excel表格里怎么设置库存预警

在Excel表格里设置库存预警的方法有：使用条件格式、创建带有公式的警报、使用数据验证。下面将详细讲解如何使用条件格式为例，设置库存预警。

使用条件格式来设置库存预警：在Excel中，我们可以通过条件格式来设置库存预警，这样当库存量低于设定的阈值时，Excel会自动将该单元格的背景颜色改变，以提醒用户需要补货。

一、条件格式设置库存预警

1、选择需要设置预警的单元格范围

首先，打开你的Excel表格，并选择你想要应用库存预警的单元格范围。例如，如果你的库存数量在“B列”，你可以选择“B2:B100”作为预警范围。

2、打开条件格式

在Excel上方菜单栏中，点击“开始”选项卡，然后在“样式”组中找到并点击“条件格式”。在下拉菜单中选择“新建规则”。

3、设置规则类型

在弹出的“新建格式规则”窗口中，选择“使用公式确定要设置格式的单元格”这一选项。

4、输入公式

在“为符合此公式的值设置格式”框中，输入一个公式来确定何时应用格式。假设你希望在库存量低于10时触发预警，你可以输入公式：

=B2<10

如果你选择的范围是“B2:B100”，这个公式会自动应用到每个单元格。

5、设置格式

点击“格式”按钮，选择你希望应用的格式。例如，你可以选择将背景颜色设置为红色，以便突出显示库存不足的项目。设置完成后，点击“确定”。

6、应用规则并保存

最后，点击“确定”以应用规则，然后保存你的Excel表格。现在，当库存量低于10时，相关单元格会自动变成你设置的颜色。

二、使用公式创建库存预警

1、创建辅助列

在你的Excel表格中创建一个辅助列，假设在“C列”。在这个列中，我们将输入一个公式来计算库存是否低于预设值。

2、输入公式

在“C2”单元格中输入以下公式：

=IF(B2<10,"预警","")

这个公式的意思是：如果“B2”单元格的值小于10，则在“C2”单元格中显示“预警”，否则显示为空白。

3、复制公式

将“C2”单元格的公式复制到“C列”的其他单元格中，例如“C3:C100”。现在，当库存量低于10时，“C列”将显示“预警”。

4、使用条件格式

你可以结合条件格式将“C列”中的“预警”单元格高亮显示。重复上述条件格式的步骤，但这次选择“C列”，并使用公式：

=C2="预警"

然后设置你希望的格式，如背景颜色或字体颜色。

三、使用数据验证来设置库存预警

1、选择需要验证的单元格

选择你想要应用库存预警的单元格范围，例如“B2:B100”。

2、打开数据验证

在Excel上方菜单栏中，点击“数据”选项卡，然后在“数据工具”组中找到并点击“数据验证”。

3、设置条件

在弹出的“数据验证”窗口中，选择“设置”选项卡。在“允许”下拉菜单中选择“自定义”。在“公式”框中输入以下公式：

=B2>=10

4、设置输入信息和出错警告

在“输入信息”选项卡中，你可以输入提示信息，以便用户知道应该输入什么样的值。然后在“出错警告”选项卡中，你可以设置错误消息，当用户输入低于10的库存量时，会弹出警告窗口。

5、应用并保存

点击“确定”以应用数据验证规则，并保存你的Excel表格。现在，当用户试图输入低于10的库存量时，Excel会自动弹出警告信息。

四、结合VBA代码设置高级库存预警

1、打开VBA编辑器

按“Alt + F11”打开VBA编辑器。在“插入”菜单中选择“模块”来插入一个新模块。

2、编写VBA代码

在新模块中输入以下代码：

Sub 库存预警()
    Dim cell As Range
    For Each cell In Range("B2:B100")
        If cell.Value < 10 Then
            cell.Interior.Color = RGB(255, 0, 0)
            MsgBox "库存预警: " & cell.Offset(0, -1).Value & " 库存量低于10", vbExclamation
        End If
    Next cell
End Sub

这个VBA代码会遍历“B2:B100”范围内的每个单元格，如果发现库存量低于10，就会将单元格背景颜色设置为红色，并弹出预警消息。

3、运行VBA代码

按“F5”运行代码，或关闭VBA编辑器并返回到Excel，在“开发工具”选项卡中点击“宏”，选择“库存预警”并运行。

4、设置自动运行

如果你希望每次打开工作簿时自动运行预警，你可以将代码放入“Workbook_Open”事件中：

Private Sub Workbook_Open()
    Call 库存预警
End Sub

将此代码放入“ThisWorkbook”对象中。

五、使用图表和仪表盘进行库存预警展示

1、创建库存数据图表

在Excel中选择你的库存数据，点击“插入”选项卡，然后选择适合的图表类型，如条形图或折线图，来展示你的库存数据。

2、添加预警线

在图表中添加一条预警线，表示库存阈值。例如，如果你的阈值是10，可以在图表中手动添加一条水平线，表示库存低于10时的预警。

3、创建仪表盘

使用Excel的仪表盘功能，结合不同的图表、条件格式和数据验证，创建一个动态的库存预警仪表盘。这样，你可以在一个界面上全面监控库存情况，并及时采取行动。

4、使用Sparklines

在Excel中使用Sparklines（迷你图表）来实时展示库存变化趋势，帮助你快速识别库存异常。这些迷你图表可以嵌入单元格中，与库存数据紧密结合。

通过以上方法，你可以在Excel中设置不同层次的库存预警，从简单的条件格式到高级的VBA代码和图表展示，帮助你更高效地管理库存。