怎么把excel中内存变小了怎么办

要让Excel文件变小，可以使用压缩图片、删除不必要的数据和格式、移除隐藏数据和属性、禁用自动保存功能、拆分数据到多个文件等方法。压缩图片是最有效的方法之一，特别是如果你的Excel文件中包含大量图片。你可以通过选择图片，然后选择“压缩图片”选项来减少文件大小。详细操作如下：

首先，打开你的Excel文件并选择你想要压缩的图片。然后，点击“格式”选项卡，在“调整”组中选择“压缩图片”。在弹出的对话框中，取消选择“仅应用于此图片”，这样可以对文件中的所有图片进行压缩。接着，选择一个分辨率，如“电子邮件（96 ppi）”，并点击“确定”。这样可以大幅减少文件大小。

一、压缩图片

当Excel文件中包含许多高分辨率的图片时，文件大小可能会迅速增加。压缩图片是减少Excel文件大小的最有效方法之一。

1、选择压缩选项

要压缩图片，首先需要打开你的Excel文件并选择你想要压缩的图片。然后，点击“格式”选项卡，在“调整”组中选择“压缩图片”。在弹出的对话框中，取消选择“仅应用于此图片”，这样可以对文件中的所有图片进行压缩。接着，选择一个适当的分辨率，如“电子邮件（96 ppi）”，并点击“确定”。这将显著减少图片占用的空间。

2、使用外部工具

除了Excel内置的压缩功能，还可以使用外部工具来进一步压缩图片。比如，使用Adobe Photoshop或其他图片编辑软件将图片保存为压缩格式，然后再插入到Excel文件中。这样不仅可以保持图片质量，还能显著减少文件大小。

二、删除不必要的数据和格式

有时，Excel文件中可能包含大量不必要的数据和格式，这些都会占用宝贵的存储空间。清理这些数据和格式是减少文件大小的另一种有效方法。

1、删除空白行和列

首先，检查并删除文件中所有不必要的空白行和列。这些空白区域虽然看似无害，但实际上会增加文件的大小。可以使用“Ctrl + Shift + End”快捷键来快速定位文件末尾，然后删除所有不必要的行和列。

2、清理格式

Excel中的格式设置（如字体、颜色、边框等）也会增加文件的大小。可以使用“查找和选择”功能来定位并删除不必要的格式。例如，可以使用“清除格式”选项来删除选定区域的所有格式设置，从而减少文件大小。

三、移除隐藏数据和属性

Excel文件中可能包含一些隐藏的数据和属性，这些内容虽然不可见，但也会占用存储空间。移除这些隐藏数据和属性是减少文件大小的另一种有效方法。

1、移除隐藏工作表

有时，Excel文件中可能包含一些隐藏的工作表，这些工作表虽然不可见，但也会增加文件的大小。可以通过“右键单击工作表标签”并选择“取消隐藏”来查看和删除这些隐藏的工作表。

2、移除文档属性和个人信息

Excel文件中还可能包含一些文档属性和个人信息，这些内容虽然不可见，但也会占用存储空间。可以通过“文件”选项卡中的“检查文档”功能来检查并移除这些隐藏的数据和属性，从而减少文件大小。

四、禁用自动保存功能

Excel的自动保存功能虽然方便，但也可能增加文件的大小。禁用自动保存功能是减少文件大小的另一种方法。

1、禁用自动保存

可以通过“文件”选项卡中的“选项”功能来禁用自动保存。在“保存”选项卡中，取消选择“自动保存恢复信息每”选项。这样可以减少自动保存产生的临时文件，从而减少文件大小。

2、手动保存

禁用自动保存后，可以通过手动保存来确保数据的安全。养成定期手动保存的习惯，不仅可以减少文件大小，还能确保数据的安全性和完整性。

五、拆分数据到多个文件

当Excel文件包含大量数据时，文件大小可能会迅速增加。将数据拆分到多个文件中是减少文件大小的另一种有效方法。

1、拆分数据

首先，确定哪些数据可以拆分到其他文件中。例如，可以将历史数据或不常用的数据移动到单独的文件中。这样可以减少主文件的大小，提高文件的加载和处理速度。

2、使用链接

拆分数据后，可以使用Excel的链接功能来保持数据的关联性。例如，可以使用“外部引用”来链接其他文件中的数据。这样不仅可以减少主文件的大小，还能确保数据的一致性和完整性。

六、使用二进制格式保存文件

Excel文件的默认格式是.xlsx，但这个格式并不是最小的文件格式。使用二进制格式（.xlsb）保存文件是减少文件大小的另一种有效方法。

1、保存为二进制格式

可以通过“文件”选项卡中的“另存为”功能来将文件保存为二进制格式。在“保存类型”下拉菜单中选择“Excel二进制工作簿（*.xlsb）”，然后点击“保存”。这将显著减少文件的大小，同时保留所有的功能和数据。

2、优缺点

虽然二进制格式可以显著减少文件大小，但也有一些缺点。例如，某些外部工具和程序可能不支持这种格式。因此，在使用二进制格式之前，需要确保所有相关工具和程序都能正常处理这种格式。

七、清理和优化数据

数据清理和优化是减少Excel文件大小的重要步骤。通过清理和优化数据，可以显著减少文件大小，提高文件的加载和处理速度。

1、移除重复数据

重复数据不仅占用存储空间，还会影响数据分析的准确性。可以使用Excel的“删除重复项”功能来查找和移除重复数据。这样可以减少文件大小，同时提高数据的质量。

2、优化数据结构

优化数据结构是提高Excel文件性能的另一种方法。例如，可以使用数据透视表来汇总和分析数据，而不是直接在工作表中进行复杂的计算和分析。这样可以减少文件大小，提高数据处理的效率。

八、使用外部数据库

当Excel文件中包含大量数据时，使用外部数据库是减少文件大小的另一种有效方法。

1、导出数据到数据库

首先，可以将Excel文件中的数据导出到外部数据库（如SQL Server、Access等）。这样可以减少Excel文件的大小，同时提高数据的处理和查询速度。

2、使用数据连接

导出数据后，可以使用Excel的数据连接功能来访问和查询外部数据库中的数据。例如，可以使用“数据”选项卡中的“从其他来源”功能来创建数据连接。这样不仅可以减少Excel文件的大小，还能确保数据的一致性和完整性。

九、使用压缩软件

使用压缩软件是减少Excel文件大小的另一种有效方法。通过将Excel文件压缩成ZIP格式，可以显著减少文件的大小。

1、使用内置压缩功能

Windows操作系统自带了文件压缩功能。可以右键单击Excel文件，选择“发送到”->“压缩（zipped）文件夹”，这样可以将文件压缩成ZIP格式，从而减少文件大小。

2、使用第三方压缩工具

除了Windows自带的压缩功能，还可以使用第三方压缩工具（如WinRAR、7-Zip等）来进一步压缩文件。第三方工具通常提供更高的压缩率，可以显著减少文件的大小。

十、其他优化方法

除了上述方法，还有一些其他的优化方法可以帮助减少Excel文件的大小。

1、禁用宏和VBA代码

如果Excel文件中包含大量的宏和VBA代码，可能会增加文件的大小。可以通过禁用不必要的宏和VBA代码来减少文件的大小。同时，可以将宏和VBA代码移到外部文件中，以减少主文件的大小。

2、使用轻量级的插件

某些Excel插件可能会增加文件的大小。可以使用轻量级的插件来替代那些占用大量存储空间的插件，从而减少文件的大小。

3、定期优化和清理

养成定期优化和清理Excel文件的习惯，可以显著减少文件的大小，提高文件的性能。可以使用Excel内置的优化工具，或者使用第三方优化工具来定期清理和优化文件。

通过上述方法，可以有效地减少Excel文件的大小，从而提高文件的加载和处理速度。无论是压缩图片、删除不必要的数据和格式，还是使用外部数据库和压缩软件，这些方法都可以帮助你优化Excel文件，提高工作效率。