excel表格外的文字怎么打印

Excel表格外的文字可以通过在Excel中插入文本框、使用页面布局选项、添加页眉页脚、导出至Word或PDF等方法来打印。 其中，最常用且灵活的方法是插入文本框。你可以在Excel中插入一个文本框，然后在文本框中输入所需的文字，并将其放置在表格之外的区域。当你打印时，这些文字将会与表格一起打印。以下将详细描述如何使用这些方法来打印表格外的文字。

一、插入文本框

插入文本框是最常见的方法之一，可以灵活地在表格外添加文字。

1. 插入文本框的方法

在Excel中，文本框是一种非常实用的工具。通过插入文本框，你可以在表格外添加任意文本，并且可以自由地调整其位置和大小。

1. 打开Excel工作表。
2. 选择“插入”选项卡。
3. 在“文本”组中，点击“文本框”。
4. 在工作表中拖动鼠标，绘制一个文本框。
5. 在文本框中输入所需的文字。

2. 调整文本框格式

你可以根据需要调整文本框的格式，使其与表格更好地融合。

1. 选中文本框。
2. 在“格式”选项卡中，可以调整文本框的边框、填充颜色、字体等。
3. 通过拖动文本框的边缘，可以调整其大小和位置。

详细描述：例如，如果你需要在表格的右侧添加一段说明文字，你可以插入一个文本框，然后将其拖动到表格的右侧，并输入说明文字。这样，当你打印时，这段文字将与表格一起打印出来。

二、使用页面布局选项

通过调整页面布局选项，你可以在表格外添加文字，并确保这些文字在打印时正确显示。

1. 设置页面边距

页面边距是指工作表内容与纸张边缘之间的距离。你可以通过调整页面边距，为表格外的文字留出足够的空间。

1. 打开Excel工作表。
2. 选择“页面布局”选项卡。
3. 在“页边距”组中，点击“自定义边距”。
4. 在弹出的对话框中，调整上、下、左、右边距的值。

2. 添加页眉页脚

页眉页脚是指页面顶部和底部的区域，可以用来添加说明文字、页码、日期等信息。

1. 打开Excel工作表。
2. 选择“插入”选项卡。
3. 在“文本”组中，点击“页眉页脚”。
4. 在页眉或页脚区域中，输入所需的文字。

详细描述：例如，如果你需要在每页的顶部添加公司名称和日期，可以使用页眉功能。在打印时，这些信息将出现在每页的顶部，确保读者在阅读时能够看到这些重要信息。

三、导出至Word或PDF

将Excel工作表导出至Word或PDF文件，可以更灵活地添加和编辑表格外的文字。

1. 导出至Word

将Excel工作表导出至Word文件，可以在Word中添加和编辑表格外的文字。

1. 打开Excel工作表。
2. 选择“文件”选项卡。
3. 点击“另存为”，选择保存位置。
4. 在“保存类型”下拉菜单中，选择“Word 文档 (*.docx)”。
5. 点击“保存”。

2. 导出至PDF

将Excel工作表导出至PDF文件，可以确保表格和文字的格式在打印时保持一致。

1. 打开Excel工作表。
2. 选择“文件”选项卡。
3. 点击“另存为”，选择保存位置。
4. 在“保存类型”下拉菜单中，选择“PDF (*.pdf)”。
5. 点击“保存”。

详细描述：例如，如果你需要将一份包含复杂表格的报告打印出来，并在表格外添加详细的说明文字，将Excel工作表导出至Word或PDF文件是一个不错的选择。在Word或PDF文件中，你可以自由地编辑和排版文字，确保最终的打印效果符合要求。

四、使用图层和注释功能

Excel中的图层和注释功能也可以帮助你在表格外添加文字，并确保这些文字在打印时正确显示。

1. 使用图层功能

图层功能可以帮助你在工作表中添加不同层次的内容，例如文字、图形等。

1. 打开Excel工作表。
2. 选择“插入”选项卡。
3. 在“插图”组中，点击“形状”。
4. 选择一种形状，并在工作表中绘制。
5. 右键点击形状，选择“添加文字”。
6. 在形状中输入所需的文字。

2. 添加注释

注释是指在单元格中添加的附加说明，可以帮助你在表格外添加文字。

1. 选择需要添加注释的单元格。
2. 右键点击单元格，选择“插入注释”。
3. 在弹出的注释框中输入所需的文字。
4. 点击工作表空白处，完成注释的添加。

详细描述：例如，如果你需要在表格中某个数据点旁边添加详细的说明，可以使用注释功能。在打印时，这些注释将显示在表格外，帮助读者更好地理解数据。

五、使用Excel的打印选项

Excel提供了多种打印选项，可以帮助你在打印表格时添加和显示表格外的文字。

1. 打印标题行和标题列

打印标题行和标题列可以帮助你在每页打印表格时显示表格外的重要信息。

1. 打开Excel工作表。
2. 选择“页面布局”选项卡。
3. 在“打印标题”组中，点击“打印标题”。
4. 在弹出的对话框中，设置标题行和标题列。
5. 点击“确定”。

2. 打印批注

打印批注可以帮助你在打印表格时显示表格外的注释信息。

1. 打开Excel工作表。
2. 选择“文件”选项卡。
3. 点击“打印”。
4. 在“设置”下拉菜单中，选择“打印批注”。

详细描述：例如，如果你需要在每页打印表格时显示表格的标题和日期，可以使用打印标题行和标题列功能。在打印时，这些信息将出现在每页的顶部或左侧，确保读者在阅读时能够看到这些重要信息。

六、Excel与其他办公软件的联动

将Excel与其他办公软件（如Word、PowerPoint）结合使用，可以更灵活地添加和编辑表格外的文字。

1. 将Excel表格复制到Word

将Excel表格复制到Word文档中，可以在Word中添加和编辑表格外的文字。

1. 打开Excel工作表。
2. 选择需要复制的表格区域。
3. 右键点击选择区域，选择“复制”。
4. 打开Word文档。
5. 在Word文档中右键点击，选择“粘贴”。

2. 将Excel表格复制到PowerPoint

将Excel表格复制到PowerPoint演示文稿中，可以在PowerPoint中添加和编辑表格外的文字。

1. 打开Excel工作表。
2. 选择需要复制的表格区域。
3. 右键点击选择区域，选择“复制”。
4. 打开PowerPoint演示文稿。
5. 在PowerPoint幻灯片中右键点击，选择“粘贴”。

详细描述：例如，如果你需要在一份包含复杂表格的报告中添加详细的说明文字，并将其展示给同事或客户，可以将Excel表格复制到Word或PowerPoint文档中。在Word或PowerPoint中，你可以自由地编辑和排版文字，确保最终的打印效果符合要求。

七、使用Excel的图表和图形功能

Excel中的图表和图形功能可以帮助你在表格外添加文字，并确保这些文字在打印时正确显示。

1. 插入图表

插入图表可以帮助你在表格外添加文字说明和数据可视化信息。

1. 打开Excel工作表。
2. 选择需要插入图表的数据区域。
3. 选择“插入”选项卡。
4. 在“图表”组中，选择一种图表类型。
5. 在图表中添加标题、轴标签和数据标签。

2. 使用形状和SmartArt

使用形状和SmartArt可以帮助你在表格外添加文字说明和图形信息。

1. 打开Excel工作表。
2. 选择“插入”选项卡。
3. 在“插图”组中，点击“形状”或“SmartArt”。
4. 在工作表中绘制形状或插入SmartArt。
5. 在形状或SmartArt中添加文字说明。

详细描述：例如，如果你需要在表格外添加一张数据分析图表和详细的文字说明，可以使用Excel的图表和形状功能。在打印时，这些图表和文字将与表格一起显示，帮助读者更好地理解数据和分析结果。

八、Excel的高级打印设置

Excel提供了一些高级打印设置，可以帮助你在打印表格时添加和显示表格外的文字。

1. 打印区域设置

打印区域设置可以帮助你指定要打印的工作表区域，并在表格外添加文字。

1. 打开Excel工作表。
2. 选择需要打印的表格区域。
3. 选择“页面布局”选项卡。
4. 在“页面设置”组中，点击“打印区域”。
5. 选择“设置打印区域”。

2. 打印预览和调整

打印预览和调整功能可以帮助你在打印前查看和调整表格和文字的布局。

1. 打开Excel工作表。
2. 选择“文件”选项卡。
3. 点击“打印”。
4. 在打印预览窗口中，查看表格和文字的布局。
5. 根据需要调整页面设置和打印选项。

详细描述：例如，如果你需要在打印前确保表格和文字的布局符合要求，可以使用打印预览和调整功能。在打印预览窗口中，你可以查看和调整表格和文字的布局，确保最终的打印效果符合要求。

九、Excel的宏和VBA编程

使用Excel的宏和VBA编程，可以实现自动化的表格和文字添加与打印。

1. 创建宏

宏是一种自动化工具，可以帮助你自动执行一系列操作，例如在表格外添加文字和打印。

1. 打开Excel工作表。
2. 选择“开发工具”选项卡。
3. 在“代码”组中，点击“录制宏”。
4. 在弹出的对话框中，输入宏的名称和快捷键。
5. 执行需要自动化的操作，例如插入文本框、输入文字、调整格式等。
6. 完成操作后，点击“停止录制”。

2. 使用VBA编程

VBA（Visual Basic for Applications）是一种编程语言，可以帮助你编写自定义的脚本，实现复杂的自动化操作。

1. 打开Excel工作表。
2. 选择“开发工具”选项卡。
3. 在“代码”组中，点击“Visual Basic”。
4. 在VBA编辑器中，输入自定义的VBA代码，实现表格和文字的添加与打印。

详细描述：例如，如果你需要定期生成包含复杂表格和文字说明的报告，可以使用Excel的宏和VBA编程实现自动化。在宏或VBA代码中，你可以定义一系列操作，包括插入文本框、输入文字、调整格式和打印等，确保每次生成的报告格式一致、内容完整。

十、Excel的模板和样式

使用Excel的模板和样式，可以帮助你快速创建包含表格和文字的工作表，并确保打印效果一致。

1. 使用Excel模板

Excel提供了多种预定义的模板，可以帮助你快速创建包含表格和文字的工作表。

1. 打开Excel。
2. 选择“文件”选项卡。
3. 点击“新建”。
4. 浏览和选择适合的模板。
5. 根据需要修改模板内容和格式。

2. 创建自定义样式

自定义样式可以帮助你快速应用一致的格式，包括文字、表格、图表等。

1. 打开Excel工作表。
2. 选择“开始”选项卡。
3. 在“样式”组中，点击“单元格样式”。
4. 选择“新建单元格样式”。
5. 在弹出的对话框中，定义样式名称和格式。

详细描述：例如，如果你需要定期生成包含特定格式的表格和文字报告，可以使用Excel的模板和样式。通过选择适合的模板和应用自定义样式，你可以快速创建一致的工作表，并确保打印效果符合要求。

总结：通过以上多种方法，你可以在Excel表格外添加文字，并确保这些文字在打印时正确显示。无论是通过插入文本框、使用页面布局选项、导出至Word或PDF，还是使用图层和注释功能、Excel的打印选项、图表和图形功能、高级打印设置、宏和VBA编程、模板和样式，你都可以灵活地实现这一目标。

相关问答FAQs：

1. 如何将Excel表格外的文字打印出来？
在Excel中，只有表格中的内容默认会被打印，而表格外的文字是不会被自动打印的。但是你可以通过以下步骤将表格外的文字一起打印出来：

• 首先，选中需要打印的Excel表格和表格外的文字。
• 其次，点击页面布局视图中的“打印区域”选项。
• 然后，选择“设置打印区域”，将选中的区域添加到打印区域中。
• 最后，点击打印预览或打印按钮，即可将Excel表格外的文字一同打印出来。

2. 如何在Excel打印时包括表格外的文字？
如果你想要在打印Excel时包括表格外的文字，可以按照以下步骤操作：

• 首先，在Excel中选中需要打印的表格和表格外的文字。
• 其次，点击页面布局视图中的“打印区域”选项。
• 然后，选择“设置打印区域”，将选中的区域添加到打印区域中。
• 最后，点击打印预览或打印按钮，即可将Excel表格外的文字一同打印出来。

3. 怎样才能将Excel表格外的文字打印出来？
如果你想要将Excel表格外的文字一同打印出来，可以按照以下步骤进行操作：

• 首先，选中需要打印的Excel表格和表格外的文字。
• 其次，点击页面布局视图中的“打印区域”选项。
• 然后，选择“设置打印区域”，将选中的区域添加到打印区域中。
• 最后，点击打印预览或打印按钮，即可将Excel表格外的文字一同打印出来。