excel 怎么查询更改记录

如何在Excel中查询和更改记录

要在Excel中查询和更改记录，可以使用版本历史记录、审阅功能、VBA代码、第三方插件。这些工具和方法可以帮助你全面了解和跟踪工作表中的修改情况，确保数据的准确性和完整性。以下将详细介绍这些方法，帮助你更有效地管理和监控Excel中的数据更改。

一、版本历史记录

1. 使用版本历史记录查看更改

Excel的版本历史记录功能允许你查看和恢复到之前的版本。这对于追踪和管理更改记录非常有用。具体步骤如下：

打开Excel文件，点击“文件”选项卡。
选择“信息”。
在“版本历史记录”部分，你可以查看并打开之前保存的版本。

版本历史记录不仅显示文件的修改时间，还可以让你恢复到之前的版本，确保数据的正确性。

2. 恢复到之前的版本

有时候，你可能需要恢复到一个较早的版本，这在版本历史记录中也很容易操作：

在“版本历史记录”中找到你需要恢复的版本。
点击该版本，Excel将会打开该版本的一个只读副本。
如果确认需要恢复该版本，可以选择“恢复”按钮，将当前文件恢复到该版本。

二、审阅功能

1. 启用审阅功能

Excel的审阅功能可以记录每一次更改，包括插入、删除和修改数据。启用审阅功能的方法如下：

打开Excel文件，点击“审阅”选项卡。
点击“跟踪修订”，然后选择“高亮显示修订”。

2. 查看和接受/拒绝更改

审阅功能不仅可以记录更改，还可以让你逐一查看并接受或拒绝这些更改：

在“审阅”选项卡中，点击“显示修订”。
你可以查看所有的更改，Excel会用不同的颜色高亮显示不同类型的更改。
逐条查看更改，点击“接受”或“拒绝”按钮，根据需要保留或舍弃更改。

三、VBA代码

1. 编写VBA代码记录更改

如果你需要更高级的功能，可以使用VBA代码来记录更改。以下是一个简单的示例代码，用于记录工作表中的更改：

Private Sub Workbook_SheetChange(ByVal Sh As Object, ByVal Target As Range)
    Dim ws As Worksheet
    Set ws = ThisWorkbook.Sheets("ChangeLog")
    n = ws.Cells(ws.Rows.Count, 1).End(xlUp).Row + 1
    ws.Cells(n, 1).Value = Now
    ws.Cells(n, 2).Value = Sh.Name
    ws.Cells(n, 3).Value = Target.Address
    ws.Cells(n, 4).Value = Target.Value
End Sub

2. 如何使用VBA代码

打开Excel文件，按Alt + F11进入VBA编辑器。
在VBA编辑器中，选择“插入” > “模块”，然后复制上述代码粘贴到模块中。
保存并关闭VBA编辑器。

此代码将会在工作表有更改时记录更改日志，包括时间、工作表名称、单元格地址和更改后的值。

四、第三方插件

1. 安装第三方插件

有许多第三方插件可以帮助你跟踪和记录Excel中的更改。例如，XLTools、AuditExcel等。安装这些插件的方法如下：

打开Excel，点击“插入”选项卡。
选择“获取加载项”或“Office加载项”。
在搜索框中输入插件名称，如“XLTools”，然后点击“添加”。

2. 使用第三方插件查看更改

安装插件后，具体的使用方法可能会有所不同，但大多数插件都提供了直观的界面和详细的帮助文档。以下是常见操作：

打开插件，通常会在Excel的菜单栏中添加一个新的选项卡。
根据插件的提示，选择你要查看或记录更改的工作表。
使用插件的功能查看更改记录或生成更改报告。

五、通过保护和共享工作簿

1. 启用工作簿保护

保护工作簿可以防止未经授权的更改，并记录所有的更改尝试：

打开Excel文件，点击“审阅”选项卡。
选择“保护工作簿”，然后设置密码。

2. 共享工作簿并记录更改

你也可以共享工作簿，允许多用户同时编辑并记录更改：

点击“审阅”选项卡，选择“共享工作簿”。
勾选“允许多用户同时编辑”，然后点击“高级”选项。
在“修订”部分，选择“保留修订记录”。

通过共享工作簿，你可以查看所有用户的更改记录，并根据需要接受或拒绝这些更改。

六、Excel的内置查询功能

1. 使用筛选和排序功能

Excel的筛选和排序功能可以帮助你快速找到特定的更改记录：

选择你要查询的列，点击“数据”选项卡。
选择“筛选”，然后设置筛选条件，如日期、用户等。

2. 使用条件格式

条件格式可以帮助你直观地查看更改记录：

选择你要格式化的区域，点击“开始”选项卡。
选择“条件格式”，然后设置规则，如颜色标记特定日期的更改。

七、数据透视表和图表

1. 创建数据透视表

数据透视表可以帮助你汇总和分析更改记录：

选择你的数据区域，点击“插入”选项卡。
选择“数据透视表”，然后按照向导创建数据透视表。

2. 创建图表

图表可以帮助你直观地查看更改趋势：

选择你的数据区域，点击“插入”选项卡。
选择“图表”，然后选择你需要的图表类型，如折线图、柱状图等。

八、Excel的日志功能

1. 启用日志功能

Excel没有内置的日志功能，但你可以通过VBA代码实现：

Private Sub Workbook_SheetChange(ByVal Sh As Object, ByVal Target As Range)
    Dim ws As Worksheet
    Set ws = ThisWorkbook.Sheets("Log")
    n = ws.Cells(ws.Rows.Count, 1).End(xlUp).Row + 1
    ws.Cells(n, 1).Value = Now
    ws.Cells(n, 2).Value = Sh.Name
    ws.Cells(n, 3).Value = Target.Address
    ws.Cells(n, 4).Value = Target.Value
End Sub

2. 查看日志

日志记录可以帮助你查看所有的更改记录：

打开日志工作表，你可以看到所有的更改记录，包括时间、工作表名称、单元格地址和更改后的值。
使用筛选和排序功能，快速找到你需要的更改记录。

九、总结

通过以上方法，你可以全面了解和管理Excel中的更改记录。无论是使用版本历史记录、审阅功能、VBA代码，还是第三方插件，这些工具都能帮助你确保数据的准确性和完整性。在实际操作中，根据具体需求选择适合的方法，将大大提高你的工作效率。