做出来的excel太大怎么办啊

做出来的Excel太大怎么办？
当一个Excel文件变得太大时，可能会导致打开、编辑和保存文件的速度变慢，甚至可能导致崩溃。为了应对这个问题，可以尝试以下几种方法：删除不必要的数据和工作表、使用外部数据连接、压缩图片、减少公式数量、使用专门的工具进行压缩。其中，删除不必要的数据和工作表是最直接和有效的方法之一。通过清理冗余数据，可以显著减少文件的大小。

一、删除不必要的数据和工作表

删除不必要的数据和工作表是减少Excel文件大小的最直接方法。许多时候，我们可能会在Excel文件中保留一些已经不再需要的数据或工作表，这些数据占用了大量的空间。以下是具体的步骤：

检查并删除未使用的工作表：有时我们可能会创建多个工作表来进行不同的数据分析，但最终只会用到其中的一部分。定期检查并删除不再需要的工作表可以显著减少文件的大小。
清理未使用的单元格：即使单元格没有数据，只要它们被格式化或包含公式，也会占用文件空间。可以通过选择整个工作表并删除未使用的行和列来清理这些单元格。
删除重复数据：使用Excel的“删除重复项”功能，清理数据表中的重复数据，减少冗余。

二、使用外部数据连接

当处理大量数据时，可以考虑将数据存储在外部数据库中，并通过Excel的数据连接功能进行访问。这样可以减少Excel文件本身的大小，同时提高数据处理的效率。

创建数据连接：在Excel中，可以通过“数据”选项卡下的“从其他来源”功能来创建与外部数据库的连接。常见的外部数据源包括SQL Server、Oracle等。
使用Power Query：Power Query是Excel中的一个强大工具，可以用来从不同的来源获取、清洗和转换数据。通过Power Query，可以将数据存储在外部文件或数据库中，只在需要时加载到Excel中。
定期更新数据连接：通过定期更新数据连接，可以确保Excel文件中的数据始终是最新的，同时避免了将大量数据直接存储在Excel文件中的问题。

三、压缩图片

图片和图形文件通常会占用大量的空间。如果Excel文件包含了大量的图片，可以通过以下方法来压缩图片，从而减少文件大小：

使用Excel自带的压缩功能：选择图片后，在“图片工具”选项卡下，可以找到“压缩图片”选项。通过选择适当的压缩选项，可以显著减少图片的文件大小。
使用外部工具：有些情况下，Excel自带的压缩功能可能不足以满足需求，可以使用外部图片压缩工具（如TinyPNG、JPEG-Optimizer等）对图片进行压缩，然后再将压缩后的图片插入到Excel文件中。
避免使用高分辨率图片：在插入图片时，可以选择适当的分辨率，避免使用过高分辨率的图片，因为高分辨率的图片会占用更多的空间。

四、减少公式数量

大量的公式计算会占用Excel的计算资源，并增加文件的大小。通过减少公式数量，可以提高Excel文件的性能，并减少文件大小。

使用值代替公式：对于一些不需要动态更新的数据，可以将公式计算的结果复制并粘贴为值。这样可以减少文件中的公式数量，从而减少文件大小。
优化公式：有时，可以通过优化公式来减少计算量。例如，可以使用数组公式来替代多个单独的公式，或者使用更高效的函数（如SUMIFS、COUNTIFS等）来替代复杂的嵌套公式。
使用辅助列：在某些情况下，可以通过引入辅助列来简化公式。辅助列可以用来存储中间计算结果，从而减少主公式的复杂性。

五、使用专门的工具进行压缩

有一些专门的工具可以用来压缩Excel文件，从而减少文件大小。这些工具通过各种优化技术，可以显著减少文件的大小，而不影响文件的功能。

Excel自身的压缩功能：在Excel的“文件”选项卡下，有一个“压缩文件”选项，可以用来减少文件的大小。这个功能会自动优化文件中的数据和格式，从而减少文件大小。
第三方压缩工具：有些第三方工具（如Excel Compressor、NXPowerLite等）专门用来压缩Excel文件。这些工具通常会提供更多的压缩选项和更高的压缩率，可以显著减少文件的大小。
使用ZIP压缩：可以将Excel文件保存为ZIP格式。虽然这种方法不会直接减少Excel文件的大小，但可以通过压缩文件来减少存储空间和传输时间。

六、清理格式和样式

过多的格式和样式会增加Excel文件的大小。通过清理不必要的格式和样式，可以减少文件的大小。

清理未使用的格式：有时，我们可能会对整个工作表应用格式，但最终只使用了其中的一部分。可以通过选择未使用的行和列，并清除格式来减少文件大小。
减少条件格式：条件格式是Excel中的一个强大功能，但过多的条件格式会增加文件的大小。可以通过简化条件格式，或者将条件格式应用于更小的范围来减少文件大小。
使用样式管理器：Excel中有一个样式管理器，可以用来管理和清理样式。通过删除未使用的样式，可以减少文件的大小。

七、分割文件

当一个Excel文件变得过大时，可以考虑将其分割成多个较小的文件。这样可以减少每个文件的大小，并提高文件的打开和编辑速度。

按工作表分割：可以将不同的工作表保存为单独的文件，这样每个文件的大小都会减少。可以通过创建一个主文件，使用数据连接功能来整合这些分割的文件。
按数据分割：对于包含大量数据的工作表，可以考虑按数据分割。例如，可以按年份、月份或其他维度将数据分割成多个较小的文件。
使用文件夹组织：通过将分割的文件存储在不同的文件夹中，可以更好地组织和管理文件。同时，可以通过文件夹层级结构来简化文件的查找和访问。

八、优化数据类型

在Excel中使用适当的数据类型，可以显著减少文件的大小。使用不适当的数据类型会增加文件的大小，并可能导致计算错误。

使用适当的数据类型：例如，对于数值数据，可以使用整数类型而不是浮点数类型。对于日期和时间数据，可以使用日期类型而不是文本类型。
转换数据类型：如果发现某些数据使用了不必要的大数据类型，可以通过转换数据类型来减少文件大小。例如，可以将文本数据转换为数值数据，或者将浮点数转换为整数。
清理空白单元格：空白单元格可能会被误认为是某种数据类型，增加文件的大小。可以通过清理空白单元格，确保它们不会占用不必要的空间。

九、使用宏和脚本

有时，通过编写宏或脚本，可以自动化一些数据处理任务，减少文件的大小。宏和脚本可以用来自动清理数据、优化格式、删除冗余信息等。

编写宏：Excel中有一个强大的宏功能，可以用来编写自动化任务。通过编写宏，可以自动执行一些重复性的数据处理任务，从而减少文件的大小。
使用VBA脚本：VBA（Visual Basic for Applications）是Excel中的一种编程语言，可以用来编写更复杂的自动化任务。通过编写VBA脚本，可以实现更高级的数据处理和优化。
定期运行宏和脚本：通过定期运行宏和脚本，可以确保Excel文件始终保持优化状态。可以设置定时任务，自动运行宏和脚本，减少手动操作的工作量。

十、定期维护和备份

定期维护和备份Excel文件，可以确保文件始终保持优化状态，并防止数据丢失。通过定期的维护，可以及时发现并修复问题，减少文件的大小。

定期检查和清理文件：定期检查Excel文件，删除不必要的数据和工作表，清理格式和样式，确保文件始终保持优化状态。
定期备份文件：通过定期备份文件，可以防止数据丢失。在进行大规模的文件优化和压缩之前，最好先备份文件，以防止意外情况。
使用版本控制：如果Excel文件需要频繁更新和修改，可以考虑使用版本控制系统（如Git）来管理文件。通过版本控制系统，可以跟踪文件的变化，并随时恢复到之前的版本。

十一、使用专业版Excel

有时，使用专业版的Excel（如Excel for Office 365、Excel 2019等）可以提供更多的优化选项和更高的性能。这些版本通常会包含更多的功能和工具，可以帮助更好地管理和优化Excel文件。

升级到专业版：如果当前使用的Excel版本功能有限，可以考虑升级到专业版。专业版通常会包含更多的优化选项和工具，可以显著提高文件的性能和减少文件的大小。
利用专业版功能：专业版Excel通常会包含一些高级功能（如Power Pivot、Power Query等），可以用来更好地管理和处理数据。通过利用这些功能，可以减少文件的大小，并提高数据处理的效率。
定期更新软件：确保Excel软件始终保持最新版本，以利用最新的优化选项和性能改进。定期更新软件，可以确保Excel文件始终保持最佳状态。

十二、咨询专家

如果尝试了以上方法仍无法显著减少Excel文件的大小，可以考虑咨询专家。数据分析和Excel优化专家可以提供专业的建议和解决方案，帮助更好地管理和优化Excel文件。

联系数据分析专家：数据分析专家通常具有丰富的经验和专业知识，可以提供针对性的建议和解决方案，帮助优化Excel文件。
参加培训和课程：通过参加数据分析和Excel优化的培训和课程，可以学习更多的技巧和方法，提高文件优化的能力。
利用在线资源：通过查找和利用在线资源（如论坛、博客、视频教程等），可以获得更多的优化技巧和建议，提高文件管理和处理的效率。

结论

综上所述，当做出来的Excel文件太大时，可以尝试多种方法来减少文件的大小，提高文件的性能。通过删除不必要的数据和工作表、使用外部数据连接、压缩图片、减少公式数量、使用专门的工具进行压缩、清理格式和样式、分割文件、优化数据类型、使用宏和脚本、定期维护和备份、使用专业版Excel以及咨询专家等方法，可以显著减少Excel文件的大小，并提高文件的打开和编辑速度。通过综合运用这些方法，可以更好地管理和优化Excel文件，提高数据处理的效率和效果。