wps的excel怎么制作组织结构图

制作WPS Excel组织结构图的步骤包括：利用插入形状功能、使用SmartArt图形、利用数据透视表、添加连接线等。下面详细展开其中的一点——利用插入形状功能，首先明确组织结构图的层次关系，然后逐步插入矩形、线条等形状，通过调整位置和大小来构建完整的组织结构图。

一、利用插入形状功能

1. 插入矩形和线条：

   • 打开WPS Excel，选择一个空白工作表。
   • 点击“插入”菜单，选择“形状”选项，在下拉菜单中选择矩形或其它需要的形状。
   • 在工作表中绘制矩形，代表组织结构中的不同层级或职位。
   • 使用“形状格式”选项，可以调整形状的颜色、边框等样式，使其更加美观。
   • 使用“插入”菜单中的“形状”选项，选择线条或箭头，连接不同的矩形，表示层级关系。

2. 调整和对齐形状：

   • 选中所有矩形，使用“对齐”工具，确保形状在水平方向和垂直方向上均匀分布。
   • 使用“分布”工具，可以使形状之间的间距一致，保持图形美观和整齐。
   • 对于大型组织结构图，可以使用放大和缩小功能，调整视图，以便于精确操作。

二、使用SmartArt图形

1. 选择合适的SmartArt图形：

   • 在“插入”菜单中选择“SmartArt”。
   • 在弹出的对话框中，选择“层次结构”类别。
   • 根据需要，选择一种合适的图形，比如“组织结构图”或“矩形层次结构图”。
   • 点击“确定”插入SmartArt图形。

2. 编辑SmartArt图形内容：

   • 在SmartArt图形中，点击文本框输入组织结构的各个层级和职位名称。
   • 使用“SmartArt工具”中的“设计”选项，可以调整图形的样式和颜色。
   • 使用“添加形状”按钮，可以增加或删除层级，调整图形结构。

三、利用数据透视表

1. 准备数据源：

   • 将组织结构的信息录入到Excel表格中，包括每个职位的名称、上级职位等。
   • 确保数据源格式规范，便于后续操作。

2. 创建数据透视表：

   • 选择数据源区域，点击“插入”菜单，选择“数据透视表”。
   • 在弹出的对话框中，选择数据透视表的位置，可以选择新工作表或现有工作表。
   • 在数据透视表中，将职位名称和上级职位作为行标签，生成层次结构。

四、添加连接线

1. 绘制连接线：

   • 在组织结构图中，使用“插入”菜单中的“形状”选项，选择线条或箭头。
   • 在不同层级的矩形之间绘制连接线，表示层级关系。

2. 调整连接线：

   • 选中连接线，使用“形状格式”选项，可以调整线条的颜色、粗细等样式。
   • 使用“对齐”工具，可以确保连接线的起点和终点准确连接到矩形边缘。

五、优化和美化组织结构图

1. 调整整体布局：

   • 根据组织结构的复杂程度，调整图形的整体布局，使其清晰易读。
   • 使用“视图”菜单中的“页面布局”选项，可以预览和调整打印效果。

2. 添加图例和注释：

   • 在组织结构图旁边，可以添加图例或注释，解释各个层级和职位的职责。
   • 使用“插入”菜单中的“文本框”选项，插入文本框，输入相关信息。

六、保存和导出组织结构图

1. 保存Excel文件：

   • 点击“文件”菜单，选择“保存”或“另存为”，保存Excel文件。
   • 可以选择保存为不同格式，比如.xlsx、.xls等。

2. 导出为图片或PDF：

   • 如果需要将组织结构图分享给其他人，可以选择“文件”菜单中的“导出”选项。
   • 选择导出为图片或PDF格式，方便在不同设备上查看和打印。

通过以上步骤，可以在WPS Excel中制作一个专业的组织结构图，既能满足日常办公需求，又能提升工作效率。掌握这些技巧，将使您在工作中更加得心应手。

相关问答FAQs：

1. 如何在WPS的Excel中制作组织结构图？
在WPS的Excel中，您可以使用SmartArt功能轻松制作组织结构图。只需按照以下步骤操作：

• 在Excel中打开一个新的工作表。
• 选择“插入”选项卡，然后在“插入”菜单中选择“SmartArt”。
• 在“SmartArt”对话框中，选择“层次结构”类别，并选择一个适合您组织结构图的布局。
• 单击“确定”按钮后，将会在工作表中插入一个空白的组织结构图。
• 点击组织结构图中的文本框，然后输入您的组织结构信息。
• 使用“SmartArt工具”选项卡上的工具来自定义和格式化您的组织结构图，例如添加形状、更改颜色和字体等。

2. 我该如何在WPS的Excel中添加组织结构图的样式和效果？
WPS的Excel提供了丰富的样式和效果，让您的组织结构图更加吸引人。您可以按照以下步骤进行操作：

• 选中组织结构图中的一个形状或文本框。
• 在“SmartArt工具”选项卡上，您可以更改组织结构图的布局、样式和颜色。选择“布局”按钮可以更改组织结构图的整体布局。选择“样式”按钮可以更改组织结构图的整体样式。选择“颜色”按钮可以更改组织结构图的颜色方案。
• 您还可以通过单击组织结构图中的形状，然后使用“格式”选项卡上的工具来自定义单个形状的样式和效果，例如添加形状轮廓、阴影和渐变填充等。

3. 是否可以在WPS的Excel中导入外部数据来制作组织结构图？
是的，您可以在WPS的Excel中导入外部数据来制作组织结构图。按照以下步骤进行操作：

• 打开一个新的工作表，并选择“数据”选项卡。
• 在“数据”菜单中，选择“从其他来源”下的“数据连接”选项。
• 在“数据连接”对话框中，选择“从文件”选项，并选择要导入的外部数据文件。
• 完成导入外部数据的设置，并选择“确定”按钮。
• 导入的数据将会显示在工作表中。您可以使用这些数据来创建组织结构图，按照前面提到的步骤进行操作。
• 如果外部数据发生变化，您可以使用“数据”选项卡上的工具来更新组织结构图中的数据，以便保持同步。