excel怎么打出货单

在Excel中制作货单的方法有：创建模板、使用公式和函数、应用数据验证、使用条件格式、自定义打印设置。其中，创建模板是最基础也是最重要的一步。下面将详细介绍如何在Excel中制作货单。

一、创建模板

创建一个货单模板是制作货单的第一步。模板不仅能够规范数据输入，还能提高工作效率。

1. 设置表格布局

首先，打开Excel，创建一个新的工作表。设置好表格的基础布局，包括公司名称、地址、电话、客户信息、货物信息等。通常货单需要以下信息：货单号、日期、客户名称、客户地址、联系方式、货物描述、数量、单价、总价等。

2. 合并单元格

为了美观和清晰，可以对表格的一些部分进行合并单元格处理。例如，将公司名称所在的单元格合并成一行，并设置较大的字体和加粗显示。

3. 添加边框和颜色

为了使表格更容易阅读，可以在表格中添加边框和颜色。选择表格区域，点击右键，选择“设置单元格格式”，在“边框”选项卡中选择需要的边框样式，并在“填充”选项卡中选择适当的背景颜色。

二、使用公式和函数

公式和函数是Excel中最强大的工具之一，能够帮助我们自动计算和更新数据。

1. 基本公式

在货单中，常用的公式包括总价的计算公式。比如，假设单价在列D，数量在列E，可以在总价列中输入公式=D2*E2，并向下填充公式，这样就能自动计算每一行的总价。

2. SUM函数

SUM函数用于计算总和。在货单的最后，可以使用SUM函数计算所有货物的总价。例如，在总价列的最后一个单元格中输入=SUM(F2:F10)，这将计算F2到F10单元格的总和。

3. IF函数

IF函数可以用于数据验证和条件判断。例如，可以使用IF函数检查货物数量是否大于库存数量，并在超出库存时显示警告信息。

三、应用数据验证

数据验证可以确保输入的数据符合规定的格式和范围，避免输入错误。

1. 设置数据验证规则

选择需要进行数据验证的单元格区域，点击“数据”选项卡，选择“数据验证”。在数据验证对话框中，可以设置不同的验证条件，如整数、十进制、小数、日期、时间等。

2. 添加输入提示和错误警告

在数据验证对话框中，可以添加输入提示和错误警告信息。输入提示可以帮助用户正确输入数据，而错误警告则在用户输入不符合条件的数据时显示。

四、使用条件格式

条件格式可以根据单元格的值自动应用格式，以便更直观地展示数据。

1. 设置条件格式规则

选择需要应用条件格式的单元格区域，点击“开始”选项卡，选择“条件格式”。在条件格式对话框中，可以设置不同的条件和格式，如单元格值、公式、数据条、颜色刻度、图标集等。

2. 高亮显示异常数据

例如，可以使用条件格式高亮显示总价超过某一数值的单元格。选择总价列，点击“条件格式”，选择“突出显示单元格规则”，选择“大于”，输入阈值，并设置所需的格式。

五、自定义打印设置

为了使货单打印效果更好，可以对打印设置进行自定义。

1. 页面布局设置

点击“页面布局”选项卡，设置纸张大小、页边距、方向等。可以选择适合的纸张大小（如A4），并设置合适的页边距和打印方向（纵向或横向）。

2. 打印区域设置

选择需要打印的表格区域，点击“页面布局”选项卡，选择“打印区域”，点击“设置打印区域”。这样在打印时只会打印选定的区域。

3. 页眉和页脚设置

点击“页面布局”选项卡，选择“页眉和页脚”，在页眉和页脚中添加需要的信息，如页码、日期、公司名称等。可以使用内置的页眉和页脚，也可以自定义。

4. 打印预览

在打印前，可以点击“文件”选项卡，选择“打印”，查看打印预览。如果有需要调整的地方，可以返回到工作表进行修改，直到满意为止。

六、保存和共享模板

1. 保存模板

在完成货单模板的制作后，可以将其保存为模板文件，以便以后重复使用。点击“文件”选项卡，选择“另存为”，在保存类型中选择“Excel模板（*.xltx）”，并选择保存位置。

2. 共享模板

可以将保存好的模板共享给其他同事使用。可以通过邮件发送模板文件，也可以将模板上传到共享文件夹或云存储平台（如OneDrive、Google Drive等）。

七、实际操作示例

以下是一个实际操作示例，展示如何在Excel中制作一个简单的货单。

1. 创建新的工作表

打开Excel，创建一个新的工作表，命名为“货单”。

2. 设置表格布局

在A1单元格输入公司名称“XXX公司”，并合并A1到F1单元格，设置字体为加粗、字号为16。
在A2单元格输入“地址：”，在B2单元格输入公司地址；在A3单元格输入“电话：”，在B3单元格输入公司电话。
在A4单元格输入“客户名称：”，在B4单元格输入客户名称；在A5单元格输入“客户地址：”，在B5单元格输入客户地址。
在A6单元格输入“货单号：”，在B6单元格输入货单号；在A7单元格输入“日期：”，在B7单元格输入日期。
在A8单元格输入“货物描述”，在B8单元格输入“数量”，在C8单元格输入“单价”，在D8单元格输入“总价”。

3. 输入货物信息

从A9开始输入货物信息，如货物描述、数量、单价。
在D9单元格输入公式=B9*C9，并向下填充公式，以自动计算每一行的总价。

4. 计算总价

在D列的最后一个单元格（假设为D15）输入公式=SUM(D9:D14)，以计算所有货物的总价。

5. 设置打印区域和页面布局

选择A1到D15单元格，点击“页面布局”选项卡，选择“打印区域”，点击“设置打印区域”。
设置页面布局，包括纸张大小、页边距、方向等。
添加页眉和页脚，在页眉中输入公司名称，在页脚中输入页码和日期。

6. 打印预览和打印

点击“文件”选项卡，选择“打印”，查看打印预览。如果有需要调整的地方，可以返回到工作表进行修改，直到满意为止。
点击“打印”，输出货单。

八、使用宏自动化

对于经常需要制作大量货单的情况，可以考虑使用Excel宏来自动化操作。

1. 录制宏

点击“开发工具”选项卡，选择“录制宏”，输入宏名称，如“CreateInvoice”，点击“确定”。
按照前面的步骤进行操作，包括设置表格布局、输入货物信息、计算总价、设置打印区域和页面布局等。
完成操作后，点击“开发工具”选项卡，选择“停止录制”。

2. 运行宏

在需要制作货单时，可以点击“开发工具”选项卡，选择“宏”，选择“CreateInvoice”，点击“运行”，宏将自动执行录制的操作，快速生成货单。

通过以上步骤，可以在Excel中高效地制作货单。无论是手动操作还是使用宏自动化，都能够满足不同场景下的需求。注意在实际应用中，根据具体需求进行调整和优化，以提高工作效率和数据准确性。