excel表数据透视图怎么做

EXCEL表数据透视图制作方法：选择数据源、插入数据透视图、自定义字段设置、调整布局和格式

数据透视图是Excel中一项强大的数据分析工具，可以帮助用户快速汇总、分析和展示数据。在制作数据透视图时，有几个关键步骤需要遵循。选择数据源是第一步，确保所选数据完整且有正确的标识；接下来，插入数据透视图，选择适当的字段并将其拖放到相应的区域；然后，自定义字段设置，如数据筛选、排序和分组；最后，调整布局和格式，使数据透视图更具可读性和美观性。选择数据源是最重要的一步，因为它直接影响数据透视图的准确性和完整性。

一、选择数据源

在制作数据透视图的过程中，选择数据源是首要任务。数据源是数据透视图的基础，只有选择了正确的数据源，才能确保数据透视图的准确性和完整性。

1.1 数据准备

在选择数据源之前，需要确保数据的完整性和正确性。数据应包含所有需要分析的信息，并且每列应有明确的标题。这些标题将成为数据透视图中的字段名称。

1.2 选择数据区域

在Excel中，选择数据区域的方法有多种，可以手动选择，也可以使用快捷键。手动选择时，点击并拖动鼠标选择包含所有数据的区域；使用快捷键时，可以按下“Ctrl + A”键，快速选择整个数据区域。

1.3 确保数据连续

数据源应是连续的，不能有空白行或列。如果数据中有空白行或列，可能会导致数据透视图无法正确生成。因此，在选择数据源时，应仔细检查并去除所有空白行和列。

二、插入数据透视图

选择了数据源后，接下来需要在Excel中插入数据透视图。

2.1 打开数据透视图向导

在Excel中，点击“插入”选项卡，然后选择“数据透视图”。此时会弹出“创建数据透视表”对话框。

2.2 选择数据源和位置

在“创建数据透视表”对话框中，确认选择的数据源是否正确。接下来，需要选择数据透视图的位置，可以选择在当前工作表中插入，也可以选择在新工作表中插入。通常建议在新工作表中插入，以便更好地管理和查看数据透视图。

2.3 确认插入

选择好数据源和位置后，点击“确定”按钮，即可在指定位置插入数据透视图的框架。此时，Excel会自动生成一个空白的数据透视图，并显示数据透视表字段列表。

三、自定义字段设置

在数据透视图中，自定义字段设置是一个重要步骤。通过拖放字段，可以将数据组织成所需的格式，并进行详细分析。

3.1 了解字段列表

数据透视表字段列表显示了所有可用的字段。这些字段通常来自数据源中的列标题。在字段列表中，可以看到字段的名称，并可以通过拖放将它们添加到数据透视图中。

3.2 拖放字段到相应区域

在数据透视表字段列表中，可以将字段拖放到不同的区域，包括行、列、值和筛选器区域。行区域用于显示行标签，列区域用于显示列标签，值区域用于显示数据值，筛选器区域用于添加筛选条件。

3.3 设置字段值

在值区域中，可以选择字段并设置其汇总方式。默认情况下，数值字段会自动汇总为求和，但也可以选择其他汇总方式，如计数、平均值、最大值和最小值等。可以通过右键点击字段并选择“值字段设置”来更改汇总方式。

四、调整布局和格式

数据透视图生成后，可以通过调整布局和格式，使其更加美观和易于阅读。

4.1 调整布局

在数据透视图中，可以通过拖放字段来调整布局。例如，可以将行字段拖到列区域，或将列字段拖到行区域，从而改变数据透视图的显示方式。此外，还可以通过右键点击字段并选择“移动”选项，来调整字段的位置。

4.2 应用样式和格式

Excel提供了多种样式和格式选项，可以用来美化数据透视图。在数据透视图工具栏中，选择“设计”选项卡，可以看到各种预设样式。选择一个样式后，数据透视图的外观会自动更新。此外，还可以通过手动设置字体、颜色和边框等，进一步自定义数据透视图的格式。

4.3 添加图表

为了更直观地展示数据，可以在数据透视图的基础上添加图表。在数据透视图工具栏中，选择“分析”选项卡，然后选择“数据透视图图表”。此时会弹出“插入图表”对话框，可以选择适当的图表类型，如柱状图、折线图、饼图等。选择好图表类型后，点击“确定”按钮，即可在数据透视图旁边生成对应的图表。

五、使用筛选和排序功能

数据透视图的筛选和排序功能可以帮助用户更好地分析数据，并快速找到所需的信息。

5.1 使用筛选器

在数据透视图中，可以通过筛选器来过滤数据。在筛选器区域中，添加需要筛选的字段，然后点击字段旁边的下拉箭头，选择需要显示的项目。筛选器可以是单选或多选，也可以通过搜索来快速找到所需项目。通过筛选器，可以快速查看特定条件下的数据，便于深入分析。

5.2 排序数据

数据透视图中，可以对数据进行排序，以便更好地组织和展示信息。右键点击需要排序的字段，然后选择“排序”选项。可以选择按升序或降序排序，或者按字段中的值进行自定义排序。排序功能可以帮助用户快速找到最大值、最小值或其他特定值。

5.3 使用切片器

切片器是一种直观的筛选工具，可以帮助用户更方便地筛选数据。在数据透视图工具栏中，选择“分析”选项卡，然后选择“插入切片器”。此时会弹出“插入切片器”对话框，可以选择需要添加切片器的字段。选择好字段后，点击“确定”按钮，即可在工作表中插入切片器。通过点击切片器中的按钮，可以快速筛选数据透视图中的信息。

六、分组和计算

在数据透视图中，可以通过分组和计算功能，进一步分析和处理数据。

6.1 数据分组

在数据透视图中，可以将数据进行分组，以便更好地组织和分析信息。右键点击需要分组的字段，然后选择“分组”选项。可以选择按日期、数值或自定义方式进行分组。例如，可以按月份或季度对日期字段进行分组，或按数值范围对数值字段进行分组。分组功能可以帮助用户更清晰地查看数据的分布情况。

6.2 添加计算字段

在数据透视图中，可以添加计算字段，以便进行更复杂的计算。在数据透视图工具栏中，选择“分析”选项卡，然后选择“字段、项目和集合”下的“计算字段”。此时会弹出“插入计算字段”对话框，可以输入计算字段的名称和公式。计算字段可以使用现有字段进行加、减、乘、除等运算，从而生成新的数据列。添加计算字段可以帮助用户进行更深入的分析。

6.3 使用显示值选项

显示值选项是数据透视图中的一种高级功能，可以帮助用户更好地理解数据。在数据透视图中，右键点击值字段，然后选择“显示值方式”。可以选择按百分比、差异、排名等方式显示数据。例如，可以选择“按列百分比”来显示每个项目占列总和的百分比，或选择“按排名”来显示项目的排名。显示值选项可以帮助用户更直观地比较和分析数据。

七、更新和刷新数据

在数据透视图中，当数据源发生变化时，需要更新和刷新数据透视图，以确保其显示最新的信息。

7.1 手动刷新数据

当数据源发生变化时，可以手动刷新数据透视图。在数据透视图工具栏中，选择“分析”选项卡，然后选择“刷新”按钮。此时，数据透视图会自动更新，并显示最新的数据。

7.2 设置自动刷新

为了确保数据透视图始终显示最新的数据，可以设置自动刷新。在数据透视图工具栏中，选择“分析”选项卡，然后选择“选项”下的“数据选项”。在“数据选项”对话框中，可以选择在打开文件时自动刷新数据透视图。设置自动刷新可以确保用户在每次打开文件时，都能看到最新的数据。

7.3 更改数据源

当数据源范围发生变化时，可以更改数据透视图的数据源。在数据透视图工具栏中，选择“分析”选项卡，然后选择“更改数据源”。在“更改数据源”对话框中，可以输入新的数据源范围，或手动选择新的数据区域。更改数据源可以确保数据透视图包含所有需要分析的信息。

八、保护和共享数据透视图

在使用数据透视图时，可能需要保护和共享数据，以便其他用户可以查看和使用数据透视图。

8.1 保护数据透视图

为了防止数据透视图被意外修改，可以设置保护。在工作表中，选择“审阅”选项卡，然后选择“保护工作表”按钮。在“保护工作表”对话框中，可以设置密码，并选择允许的操作。保护数据透视图可以确保其结构和数据不被意外更改。

8.2 共享数据透视图

为了与其他用户共享数据透视图，可以将其保存为共享文件。在Excel中，选择“文件”选项卡，然后选择“共享”选项。可以选择通过电子邮件发送文件，或将文件保存到云端存储，并生成共享链接。共享数据透视图可以让其他用户查看和分析数据。

8.3 导出数据透视图

为了在其他应用程序中使用数据透视图，可以将其导出为图像或PDF文件。在数据透视图工具栏中，选择“文件”选项卡，然后选择“另存为”选项。选择保存类型为图像或PDF文件，然后点击“保存”按钮。导出数据透视图可以方便地在其他应用程序中进行展示和分享。

九、优化数据透视图性能

在处理大型数据集时，数据透视图的性能可能会受到影响。通过一些优化措施，可以提高数据透视图的性能和响应速度。

9.1 使用数据模型

在处理大型数据集时，可以使用数据模型来提高性能。在Excel中，选择“数据”选项卡，然后选择“管理数据模型”按钮。在数据模型中，可以创建关系、添加计算列和度量值，从而提高数据透视图的性能。使用数据模型可以更高效地处理和分析大型数据集。

9.2 减少数据量

为了提高数据透视图的性能，可以减少数据量。在选择数据源时，可以选择只包含需要分析的数据区域，或通过筛选器来过滤数据。减少数据量可以降低数据透视图的计算负担，从而提高性能。

9.3 关闭自动计算

在处理大型数据集时，可以关闭自动计算，以提高数据透视图的响应速度。在Excel中，选择“文件”选项卡，然后选择“选项”下的“公式”选项。在“公式”选项中，可以选择将计算模式设置为“手动”。关闭自动计算可以避免在每次数据更改时都重新计算数据透视图，从而提高性能。

十、常见问题及解决方法

在使用数据透视图时，可能会遇到一些常见问题。通过了解这些问题及其解决方法，可以更好地使用数据透视图。

10.1 数据透视图不显示数据

如果数据透视图不显示数据，可能是因为数据源不正确或数据区域中存在空白行或列。检查数据源是否正确，并确保数据区域连续且没有空白行或列。

10.2 数据透视图显示错误

如果数据透视图显示错误，可能是因为字段设置不正确或数据类型不匹配。检查字段的汇总方式和格式设置，并确保数据类型正确。例如，数值字段应为数值类型，日期字段应为日期类型。

10.3 数据透视图刷新慢

如果数据透视图刷新慢，可能是因为数据量过大或计算复杂。可以通过减少数据量、使用数据模型或关闭自动计算来提高性能。此外，还可以检查计算字段和显示值选项，确保其设置合理。

10.4 数据透视图格式丢失

如果数据透视图格式丢失，可能是因为数据源或布局发生变化。可以通过重新设置格式和布局来恢复数据透视图的外观。此外，可以将数据透视图样式保存为模板，以便在需要时快速应用。

10.5 数据透视图无法分组

如果数据透视图无法分组，可能是因为数据类型不正确或数据中存在空白值。检查数据类型是否正确，并确保数据中没有空白值。例如，日期字段应为日期类型，数值字段应为数值类型。

通过以上步骤和方法，可以在Excel中轻松创建、定制和优化数据透视图，从而更好地分析和展示数据。数据透视图是Excel中的一项强大工具，通过合理使用，可以极大提高数据分析的效率和效果。