excel里面怎么做报销单

在Excel中制作报销单的方法包括创建表格模板、添加必要的公式、应用条件格式、保护工作表等。重点是：设计清晰的表格布局、使用公式自动计算、添加数据验证、设置条件格式。下面详细介绍如何在Excel中制作一个专业的报销单。

一、设计清晰的表格布局

在制作报销单时，首先要确保表格布局清晰、易于填写和理解。以下是设计表格布局的步骤：

1. 创建基本框架

打开Excel，新建一个工作簿。在第一个工作表中，创建报销单的基本框架。通常，一个标准的报销单包括以下几个部分：标题、员工信息、费用明细、合计金额和审核签字。

2. 添加标题和基本信息

在A1单元格中输入“报销单”，将其字体设置为较大且加粗，以便突出显示。然后在A3至A5单元格中添加员工基本信息，如“姓名”、“部门”、“日期”等。

3. 设计费用明细表格

在A7单元格开始创建一个费用明细表格。表格通常包括以下列：日期、费用类型、费用描述、金额、备注等。使用边框工具绘制表格边框，使其更加整齐。

二、使用公式自动计算

为了提高报销单的效率和准确性，可以使用Excel公式自动计算总金额和其他相关数据。

1. 输入费用明细数据

在费用明细表格中，员工可以逐行输入每一笔费用的详细信息，如日期、费用类型、描述和金额。

2. 计算总金额

在费用明细表格的底部添加一行，用于计算总金额。在“金额”列的最后一个单元格中输入公式 =SUM(D8:D20)，其中D8至D20为费用金额所在的单元格范围。这样，报销单将自动计算并显示所有费用的总金额。

3. 添加其他计算公式

根据需要，可以添加其他计算公式，例如报销比例、税额计算等，以便更全面地管理费用数据。

三、添加数据验证

为了确保数据输入的准确性和一致性，可以使用Excel的数据验证功能。

1. 设置费用类型数据验证

在费用类型列中（例如B列），可以设置数据验证，以确保员工只能选择预定义的费用类型。选择费用类型列的所有单元格，点击“数据”选项卡，选择“数据验证”，然后在“允许”下拉菜单中选择“序列”，并在“来源”框中输入费用类型列表（例如“交通费,住宿费,餐费”等）。这样，当员工在费用类型列中输入数据时，只能选择预定义的选项。

2. 保护关键单元格

为了防止报销单中的重要公式和格式被意外修改，可以保护工作表。选择需要保护的单元格区域，点击“开始”选项卡中的“单元格格式”，在“保护”选项卡中勾选“锁定”选项。然后，点击“审阅”选项卡，选择“保护工作表”，并设置密码。这样，只有知道密码的人员才能修改受保护的单元格。

四、设置条件格式

为了使报销单更加直观和易于阅读，可以使用条件格式来自动高亮显示特定数据。

1. 设置金额条件格式

选择金额列的所有单元格（例如D列），点击“开始”选项卡中的“条件格式”，选择“新建规则”。在规则类型中选择“使用公式确定要设置格式的单元格”，并输入公式 =D8>1000（假设1000是高额费用的阈值）。然后设置单元格格式，如字体颜色或背景颜色，以便高亮显示超过阈值的金额。

2. 设置日期条件格式

同样，可以为日期列设置条件格式，以便高亮显示特定日期范围内的费用。例如，选择日期列的所有单元格（例如A列），点击“条件格式”，选择“新建规则”，在规则类型中选择“使用公式确定要设置格式的单元格”，并输入公式 =AND(A8>=DATE(2023,1,1), A8<=DATE(2023,12,31))。然后设置单元格格式，以便高亮显示特定日期范围内的费用。

五、保护工作表和工作簿

在完成报销单的设计和设置后，为了防止未经授权的修改，可以保护工作表和工作簿。

1. 保护工作表

选择需要保护的工作表，点击“审阅”选项卡，选择“保护工作表”，并设置密码。这样，只有知道密码的人员才能修改受保护的工作表。

2. 保护工作簿

为了防止工作簿中的工作表被添加、删除或重命名，可以保护工作簿。点击“审阅”选项卡，选择“保护工作簿”，并设置密码。这样，只有知道密码的人员才能对工作簿进行结构性修改。

六、添加审核和签字栏

为了确保报销单的合法性和规范性，可以在报销单中添加审核和签字栏。

1. 添加审核栏

在报销单的底部添加审核栏，通常包括审核人、审核日期、审核意见等。这样，可以记录每个报销单的审核信息，确保审核过程的透明和规范。

2. 添加签字栏

同样，在报销单的底部添加签字栏，通常包括报销人、部门主管、财务负责人等的签字栏。这样，可以确保每个报销单得到相关人员的签字确认，提高报销单的合法性和规范性。

七、制作模板并保存

在完成报销单的设计和设置后，可以将其保存为模板，以便日后使用。

1. 保存为Excel模板

点击“文件”选项卡，选择“另存为”，在文件类型中选择“Excel模板 (*.xltx)”，并为模板命名。这样，以后可以直接打开模板文件，快速创建新的报销单。

2. 使用模板创建新的报销单

每次需要制作新的报销单时，只需打开保存的Excel模板文件，填写必要的信息，即可生成新的报销单，提高工作效率。

八、优化报销单的使用体验

为了进一步提高报销单的使用体验，可以进行一些优化设置。

1. 使用下拉菜单简化输入

在费用类型、部门等常用字段中使用下拉菜单，简化数据输入过程。这样可以减少输入错误，提高数据一致性。

2. 添加注释和提示信息

在需要员工填写的单元格中添加注释或提示信息，指导员工正确填写报销单。例如，在金额单元格中添加注释，提醒员工填写费用金额时必须保留两位小数。

3. 使用宏自动化常规任务

如果报销单中有一些重复性较高的任务，可以使用宏来自动化这些任务。例如，使用宏自动清空上一次填写的数据，自动生成报销单编号等。

通过以上步骤，您可以在Excel中制作一个专业、规范的报销单。设计清晰的表格布局、使用公式自动计算、添加数据验证、设置条件格式、保护工作表和工作簿、添加审核和签字栏，这些都是制作专业报销单的重要环节。希望这些步骤和技巧能帮助您提高工作效率，确保报销单的准确性和规范性。