率。合理运用这些技巧，不仅能优化Excel文件大小，还能使文件管理更加高效。