excel考勤表怎么设置公式

设置Excel考勤表公式的方法有很多，例如：计算出勤天数、迟到早退统计、请假天数统计等。 这些公式可以帮助HR或团队管理者更高效地管理员工的考勤情况。使用SUMIF函数统计出勤天数、使用IF函数和条件格式标记迟到和早退、使用COUNTIF函数统计请假天数等。下面，我们将详细讲解如何在Excel中设置这些公式。

一、出勤天数计算

1、使用SUMIF函数统计出勤天数

要统计出勤天数，可以使用SUMIF函数。假设在考勤表中，每天的出勤情况记录在B列到F列，A列为日期，G列为员工姓名。那么，可以使用以下公式来统计某个员工的出勤天数：

=SUMIF(G:G, "员工姓名", B2:F2)

这个公式会统计B2到F2中所有标记为“出勤”的单元格，并将它们相加。

2、使用COUNTIF函数统计出勤天数

如果出勤天数只需要统计标记为“出勤”的天数，而不需要计算具体的小时数，可以使用COUNTIF函数：

=COUNTIF(B2:F2, "出勤")

这个公式会统计B2到F2中所有标记为“出勤”的单元格的数量。

二、迟到和早退统计

1、使用IF函数标记迟到

假设工作开始时间为9:00，可以使用IF函数来标记迟到情况。如果B列记录了实际到达时间，可以使用以下公式：

=IF(B2 > TIME(9, 0, 0), "迟到", "正常")

这个公式会检查B2单元格中的时间是否晚于9:00，如果是，则标记为“迟到”，否则标记为“正常”。

2、使用IF函数标记早退

类似地，可以使用IF函数来标记早退情况。假设工作结束时间为17:00，可以使用以下公式：

=IF(C2 < TIME(17, 0, 0), "早退", "正常")

这个公式会检查C2单元格中的时间是否早于17:00，如果是，则标记为“早退”，否则标记为“正常”。

三、请假天数统计

1、使用COUNTIF函数统计请假天数

假设请假天数在考勤表中标记为“请假”，可以使用COUNTIF函数来统计请假天数：

=COUNTIF(B2:F2, "请假")

这个公式会统计B2到F2中所有标记为“请假”的单元格的数量。

2、使用SUMIF函数统计请假小时数

如果需要统计具体的请假小时数，可以使用SUMIF函数。假设请假小时数记录在H列，可以使用以下公式：

=SUMIF(G:G, "请假", H:H)

这个公式会统计H列中所有标记为“请假”的单元格的值，并将它们相加。

四、加班时间统计

1、使用IF和SUM函数统计加班时间

假设加班时间记录在I列，可以使用IF和SUM函数来统计加班时间：

=SUM(IF(I2:I10 > 0, I2:I10, 0))

这个公式会统计I2到I10中所有大于0的单元格的值，并将它们相加。

2、使用SUMIF函数统计加班小时数

如果需要统计特定员工的加班小时数，可以使用SUMIF函数。假设员工姓名记录在G列，加班小时数记录在I列，可以使用以下公式：

=SUMIF(G:G, "员工姓名", I:I)

这个公式会统计I列中所有标记为“员工姓名”的单元格的值，并将它们相加。

五、缺勤天数统计

1、使用COUNTIF函数统计缺勤天数

假设缺勤天数在考勤表中标记为“缺勤”，可以使用COUNTIF函数来统计缺勤天数：

=COUNTIF(B2:F2, "缺勤")

这个公式会统计B2到F2中所有标记为“缺勤”的单元格的数量。

2、使用SUMIF函数统计缺勤小时数

如果需要统计具体的缺勤小时数，可以使用SUMIF函数。假设缺勤小时数记录在J列，可以使用以下公式：

=SUMIF(G:G, "缺勤", J:J)

这个公式会统计J列中所有标记为“缺勤”的单元格的值，并将它们相加。

六、综合考勤统计

1、综合使用SUMIF和COUNTIF函数

为了更全面地统计员工的考勤情况，可以综合使用SUMIF和COUNTIF函数。例如，统计某个员工的总出勤天数、迟到次数、早退次数、请假天数、加班小时数和缺勤小时数：

总出勤天数 = COUNTIF(B2:F2, "出勤")
迟到次数 = COUNTIF(B2:F2, "迟到")
早退次数 = COUNTIF(B2:F2, "早退")
请假天数 = COUNTIF(B2:F2, "请假")
加班小时数 = SUMIF(G:G, "员工姓名", I:I)
缺勤小时数 = SUMIF(G:G, "缺勤", J:J)

2、使用SUMPRODUCT函数进行高级统计

如果需要更复杂的统计，可以使用SUMPRODUCT函数。SUMPRODUCT函数可以在多个条件下进行计算。例如，统计某个员工在特定月份的总出勤天数：

=SUMPRODUCT((G:G = "员工姓名") * (MONTH(A:A) = 1) * (B2:F2 = "出勤"))

这个公式会统计A列中月份为1且G列中员工姓名为“员工姓名”的行中B2到F2列标记为“出勤”的单元格的数量。

七、条件格式设置

1、使用条件格式标记迟到和早退

可以使用条件格式来自动标记迟到和早退情况。选择需要设置条件格式的单元格区域，然后点击“条件格式”按钮，选择“新建规则”，然后输入以下公式：

迟到规则：=B2 > TIME(9, 0, 0)
早退规则：=C2 < TIME(17, 0, 0)

设置好条件格式后，Excel会自动根据这些规则标记迟到和早退的单元格。

2、使用条件格式标记请假和缺勤

类似地，可以使用条件格式来自动标记请假和缺勤情况。选择需要设置条件格式的单元格区域，然后点击“条件格式”按钮，选择“新建规则”，然后输入以下公式：

请假规则：=B2 = "请假"
缺勤规则：=B2 = "缺勤"

设置好条件格式后，Excel会自动根据这些规则标记请假和缺勤的单元格。

八、考勤报表生成

1、使用数据透视表生成考勤报表

可以使用Excel的数据透视表功能来生成考勤报表。选择需要生成报表的数据区域，然后点击“插入”选项卡，选择“数据透视表”，然后在数据透视表字段列表中选择需要统计的字段，例如出勤天数、迟到次数、早退次数等。

2、使用图表生成考勤报表

可以使用Excel的图表功能来生成考勤报表。例如，选择需要生成图表的数据区域，然后点击“插入”选项卡，选择“图表”，然后选择需要的图表类型，例如柱状图、折线图等。

九、自动化考勤表

1、使用VBA宏自动化考勤表

可以使用Excel的VBA宏功能来自动化考勤表。例如，可以编写一个宏来自动统计出勤天数、迟到次数、早退次数等，并生成考勤报表。

Sub GenerateAttendanceReport()
    Dim ws As Worksheet
    Set ws = ThisWorkbook.Sheets("考勤表")
    Dim lastRow As Long
    lastRow = ws.Cells(ws.Rows.Count, "A").End(xlUp).Row
    Dim i As Long
    For i = 2 To lastRow
        ws.Cells(i, "G").Value = Application.WorksheetFunction.CountIf(ws.Range("B" & i & ":F" & i), "出勤")
        ws.Cells(i, "H").Value = Application.WorksheetFunction.CountIf(ws.Range("B" & i & ":F" & i), "迟到")
        ws.Cells(i, "I").Value = Application.WorksheetFunction.CountIf(ws.Range("B" & i & ":F" & i), "早退")
        ws.Cells(i, "J").Value = Application.WorksheetFunction.CountIf(ws.Range("B" & i & ":F" & i), "请假")
        ws.Cells(i, "K").Value = Application.WorksheetFunction.SumIf(ws.Range("G:G"), "加班", ws.Range("I:I"))
        ws.Cells(i, "L").Value = Application.WorksheetFunction.SumIf(ws.Range("G:G"), "缺勤", ws.Range("J:J"))
    Next i
End Sub

2、使用Power Query自动化考勤表

可以使用Excel的Power Query功能来自动化考勤表。例如，可以使用Power Query来从多个数据源导入考勤数据，然后进行数据清洗和转换，最后生成考勤报表。

let
    Source = Excel.Workbook(File.Contents("C:考勤数据.xlsx"), null, true),
    AttendanceData = Source{[Name="考勤表"]}[Data],
    FilteredRows = Table.SelectRows(AttendanceData, each ([出勤] = "出勤")),
    GroupedRows = Table.Group(FilteredRows, {"员工姓名"}, {{"出勤天数", each Table.RowCount(_), Int64.Type}})
in
    GroupedRows

通过以上步骤，可以轻松地在Excel中设置考勤表公式，并自动化生成考勤报表。这样不仅可以提高考勤管理的效率，还可以减少手动统计的错误。