excel怎么生出图表

要在Excel中生成图表，首先要选择数据、使用插入选项卡、选择图表类型、调整图表设置和格式、并添加必要的图表元素。 其中，选择图表类型是关键步骤，因为不同类型的图表（如柱状图、折线图、饼图等）适用于不同类型的数据展示。本文将详细解释如何在Excel中生成图表，并提供一些专业技巧来确保你的图表清晰且信息丰富。

一、选择数据

在Excel中生成图表的第一步是选择你希望展示的数据。这包括以下步骤：

选择范围：首先，点击并拖动鼠标选择你希望包含在图表中的数据范围。确保包括列标题和行标题，因为这些标题将用于图表的标签。
检查数据格式：确保你的数据是干净的，没有多余的空格或错误的数据条目。如果数据包含非数值条目，Excel可能无法正确生成图表。
使用表格工具：如果你的数据非常大或者复杂，考虑将其转换成Excel表格（使用Ctrl + T快捷键）。表格格式可以帮助你更容易地管理和选择数据。

二、使用插入选项卡

一旦选择了数据范围，接下来就是使用Excel的插入选项卡来生成图表：

打开插入选项卡：点击Excel顶部菜单栏中的“插入”选项卡。
选择图表类型：在插入选项卡中，你会看到各种图表类型的图标，包括柱状图、折线图、饼图、条形图、面积图、散点图等。点击你希望使用的图表类型。
查看预览：Excel会生成一个图表预览，帮助你决定是否选择该类型图表。如果预览看起来不合适，可以尝试其他类型的图表。

三、选择图表类型

选择正确的图表类型对于有效地展示数据至关重要。以下是一些常见的图表类型及其适用场景：

柱状图：适用于比较不同类别的数据，如销售额、人口统计等。柱状图可以直观地显示不同类别之间的差异。
折线图：适用于显示数据随时间的变化，如股票价格、温度变化等。折线图可以清晰地展示趋势和波动。
饼图：适用于显示各部分在总量中的比例，如市场份额、预算分配等。饼图可以帮助你看到每个部分在整体中的占比。
条形图：与柱状图类似，但条形图水平显示数据。适用于类别名称较长的数据集，便于阅读。
散点图：适用于显示两个变量之间的关系，如身高和体重的关系。散点图可以揭示数据点的分布和相关性。

四、调整图表设置和格式

生成图表后，你可以根据需要进行调整和格式化，以便更好地展示数据：

修改图表标题：双击图表标题区域，输入新的标题。图表标题应简洁明了，准确描述图表内容。
调整轴标签：双击轴标签区域，可以修改标签文字或格式。确保轴标签清晰，便于读者理解图表。
添加数据标签：右键点击图表中的数据点，选择“添加数据标签”。数据标签可以显示每个数据点的具体数值，增加图表的可读性。
更改颜色和样式：使用图表工具中的设计选项卡，可以更改图表的颜色、样式和布局。选择合适的颜色和样式，可以使图表更加美观和专业。

五、添加必要的图表元素

为了使图表更具信息性和易读性，你可以添加一些图表元素，如图例、数据标签、误差线等：

图例：图例可以帮助读者理解图表中不同颜色或图案代表的含义。右键点击图表，选择“添加图例”，然后选择图例的位置（如顶部、底部、左侧或右侧）。
数据标签：数据标签可以显示每个数据点的具体数值。右键点击图表中的数据点，选择“添加数据标签”。
误差线：如果你的数据包含误差范围，可以添加误差线。右键点击图表中的数据点，选择“添加误差线”，然后选择误差线的类型（如固定值、百分比、标准差等）。
趋势线：如果你希望显示数据的趋势，可以添加趋势线。右键点击图表中的数据点，选择“添加趋势线”，然后选择趋势线的类型（如线性、指数、对数等）。

六、保存和分享图表

生成并调整好图表后，你需要将其保存并分享给其他人：

保存图表：将Excel工作簿保存为常见的文件格式（如.xlsx或.xls）。如果你只希望保存图表，可以右键点击图表，选择“复制”，然后在Word、PowerPoint或其他程序中粘贴。
导出图表：如果你需要将图表导出为图片格式，可以右键点击图表，选择“另存为图片”。选择合适的图片格式（如PNG、JPEG或GIF），然后保存文件。
分享图表：将Excel文件或导出的图片通过电子邮件、云存储或其他分享工具发送给同事或客户。确保接收者能够轻松访问和理解图表。

七、图表制作的专业技巧

为了使你的图表更加专业和具有说服力，以下是一些专业技巧：

保持简洁：图表应简洁明了，避免过多的颜色、图案和装饰。过多的元素会分散读者的注意力，降低图表的清晰度。
突出重点：使用颜色、粗体或其他格式强调图表中的重要数据点或趋势。确保读者能够快速识别图表的关键信息。
使用对比色：选择对比色来区分不同的数据系列或类别。对比色可以帮助读者更容易地区分和理解图表中的信息。
添加注释：在图表中添加注释，解释数据点或趋势的背景信息。注释可以帮助读者更好地理解图表的含义和重要性。
定期更新：如果你的图表展示的是动态数据（如销售额、市场份额等），定期更新数据和图表。保持图表的最新状态，可以确保读者获得准确的信息。

八、案例分析

为了更好地理解如何在Excel中生成图表，以下是一个具体的案例分析：

假设你是一名销售经理，需要展示公司过去一年每个月的销售额。你可以按照以下步骤生成图表：

选择数据：在Excel中输入每个月的销售额数据，并选择数据范围（包括月份和销售额）。
使用插入选项卡：打开插入选项卡，选择柱状图类型。
选择图表类型：在柱状图类型中选择簇状柱形图，生成图表。
调整图表设置和格式：修改图表标题为“公司月销售额”，调整轴标签为“月份”和“销售额”，添加数据标签显示每个月的销售额数值。
添加图表元素：添加图例，显示不同颜色代表的含义，添加趋势线显示销售额的总体趋势。
保存和分享图表：将图表保存为图片格式，并通过电子邮件发送给公司管理层。

通过以上步骤，你可以生成一个清晰、专业的销售额图表，帮助公司管理层了解销售情况并制定相应的决策。

九、常见问题及解决方案

在生成图表的过程中，你可能会遇到一些常见问题。以下是一些问题及其解决方案：

数据不显示在图表中：确保数据范围选择正确，并且数据格式正确。如果数据包含空格或错误条目，图表可能无法正确显示数据。
图表类型不合适：尝试不同类型的图表，选择最适合展示数据的类型。预览不同类型的图表，选择最清晰、最易读的类型。
数据标签不显示：确保已正确添加数据标签。如果数据标签仍不显示，检查数据点是否过小或被其他元素覆盖。
图表颜色不清晰：选择对比色来区分不同的数据系列或类别。避免使用过于相似的颜色，确保图表清晰易读。
图表元素过多：保持图表简洁，避免过多的颜色、图案和装饰。仅添加必要的图表元素，确保图表清晰明了。

通过以上步骤和技巧，你可以在Excel中生成高质量的图表，有效展示数据并传达信息。希望本文对你在Excel中生成图表有所帮助。