excel怎么按目前显示数据

一、EXCEL按当前显示数据的方法

使用筛选功能、使用排序功能、创建数据透视表、使用条件格式，这些是Excel中按当前显示数据的一些关键方法。特别是使用筛选功能，可以帮助用户根据特定条件快速查看和操作数据。通过筛选功能，用户可以选择特定的条件来筛选数据，隐藏不符合条件的数据，使得工作表更清晰和便于分析。本文将详细介绍这些方法及其应用场景，以帮助你更高效地管理和分析Excel数据。

二、使用筛选功能

1. 添加筛选

要在Excel中添加筛选功能，可以选择要筛选的列，然后点击“数据”选项卡，再点击“筛选”按钮。这样每列的顶部会出现一个小箭头，点击箭头可以选择筛选条件。

2. 设置筛选条件

点击列顶部的筛选箭头，可以选择具体的筛选条件。例如，可以选择某一列中只显示特定值，或者使用文本、数字、日期等条件进行筛选。通过设置筛选条件，可以快速过滤出所需数据。

3. 清除筛选

如果需要恢复原始数据显示，可以点击“筛选”按钮旁边的“清除”按钮，这样所有的筛选条件都会被取消，数据会恢复到未筛选的状态。

三、使用排序功能

1. 简单排序

选择需要排序的列，点击“数据”选项卡，然后选择“升序”或“降序”按钮。Excel会根据选择的列进行排序，使得数据按特定顺序排列。

2. 自定义排序

如果需要对多个列进行排序，可以使用自定义排序功能。点击“排序”按钮，打开“排序”对话框，添加多个排序条件，并设置排序优先级。这样可以根据多个列的值进行综合排序。

3. 按颜色排序

Excel还支持按颜色排序，例如，可以按单元格颜色、字体颜色或图标进行排序。这对需要按条件格式标记的数据进行排序时非常有用。

四、创建数据透视表

1. 插入数据透视表

选择数据区域，点击“插入”选项卡，然后选择“数据透视表”。在弹出的对话框中选择数据源和目标位置，点击“确定”后，Excel会创建一个新的数据透视表。

2. 设置字段

在数据透视表中，可以将字段拖动到行、列、值和筛选区域，以便根据需要进行数据汇总和分析。通过调整字段，可以快速查看不同维度的数据。

3. 更新数据透视表

如果源数据发生变化，可以右键点击数据透视表，选择“刷新”来更新数据透视表，使其反映最新的数据情况。

五、使用条件格式

1. 应用条件格式

选择需要应用条件格式的单元格区域，点击“开始”选项卡，然后选择“条件格式”。在下拉菜单中选择所需的条件格式规则，例如突出显示重复值、应用数据条等。

2. 自定义规则

如果内置的条件格式规则不能满足需求，可以选择“新建规则”来自定义条件格式。可以根据特定条件设置格式，如根据数值大小、文本内容、日期等条件设置不同的格式。

3. 管理规则

在“条件格式管理器”中，可以查看和编辑已应用的条件格式规则，调整规则的优先级，或删除不需要的规则。

六、合并使用多种方法

1. 筛选和排序结合

可以先使用筛选功能筛选出需要的数据，然后再对筛选后的数据进行排序。例如，先筛选出某一时间段内的数据，再按销售额进行排序，以便分析销售情况。

2. 筛选和数据透视表结合

可以先使用筛选功能筛选出特定条件的数据，然后将筛选后的数据插入数据透视表进行进一步分析。这样可以更精确地分析特定条件下的数据。

3. 条件格式和排序结合

可以先使用条件格式突出显示特定条件的数据，然后按条件格式的颜色进行排序。例如，先用条件格式标记出超出预算的项目，再按颜色排序，方便查看和调整预算。

七、实践应用案例

1. 销售数据分析

假设有一个包含销售数据的Excel表格，包括销售人员、产品、销售额和日期等信息。可以先使用筛选功能筛选出某一时间段内的销售数据，然后按销售人员或产品进行排序，分析销售情况。此外，可以创建数据透视表，汇总各销售人员或产品的销售额，进一步分析销售绩效。

2. 项目管理

在项目管理中，可以使用Excel记录项目任务、开始日期、结束日期、负责人等信息。可以先使用筛选功能筛选出某一负责人负责的任务，然后按开始日期或结束日期进行排序，查看任务的进展情况。此外，可以使用条件格式标记出逾期的任务，方便及时跟进和调整。

3. 财务报表

在财务报表中，可以使用Excel记录收入、支出、日期、类别等信息。可以先使用筛选功能筛选出某一时间段内的收入或支出数据，然后按日期或类别进行排序，查看财务状况。此外，可以创建数据透视表，汇总各类别的收入和支出，进一步分析财务情况。

八、提高Excel使用效率的技巧

1. 快捷键

掌握一些常用的Excel快捷键可以提高工作效率。例如，Ctrl+Shift+L可以快速添加或删除筛选，Alt+A+S+A可以快速打开排序对话框。

2. 自动填充

使用Excel的自动填充功能可以快速输入重复或连续的数据。例如，输入一个日期或数字序列，然后拖动填充柄，可以快速填充后续的日期或数字。

3. 模板

创建和使用Excel模板可以减少重复工作，提高效率。可以将常用的Excel表格保存为模板，以便在需要时快速创建新的表格。

九、常见问题及解决方法

1. 筛选结果不正确

如果筛选结果不正确，可能是因为数据区域包含空行或空列，导致筛选范围不完整。可以选择整个数据区域，再次应用筛选功能。

2. 数据透视表不更新

如果数据透视表不更新，可能是因为数据源发生变化后没有刷新数据透视表。可以右键点击数据透视表，选择“刷新”来更新数据。

3. 条件格式冲突

如果条件格式规则冲突，可能会导致数据格式显示不一致。可以在“条件格式管理器”中调整规则的优先级，确保格式规则按预期应用。

十、总结

在Excel中按当前显示数据的方法有很多，通过使用筛选功能、使用排序功能、创建数据透视表、使用条件格式等方法，可以更高效地管理和分析数据。结合使用多种方法，可以更精确地分析特定条件下的数据，提高工作效率。在实践中，不断探索和应用这些方法，可以帮助你更好地利用Excel进行数据处理和分析。

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