怎么把excel压缩发邮件

要将Excel文件压缩后发送邮件，可以通过以下几种方法：使用压缩软件、将文件转换为PDF格式、使用在线压缩工具。使用压缩软件是最直接且有效的方法。下面将详细介绍如何使用压缩软件进行操作。

一、使用压缩软件

使用压缩软件如WinRAR或7-Zip可以有效地减少Excel文件的大小，从而更方便地通过电子邮件发送。

1. 下载并安装压缩软件

   • 如果您还没有压缩软件，可以从官方网站下载WinRAR或7-Zip等工具，并按照提示完成安装。
   • 这些工具大多数都是免费提供基本功能的，适合大部分用户需求。

2. 压缩Excel文件

   • 右键点击需要压缩的Excel文件。
   • 选择“添加到压缩文件”或类似选项。
   • 选择压缩格式（通常选择ZIP或RAR格式）。
   • 设置压缩级别为“最高”以最大化压缩效果。
   • 点击“确定”开始压缩。

3. 检查压缩后的文件

   • 完成压缩后，您可以看到生成的压缩文件。
   • 右键点击压缩文件，选择“属性”查看其大小，以确保压缩效果达到了预期。

4. 通过电子邮件发送压缩文件

   • 打开电子邮件客户端或Web邮箱。
   • 创建新邮件，填写收件人信息和邮件主题。
   • 点击附件按钮，选择刚刚压缩的文件进行上传。
   • 检查附件是否成功上传，然后发送邮件。

二、将文件转换为PDF格式

有时，将Excel文件转换为PDF格式可以减少文件大小，因为PDF格式通常比Excel更紧凑。

1. 打开Excel文件

   • 使用Microsoft Excel或类似软件打开需要发送的文件。

2. 转换为PDF

   • 点击“文件”菜单，然后选择“另存为”。
   • 在文件类型下拉菜单中选择“PDF”格式。
   • 选择保存位置并点击“保存”。

3. 检查PDF文件大小

   • 打开生成的PDF文件，查看其大小。
   • 如果文件大小依然较大，可以使用PDF压缩工具进一步压缩。

4. 发送PDF文件

   • 打开电子邮件客户端或Web邮箱。
   • 创建新邮件，填写收件人信息和邮件主题。
   • 点击附件按钮，选择PDF文件进行上传。
   • 检查附件是否成功上传，然后发送邮件。

三、使用在线压缩工具

如果您不希望安装任何软件，可以使用在线压缩工具来压缩文件。

1. 选择在线压缩工具

   • 打开浏览器并搜索“在线文件压缩工具”，例如Smallpdf、ILovePDF等。

2. 上传Excel文件

   • 打开在线压缩工具的网站。
   • 点击“上传文件”按钮，选择需要压缩的Excel文件进行上传。

3. 压缩文件

   • 等待文件上传完成，工具会自动开始压缩。
   • 压缩完成后，下载压缩后的文件。

4. 发送压缩文件

   • 打开电子邮件客户端或Web邮箱。
   • 创建新邮件，填写收件人信息和邮件主题。
   • 点击附件按钮，选择下载的压缩文件进行上传。
   • 检查附件是否成功上传，然后发送邮件。

四、使用云存储服务

如果文件大小依然较大，可以考虑使用云存储服务，例如Google Drive、Dropbox等，并分享链接。

1. 上传文件到云存储

   • 打开云存储服务网站，例如Google Drive。
   • 登录账户并上传需要发送的Excel文件。

2. 生成共享链接

   • 右键点击上传的文件，选择“获取共享链接”或类似选项。
   • 设置共享权限，例如“任何有链接的人都可以查看”。

3. 发送邮件

   • 打开电子邮件客户端或Web邮箱。
   • 创建新邮件，填写收件人信息和邮件主题。
   • 在邮件正文中粘贴共享链接。
   • 发送邮件。

通过以上几种方法，您可以有效地将Excel文件压缩后发送邮件。如果文件大小依然超出邮件附件限制，可以使用云存储服务进行分享。希望这些方法能够帮助您顺利完成文件发送。

相关问答FAQs：

1. 为什么我在发送Excel文件时需要压缩它？
发送Excel文件时，压缩文件可以减小文件大小，从而加快上传和下载速度，节省网络流量和存储空间。

2. 如何压缩Excel文件以便发送邮件？
压缩Excel文件非常简单。您可以使用文件压缩软件，如WinRAR或7-Zip，在计算机上选择Excel文件，右键点击并选择“添加到压缩文件”选项。然后，您可以选择压缩文件的格式和保存位置。

3. 我应该选择哪种压缩文件格式来压缩Excel文件？
常见的压缩文件格式包括ZIP、RAR和7Z等。对于发送邮件，ZIP是最常用的格式，因为它被广泛支持并且几乎可以在任何电子邮件客户端中打开。RAR和7Z格式通常用于更大的文件或需要更高级的压缩功能的情况。