报销单在excel中怎么打印

报销单在excel中打印的步骤包括设置页面布局、调整打印区域、插入页眉和页脚、预览打印效果、选择打印机、设置打印选项等。 其中，设置页面布局最为重要，因为它决定了报销单在打印时的整体排版和视觉效果。

一、设置页面布局

设置页面布局是打印报销单的第一步。通过合理的页面布局设置，可以确保打印出的报销单美观、整齐且易于阅读。

1. 页面方向和纸张大小

首先，确定报销单的页面方向（横向或纵向）和纸张大小（如A4）。在Excel中，这些设置可以通过“页面布局”选项卡中的“方向”和“纸张大小”来进行调整。如果报销单内容较多，建议使用横向纸张以确保所有信息能够完整显示。

2. 页边距设置

页边距决定了报销单内容与纸张边缘的距离。通常，设置适中的页边距（如上、下、左、右各1厘米）可以使报销单看起来更加整齐有序。页边距的设置可以在“页面布局”选项卡中的“页边距”选项中进行调整。

二、调整打印区域

调整打印区域是确保报销单打印效果的关键步骤。通过设置打印区域，可以确定哪些内容将被打印出来。

1. 选择打印区域

在Excel中，选择需要打印的单元格范围，然后在“页面布局”选项卡中点击“打印区域”按钮，并选择“设置打印区域”。这样，只有选定的内容会被打印出来，避免了多余信息的打印。

2. 调整列宽和行高

确保报销单中的每一列和每一行内容都能清晰显示。通过调整列宽和行高，可以避免内容被截断或显示不全。可以通过右键点击列或行头，选择“列宽”或“行高”，并输入合适的数值进行调整。

三、插入页眉和页脚

页眉和页脚可以提供附加信息，例如公司名称、报销单标题、页码等。

1. 添加页眉

在“插入”选项卡中，选择“页眉和页脚”选项。可以在页眉中输入公司名称、报销单标题、日期等信息。通过设置页眉，可以使每一页的报销单都包含这些重要信息。

2. 添加页脚

页脚通常用于显示页码和其他附加信息。在页脚中，可以插入页码，便于报销单的整理和查阅。可以通过“插入”选项卡中的“页眉和页脚”选项，选择“页脚”，然后插入页码或其他信息。

四、预览打印效果

在打印前，预览打印效果可以帮助发现和解决排版问题。

1. 使用“打印预览”功能

在“文件”选项卡中，选择“打印”，然后点击“打印预览”。通过预览，可以检查报销单的布局、页边距、列宽行高等是否合适，确保打印效果符合预期。

2. 调整打印设置

如果在预览中发现问题，可以返回到Excel表格中进行相应的调整。调整后再次进行预览，直到确认打印效果满意为止。

五、选择打印机

选择合适的打印机是确保打印质量的重要环节。

1. 选择默认打印机

在“文件”选项卡中，选择“打印”，然后在“打印机”选项中选择要使用的打印机。确保选择的打印机能够正常工作，并且有足够的墨水和纸张。

2. 检查打印机设置

检查打印机的设置，例如打印质量、纸张类型等，确保与报销单的打印要求相符。如果有特殊的打印需求，可以根据需要进行调整。

六、设置打印选项

设置打印选项可以确保报销单按照预期的格式打印出来。

1. 选择打印范围

在“打印”选项中，选择打印范围，如打印全部工作表、选定区域或特定页数。根据报销单的需求，选择合适的打印范围。

2. 设置打印份数

输入需要打印的报销单份数。如果需要多份报销单，可以在“打印”选项中设置打印份数。确保输入的份数正确，以避免浪费纸张和墨水。

3. 打印网格线和标题行

在“页面布局”选项卡中，可以选择是否打印网格线和标题行。网格线可以帮助分隔内容，标题行可以在每一页的顶部显示，便于阅读和查找信息。

七、保存和打印

在完成所有设置后，可以保存并打印报销单。

1. 保存文件

在“文件”选项卡中，选择“另存为”，将报销单保存为Excel文件或PDF文件。保存文件可以方便后续修改和打印。

2. 打印报销单

在“文件”选项卡中，选择“打印”，然后点击“打印”按钮，开始打印报销单。确保打印机正常工作，等待打印完成。

八、总结

通过以上步骤，可以在Excel中高效地打印报销单。设置页面布局、调整打印区域、插入页眉和页脚、预览打印效果、选择打印机、设置打印选项等步骤，都可以确保打印出的报销单美观、整齐且易于阅读。在实际操作中，可以根据具体需求进行适当调整，确保打印效果符合预期。