excel怎么知道谁打开了表格

要知道谁打开了Excel表格，可以通过设置共享工作簿、使用审阅功能、启用Excel的审计日志功能、使用第三方工具等方法。其中，启用Excel的审计日志功能是最有效的。通过启用审计日志功能，您可以详细追踪谁在何时打开了特定的Excel表格，并记录所有的更改和访问情况。这不仅有助于监控使用情况，还能在出现问题时快速定位责任人。以下将详细介绍如何实现这些方法。

一、设置共享工作簿

1.1 什么是共享工作簿

共享工作簿是一种允许多个用户同时查看和编辑同一个Excel文件的功能。通过启用共享工作簿功能，Excel会记录所有用户的更改以及访问时间。

1.2 如何设置共享工作簿

首先，打开您想要共享的Excel文件。然后，依次点击“审阅”选项卡和“共享工作簿”按钮。接下来，在弹出的对话框中勾选“允许多用户同时编辑”选项。最后，点击“确定”保存设置。

1.3 共享工作簿的优缺点

共享工作簿的优势在于便于协作和实时更新，但也存在一些限制。例如，某些Excel功能在共享模式下可能不可用。此外，过多的并发用户可能会导致性能问题。

二、使用审阅功能

2.1 什么是审阅功能

审阅功能是Excel中内置的一套工具，专门用于记录和管理用户对工作簿的更改。这些工具包括“跟踪更改”、“接受或拒绝更改”和“保护工作簿”等。

2.2 如何启用跟踪更改

要启用跟踪更改功能，首先打开Excel文件并切换到“审阅”选项卡。然后，点击“跟踪更改”按钮，并选择“在屏幕上突出显示更改”选项。这样，Excel会记录所有用户的更改，并在屏幕上用不同颜色标记。

2.3 如何查看更改历史

启用跟踪更改后，您可以随时查看文件的更改历史。在“审阅”选项卡中，点击“显示更改”按钮，即可查看详细的更改记录，包括更改时间、用户和具体内容。

三、启用Excel的审计日志功能

3.1 什么是审计日志功能

审计日志功能是一种高级的记录和分析工具，能够详细记录用户对Excel文件的访问和操作情况。通过启用审计日志，您可以追踪谁在何时打开了文件，并记录所有的更改。

3.2 如何启用审计日志

要启用审计日志功能，首先需要确保您的Excel版本支持此功能。然后，打开Excel文件并依次点击“文件”>“选项”>“高级”。在“高级”选项卡中，找到“审计”部分，并勾选“启用审计日志”选项。最后，点击“确定”保存设置。

3.3 如何查看审计日志

启用审计日志后，Excel会自动记录所有用户的访问和更改情况。您可以通过“文件”>“信息”>“审计日志”路径查看详细的日志记录。这些日志记录包括用户名称、访问时间、操作类型等信息。

四、使用第三方工具

4.1 为什么选择第三方工具

虽然Excel自带的功能已经能够满足大部分需求，但在某些情况下，使用第三方工具可能更加高效和便捷。这些工具通常提供更强大的功能、更友好的界面和更灵活的配置选项。

4.2 常见的第三方工具

市面上有许多专门用于Excel文件管理和监控的第三方工具。例如，Track Changes for Excel、AuditExcel和ExcelSpy等。这些工具能够提供更加详细和定制化的日志记录和分析功能。

4.3 如何选择和使用第三方工具

选择第三方工具时，应根据自身需求和预算综合考虑。安装和使用这些工具通常较为简单，按照工具提供的安装说明进行操作即可。安装完成后，通过工具的界面可以方便地查看和管理Excel文件的访问记录和更改情况。

五、加强文件保护和安全

5.1 使用密码保护

为确保Excel文件的安全性，可以设置密码保护。这样只有知道密码的用户才能打开文件。具体操作步骤为：打开Excel文件，点击“文件”>“另存为”>“工具”>“常规选项”，在弹出的对话框中设置打开和修改密码。

5.2 限制权限

通过Excel的权限管理功能，可以限制用户对文件的访问和修改权限。点击“文件”>“保护工作簿”>“限制访问”，在弹出的对话框中设置用户权限。

5.3 定期备份

为了防止数据丢失和损坏，建议定期备份Excel文件。可以手动备份，也可以使用自动备份软件定期备份文件。

六、总结

通过设置共享工作簿、使用审阅功能、启用审计日志功能和使用第三方工具等方法，可以有效追踪和记录谁在何时打开了Excel表格。这些方法各有优劣，需根据实际需求选择合适的方案。此外，通过加强文件保护和安全措施，可以进一步保障Excel文件的安全性和完整性。无论采用哪种方法，定期检查和维护都是确保文件安全和管理效率的关键。