excel表格怎么印成pdf

将Excel表格转换成PDF的步骤主要包括：使用Excel的内置功能、使用打印选项、使用PDF转换软件、调整页面布局。具体步骤如下。其中，使用Excel内置功能是最常见且便捷的方法，接下来详细描述这一方法。

使用Excel内置功能

Excel内置了直接将文件保存为PDF的功能，这是最简单且快速的方法。首先，打开需要转换的Excel文件。接着，点击“文件”菜单，选择“另存为”选项。在弹出的对话框中，选择保存位置后，在文件类型选项中选择“PDF (*.pdf)”。最后，点击保存即可完成转换。这种方法不仅保持了原文件的格式，还支持多页表格的完整转换。

使用打印选项

另一种常用的方法是通过打印选项将Excel表格保存为PDF。打开需要转换的Excel文件，点击“文件”菜单，选择“打印”选项。在打印对话框中，选择打印机为“Microsoft Print to PDF”或其他PDF虚拟打印机。设置好打印选项后，点击打印按钮，系统会提示选择保存位置并输入文件名，最后点击保存即可完成转换。这种方法适用于需要对打印页面进行详细设置的场景。

使用PDF转换软件

市面上有很多专业的PDF转换软件，可以提供更强大的功能和更多的选项。例如，Adobe Acrobat、Nitro PDF等软件都支持将Excel文件转换成PDF。使用这些软件，首先需要将Excel文件导入软件中，然后选择转换为PDF的选项。这些软件通常还提供了更多的编辑和格式调整功能，可以满足复杂的转换需求。

调整页面布局

在将Excel表格转换成PDF之前，调整页面布局是非常重要的步骤。确保表格的宽度和高度适合打印页面的尺寸，可以避免在转换后出现表格内容被截断或分页不合理的情况。在Excel中，可以通过页面布局选项调整纸张大小、边距、方向等参数。另外，可以使用“分页预览”功能，预先查看转换后的效果并进行调整。

一、设置页面布局

转换前的页面布局设置非常重要，正确的布局可以避免内容被截断或不符合预期。

1. 选择合适的纸张大小和方向

在Excel中，点击“页面布局”选项卡，选择“纸张大小”，根据需要选择A4、A3等纸张大小。如果表格内容较多，可以选择横向方向，以便容纳更多列。

2. 调整边距和缩放比例

在“页面布局”选项卡中，选择“边距”选项，可以设置自定义边距，确保表格内容不会被边缘截断。同时，可以根据需要调整缩放比例，使表格内容能够完美适应纸张尺寸。

3. 使用分页预览

点击“视图”选项卡，选择“分页预览”，可以直观地查看表格内容在不同页面上的分布情况。通过拖动分页线，可以调整内容的分页位置，确保每页内容完整且美观。

二、使用Excel内置的PDF转换功能

Excel提供了内置的PDF转换功能，可以直接将表格保存为PDF格式。

1. 打开要转换的Excel文件

首先，打开需要转换的Excel文件，确保所有内容都已准备好。

2. 选择“另存为”选项

点击“文件”菜单，选择“另存为”选项。在弹出的对话框中，选择保存位置。

3. 选择PDF格式

在文件类型选项中，选择“PDF (*.pdf)”格式。可以在“选项”中进一步设置，例如选择要保存的页码范围、是否包含注释等。

4. 保存文件

设置完成后，点击保存按钮，Excel会自动将表格转换为PDF并保存到指定位置。

三、使用打印选项保存为PDF

除了内置转换功能，还可以通过打印选项将Excel表格保存为PDF。

1. 打开打印对话框

点击“文件”菜单，选择“打印”选项，打开打印对话框。

2. 选择PDF打印机

在打印机选项中，选择“Microsoft Print to PDF”或其他PDF虚拟打印机。

3. 设置打印选项

根据需要设置打印选项，例如选择打印的页码范围、调整页面方向等。

4. 打印并保存

点击打印按钮，系统会提示选择保存位置并输入文件名。完成后，Excel表格会保存为PDF文件。

四、使用PDF转换软件

专业的PDF转换软件提供了更多的功能和选项，可以满足复杂的转换需求。

1. 安装PDF转换软件

首先，下载并安装需要使用的PDF转换软件，例如Adobe Acrobat、Nitro PDF等。

2. 导入Excel文件

打开PDF转换软件，选择导入Excel文件。大部分软件都支持拖放操作，可以直接将Excel文件拖入软件界面。

3. 选择转换选项

在软件中选择将Excel文件转换为PDF格式。根据需要，可以设置更多的选项，例如页码范围、文件压缩等。

4. 完成转换并保存

设置完成后，点击转换按钮，软件会自动将Excel文件转换为PDF并保存到指定位置。

五、调整表格内容

在转换过程中，调整表格内容可以确保PDF文件的格式美观、内容完整。

1. 合并单元格和调整列宽

在Excel中，可以通过合并单元格和调整列宽，使表格内容更加紧凑、易于阅读。避免单元格内容过长或过宽，影响整体布局。

2. 使用条件格式

使用条件格式可以突出显示重要数据，使表格内容更具可读性。例如，可以为特定数值设置不同颜色的背景，使数据对比更加明显。

3. 插入分页符

在需要分页的位置插入分页符，可以确保每页内容的完整性。在“页面布局”选项卡中，选择“插入分页符”选项，将分页符插入到指定位置。

六、优化PDF文件

转换后的PDF文件可以进行进一步优化，提高其可用性和美观度。

1. 压缩PDF文件

使用PDF压缩工具，可以减小文件大小，方便传输和存储。大部分PDF转换软件都提供文件压缩功能，可以在保存时选择适当的压缩选项。

对于较长的PDF文件，可以添加书签和目录，方便读者快速导航。使用Adobe Acrobat等软件，可以在PDF文件中添加书签和目录，使其更加易于阅读。

3. 设置权限和保护

为了保护PDF文件的内容，可以设置权限和密码，限制未授权的访问和修改。在保存PDF文件时，可以选择添加密码保护，并设置不同的权限，例如禁止打印、复制等。

七、解决常见问题

在将Excel表格转换为PDF的过程中，可能会遇到一些常见问题，以下是解决方法。

1. 表格内容被截断

如果转换后的PDF文件中表格内容被截断，可能是由于页面布局设置不当。可以通过调整纸张大小、边距和缩放比例来解决这个问题。

2. 页码顺序错误

页码顺序错误可能是由于分页设置不正确。使用分页预览功能，可以查看和调整分页位置，确保页码顺序正确。

3. 文件大小过大

如果转换后的PDF文件大小过大，可以使用PDF压缩工具进行压缩。选择适当的压缩选项，可以减小文件大小，同时保持较高的质量。

八、总结

通过以上步骤，可以轻松将Excel表格转换为PDF文件。在转换过程中，调整页面布局、使用内置功能或第三方软件、优化文件等方法，可以确保转换后的PDF文件格式美观、内容完整。希望本文提供的详细步骤和技巧，能够帮助您顺利完成Excel表格到PDF的转换。