excel表格怎么样档案变小

压缩Excel表格的有效方法包括：删除不必要的数据和格式、使用压缩图片、减少使用公式、拆分大型工作表、使用外部引用、清理临时数据、保存为二进制格式（.xlsb）。下面我们将详细探讨其中的一个方法——删除不必要的数据和格式。

删除不必要的数据和格式是减小Excel文件大小的一个基本且有效的方法。通常，Excel文件会因为包含过多的空白单元格、冗余数据或复杂的格式设置而变得过大。通过清理这些不必要的内容，可以显著减少文件的体积。具体做法包括删除不需要的行和列、清除格式和样式、移除重复数据等。此外，使用“查找和选择”功能，可以迅速定位并删除无用的对象，如图表、图形和注释。

一、删除不必要的数据和格式

1、删除空白行和列

在工作表中，过多的空白行和列会占用大量空间。通过删除这些多余的行和列，可以有效减少文件大小。可以使用Excel的“Ctrl + Shift + 方向键”快速选中空白行或列，然后右键删除。

2、清除格式和样式

格式和样式在美化表格的同时，也会增加文件体积。尤其是在大规模应用格式时，更会显著影响文件大小。可以通过“清除格式”功能来简化表格，减少不必要的格式。

3、移除重复数据

重复的数据不仅会增加文件体积，还会影响数据的准确性。Excel提供了“删除重复项”功能，可以快速清理重复数据，从而减小文件大小。

二、使用压缩图片

1、图片压缩工具

Excel文件中的图片往往是导致文件过大的主要原因之一。可以使用Excel内置的图片压缩工具来减少图片的分辨率和尺寸，从而减小文件体积。在图片上右键单击，选择“格式图片”，然后选择“压缩图片”选项。

2、外部图片链接

另一种方法是将图片存储在外部，然后在Excel中使用链接引用这些图片。这样可以显著减小Excel文件的大小，同时还可以保持图片的高质量。

三、减少使用公式

1、静态数据替换公式

公式计算会占用大量资源，尤其是在处理大型数据集时。可以将计算结果转换为静态数据，从而减少文件的复杂性和体积。选中含有公式的单元格，复制后选择“粘贴数值”。

2、优化公式使用

对于必须使用的公式，尽量采用更高效的计算方法。例如，使用数组公式可以减少单元格中的公式数量，从而提升性能并减少文件大小。

四、拆分大型工作表

1、分割工作表

如果一个工作表包含大量数据，可以考虑将其拆分为多个较小的工作表。这不仅可以减小每个文件的大小，还能提高数据管理的灵活性。

2、使用外部引用

将大数据集存储在外部文件中，然后在Excel中引用这些数据。这样可以显著减少Excel文件的体积，同时保持数据的可访问性。

五、使用外部引用

1、引用外部数据源

将数据存储在外部数据库或文件中，然后在Excel中使用数据连接引用这些数据。这种方法不仅可以减小Excel文件的大小，还能提高数据管理的效率。

2、动态数据加载

通过动态加载数据，只在需要时加载必要的数据，而不是将所有数据都包含在Excel文件中。这样可以显著减小文件的体积。

六、清理临时数据

1、删除临时表格

在数据处理过程中，可能会创建一些临时表格。这些表格在任务完成后通常没有用处，可以及时删除以减小文件大小。

2、清除缓存数据

Excel文件中可能包含一些缓存数据，这些数据在文件关闭后依然存在。通过清理缓存，可以有效减小文件体积。

七、保存为二进制格式（.xlsb）

1、转换为二进制格式

Excel的二进制格式（.xlsb）相比传统的.xlsx格式，通常可以显著减小文件大小。通过“另存为”选项，将文件保存为.xlsb格式，可以提高文件的读取和写入速度，同时减小体积。

2、适用场景

二进制格式特别适用于包含大量数据和复杂公式的Excel文件。在这种情况下，.xlsb格式可以显著提升文件的性能和效率。

八、其他优化方法

1、禁用自动计算

对于包含大量公式的Excel文件，可以禁用自动计算功能。这样可以避免每次修改数据时都触发全表计算，从而提高文件的操作速度和效率。

2、减少使用嵌入对象

嵌入对象（如图表、图形和文件）会显著增加Excel文件的大小。尽量减少使用这些对象，或将其转化为链接引用，可以有效减小文件体积。

通过上述方法，可以显著减小Excel文件的大小，提高文件的操作速度和效率。在实际操作中，可以根据具体情况，选择一种或多种方法结合使用，以达到最佳效果。