怎么用excel打凭证

在Excel中打凭证的步骤包括：创建模板、输入数据、使用公式自动计算、格式化表格、添加打印区域、自动化操作。 其中，创建模板是最重要的一步，它决定了凭证的格式和数据录入的效率。下面将详细描述每一步的操作。

一、创建模板

1、选择合适的模板

创建凭证模板是制作凭证的基础。在Excel中，可以根据需要选择合适的模板，也可以自己设计模板。一般凭证包括日期、凭证编号、摘要、科目、借方金额、贷方金额等字段。

2、设置标题和表头

在Excel表格的顶部设置标题，如“记账凭证”，并在下方设置表头，分别为日期、凭证编号、摘要、科目、借方金额、贷方金额。可以使用合并单元格和加粗字体来突出标题。

3、设置单元格格式

为了确保数据录入的规范性，可以设置单元格格式。例如，日期列设置为日期格式，金额列设置为数值格式，并保留两位小数。

4、设计模板样式

为了使凭证看起来更美观，可以使用边框、颜色填充等格式化工具对模板进行美化。比如，可以为表头添加底色，为每一列添加边框线。

二、输入数据

1、录入基本信息

根据实际业务需要，在相应的单元格中录入日期、凭证编号、摘要、科目等基本信息。可以使用下拉菜单或数据验证功能来确保录入的科目名称规范统一。

2、录入金额

在借方金额和贷方金额列中录入相应的金额。为了确保金额录入的准确性，可以使用Excel的公式功能进行自动计算。

3、检查数据的准确性

录入完数据后，需要仔细检查每一项数据的准确性，特别是金额的录入，确保借贷平衡。

三、使用公式自动计算

1、设置自动计算公式

在Excel中，可以使用公式进行自动计算。例如，可以使用SUM函数计算借方金额和贷方金额的总和，确保借贷平衡。

2、使用条件格式

为了更好地检查数据的准确性，可以使用条件格式来突出显示不平衡的凭证。例如，当借方金额不等于贷方金额时，可以将整行的背景色设置为红色。

3、自动生成凭证编号

如果需要自动生成凭证编号，可以使用Excel的自动填充功能。例如，可以在第一行输入编号“1”，在第二行输入编号“2”，然后选中这两个单元格向下拖动，即可自动生成连续的编号。

四、格式化表格

1、调整列宽和行高

为了使表格看起来更美观，可以根据内容的长度调整每一列的宽度和每一行的高度。例如，摘要列的内容一般较长，可以适当增加列宽。

2、添加边框线

为了使凭证看起来更清晰，可以为每一列添加边框线。可以选择单线、双线等不同样式的边框线。

3、设置打印格式

为了方便打印，可以在Excel中设置打印格式。例如，可以设置页面方向为横向，调整页边距，设置打印区域等。

五、添加打印区域

1、设置打印区域

在Excel中，可以通过选择需要打印的区域，然后在“页面布局”选项卡中选择“打印区域”来设置打印区域。这样在打印时只会打印选定的区域。

2、预览打印效果

在正式打印之前，可以通过打印预览来检查打印效果。确保所有内容都在页面范围内，且布局合理。

3、调整打印设置

根据打印预览的效果，可以适当调整打印设置。例如，可以调整页边距，缩放比例等，确保打印效果最佳。

六、自动化操作

1、使用宏功能

如果需要频繁制作凭证，可以使用Excel的宏功能来自动化操作。例如，可以录制一个宏来自动完成数据录入、格式设置等一系列操作。

2、创建自定义函数

如果Excel自带的函数无法满足需求，可以使用VBA编写自定义函数。例如，可以编写一个函数来自动生成凭证编号，或进行复杂的金额计算。

3、使用模板文件

为了提高效率，可以将设计好的凭证模板保存为模板文件（.xltx格式）。以后需要制作凭证时，只需打开模板文件，即可快速创建新的凭证。

七、常见问题及解决方法

1、凭证格式不统一

在制作凭证时，可能会遇到格式不统一的问题。可以通过设置单元格格式、使用模板等方法来确保格式统一。

2、数据录入错误

数据录入错误是常见的问题。可以通过使用数据验证、条件格式等方法来减少错误的发生。

3、打印效果不佳

在打印凭证时，可能会遇到打印效果不佳的问题。可以通过调整打印设置、预览打印效果等方法来解决。

4、自动化操作失败

使用宏或自定义函数进行自动化操作时，可能会遇到失败的情况。可以通过调试代码、检查宏安全设置等方法来解决。

八、提高效率的小技巧

1、使用快捷键

在Excel中，有很多快捷键可以提高操作效率。例如，Ctrl+C复制，Ctrl+V粘贴，Ctrl+Z撤销等。

2、使用模板文件

如前所述，使用模板文件可以大大提高制作凭证的效率。

3、批量处理数据

在录入大量数据时，可以使用Excel的批量处理功能。例如，可以使用自动填充、公式填充等方法快速录入数据。

4、定期备份文件

为了防止数据丢失，可以定期备份Excel文件。可以将文件保存到云存储服务，或使用版本控制工具进行备份。

九、总结

通过以上步骤，可以在Excel中高效地制作凭证。创建模板、输入数据、使用公式自动计算、格式化表格、添加打印区域、自动化操作是制作凭证的关键步骤。通过不断实践和总结经验，可以进一步提高制作凭证的效率和准确性。