excel表批注怎么打印出来

要打印Excel表中的批注，可以通过以下步骤：启用批注的显示、调整批注的布局、使用打印设置。在Excel中，批注是用于在单元格中添加额外信息的有用工具。在打印时，如果希望这些批注也能显示出来，则需要进行一些特殊的设置和操作。下面将详细介绍如何操作。

一、启用批注的显示

要打印Excel表中的批注，首先需要确保批注在工作表中是可见的。在默认情况下，批注是隐藏的，只有当鼠标悬停在带有批注的单元格上时才会显示。为了使批注在打印时可见，需要将其设置为始终显示。

1.1 显示批注

1. 打开Excel工作表。
2. 在菜单栏中，选择“审阅”选项卡。
3. 点击“显示所有批注”按钮。这样，所有批注将始终显示在工作表中。

1.2 隐藏不必要的批注

在某些情况下，可能并不需要打印所有的批注。此时，可以手动隐藏不需要的批注，只保留需要打印的批注。

1. 选择要隐藏批注的单元格。
2. 右键点击该单元格，选择“隐藏批注”。

二、调整批注的布局

为了确保批注在打印时能够整齐地显示出来，可能需要对批注的位置和大小进行调整。

2.1 调整批注位置

1. 选择带有批注的单元格。
2. 右键点击该单元格，选择“编辑批注”。
3. 将鼠标悬停在批注边框上，待光标变为十字箭头时，点击并拖动批注到合适的位置。

2.2 调整批注大小

1. 选择带有批注的单元格。
2. 右键点击该单元格，选择“编辑批注”。
3. 将鼠标悬停在批注边框上的任意一个角，待光标变为双向箭头时，点击并拖动批注调整大小。

三、使用打印设置

在调整好批注的显示和布局后，接下来需要进行打印设置，以确保批注能够正确地打印出来。

3.1 设置打印区域

1. 选择要打印的工作表区域。
2. 在菜单栏中，选择“页面布局”选项卡。
3. 点击“打印区域”按钮，选择“设置打印区域”。

3.2 配置打印选项

1. 在菜单栏中，选择“文件”选项卡。
2. 点击“打印”选项。
3. 在打印设置界面中，点击“页面设置”按钮。
4. 在“页面设置”对话框中，选择“工作表”选项卡。
5. 在“批注”下拉菜单中，选择“如同工作表中的显示”或“在工作表末尾”。选择“如同工作表中的显示”将批注打印在其对应的单元格旁边，而选择“在工作表末尾”将所有批注打印在工作表的最后一页。

3.3 预览和打印

1. 在“打印”设置界面中，点击“预览”按钮，查看打印效果。
2. 确认无误后，点击“打印”按钮，开始打印。

四、其他批注打印技巧

4.1 使用宏自动显示和隐藏批注

如果需要频繁打印带有批注的工作表，可以考虑使用VBA宏来自动显示和隐藏批注。以下是一个简单的宏示例：

Sub ShowAllComments()

    Dim ws As Worksheet
    For Each ws In ActiveWorkbook.Worksheets
        ws.Comments.Visible = True
    Next ws
End Sub
Sub HideAllComments()
    Dim ws As Worksheet
    For Each ws In ActiveWorkbook.Worksheets
        ws.Comments.Visible = False
    Next ws
End Sub

将此宏添加到工作簿中，可以通过运行宏来快速显示或隐藏所有批注。

4.2 使用批注管理工具

对于有大量批注的工作表，可以考虑使用第三方批注管理工具。这些工具可以帮助更方便地管理和打印批注。例如，Excel的插件市场中有一些专门用于批注管理的插件，它们提供了更多的功能和灵活性。

4.3 批注内容的另存为

如果仅需要批注的内容，可以将批注内容提取并另存为一个单独的文档。以下是一个简单的VBA宏示例，用于提取所有批注内容：

Sub ExtractComments()

    Dim ws As Worksheet
    Dim comment As Comment
    Dim commentText As String
    Dim filePath As String
    filePath = ThisWorkbook.Path & "Comments.txt"
    Open filePath For Output As #1
    For Each ws In ActiveWorkbook.Worksheets
        For Each comment In ws.Comments
            commentText = "Sheet: " & ws.Name & " Cell: " & comment.Parent.Address & " Comment: " & comment.Text
            Print #1, commentText
        Next comment
    Next ws
    Close #1
    MsgBox "Comments extracted to " & filePath
End Sub

运行此宏后，所有批注内容将被提取并保存到一个名为“Comments.txt”的文本文件中。

五、批注打印的常见问题及解决方案

5.1 批注未完全显示

在打印预览时，如果发现某些批注未完全显示，可以尝试调整批注的大小和位置，确保其内容能够完全显示。

5.2 批注重叠

如果批注较多且位置集中，可能会出现批注重叠的情况。可以通过手动调整批注的位置，或在不同的时间段打印不同部分的批注来解决。

5.3 批注字体太小

如果批注的字体太小，打印时不易阅读，可以调整批注的字体大小。右键点击批注，选择“编辑批注”，然后选择批注内容，使用字体设置选项调整字体大小。

5.4 批注边框打印不清晰

如果批注的边框在打印时不清晰，可以尝试调整打印机的分辨率设置，或更换打印机，以获得更好的打印效果。

通过以上步骤和技巧，您可以成功地将Excel表中的批注打印出来，并确保其显示效果整齐、清晰。如果您在操作过程中遇到问题，可以参考Excel的帮助文档或在线资源，获取更多的支持和指导。

相关问答FAQs：

1. 如何在Excel中打印批注？

• 问题： 我想在打印Excel表格时同时打印出批注，应该怎么操作？
• 回答： 若要在Excel中打印批注，请按照以下步骤进行操作：
  • 打开Excel表格并选择要打印的工作表。
  • 在菜单栏中选择“文件”选项，然后选择“打印”。
  • 在打印预览中，您可以看到当前选择的工作表的预览。
  • 在打印预览的右侧，找到并点击“设置”按钮。
  • 在弹出的对话框中，选择“工作表”选项卡。
  • 在选项卡中，勾选“批注”复选框。
  • 确认设置后，点击“确定”按钮，然后点击“打印”按钮即可将批注一同打印出来。

2. 如何调整Excel表格中批注的打印设置？

• 问题： 我想调整Excel表格中批注的打印设置，如批注的位置和大小，应该怎么办？
• 回答： 若要调整Excel表格中批注的打印设置，您可以按照以下步骤进行操作：
  • 在Excel表格中，选中包含批注的单元格。
  • 在菜单栏中选择“插入”选项，然后选择“批注”。
  • 在弹出的批注框中，您可以输入批注内容。
  • 若要调整批注的大小，可以在批注框的边缘拖动调整。
  • 若要调整批注的位置，可以在表格中拖动批注框到所需位置。
  • 调整完批注的位置和大小后，您可以按照前面的方法将其打印出来。

3. 如何在Excel中控制打印批注的可见性？

• 问题： 在Excel表格中，我想控制打印批注的可见性，即只在打印时显示批注，而在表格中隐藏批注，应该怎么操作？
• 回答： 若要在Excel中控制打印批注的可见性，请按照以下步骤进行操作：
  • 在Excel表格中，选中包含批注的单元格。
  • 在菜单栏中选择“插入”选项，然后选择“批注”。
  • 在弹出的批注框中，您可以输入批注内容。
  • 在表格中，右键单击选中的单元格，选择“格式单元格”选项。
  • 在弹出的对话框中，切换到“批注”选项卡。
  • 在选项卡中，选择“显示”下拉菜单，并选择“仅在打印时显示”选项。
  • 确认设置后，点击“确定”按钮，然后按照前面的方法将表格打印出来，此时只会显示打印时的批注。