excel文件怎么搞小一些

压缩Excel文件的方法包括：删除不必要的数据和表格、使用压缩文件格式、简化公式和数据处理、移除格式化和样式、删除隐藏数据、压缩图片和嵌入对象。删除不必要的数据和表格往往是最有效的，可以通过清理不再需要的行和列来显著减小文件大小。接下来，我们将详细讨论这些方法。

一、删除不必要的数据和表格

Excel文件大小的一个重要因素是其包含的数据量。删除不必要的数据和表格是有效减小文件大小的第一步。

1、清理多余行和列

许多人在工作表中会有大量空白行和列，这些空白行和列实际上会占用存储空间。通过删除这些多余的行和列，可以显著减小文件大小。为了做到这一点，可以选择不必要的行和列，然后右键点击并选择“删除”。

2、移除不再需要的表格

在一个复杂的Excel文件中，可能包含多个表格和工作表。如果这些表格和工作表已经不再需要，那么将其删除可以大幅度减小文件大小。确保在删除之前备份数据，以防将来需要再次使用。

3、删除重复数据

重复的数据不仅会占用额外的存储空间，还可能导致数据混淆和错误。通过使用Excel的“删除重复项”功能，可以轻松识别和删除重复数据，从而减小文件大小。

二、使用压缩文件格式

将Excel文件保存为压缩文件格式可以显著减少其大小。

1、保存为Excel二进制文件（.xlsb）

Excel提供了一种名为Excel二进制文件（.xlsb）的格式，该格式比传统的.xlsx格式压缩率更高。通过将文件另存为.xlsb，可以显著减小文件大小，同时保持大部分功能和格式。

2、使用压缩软件

除了将文件保存为不同的格式，还可以使用压缩软件（如WinRAR或7-Zip）将Excel文件压缩成.zip或.rar格式。这种方法可以进一步减小文件大小，并且方便在网络上传输。

三、简化公式和数据处理

复杂的公式和数据处理往往会增加文件大小和处理时间。简化这些公式和数据处理可以有效减小文件大小。

1、使用简单的公式

复杂的公式会增加文件大小，并且可能导致Excel在处理数据时变慢。通过使用简单的公式和函数，可以减少文件大小并提高处理速度。比如，将多个嵌套的IF函数替换为VLOOKUP或INDEX+MATCH函数。

2、转换公式为数值

如果公式的结果是固定的，可以将公式转换为数值。选择公式的结果区域，复制，然后使用“粘贴值”选项将其转换为静态数值。这将减小文件大小并提高处理速度。

3、减少使用阵列公式

阵列公式（Array Formulas）通常会占用更多的资源和存储空间。尽量减少使用阵列公式，或者将其转换为普通公式。

四、移除格式化和样式

过多的格式化和样式会增加文件大小。通过移除不必要的格式化和样式，可以显著减小文件大小。

1、清除不必要的格式化

选择整个工作表，然后使用Excel的“清除格式”功能移除所有不必要的格式化。这包括字体、背景颜色、边框等。可以在保留必要格式化的前提下，尽量简化格式。

2、减少使用条件格式

条件格式（Conditional Formatting）是Excel中非常强大的功能，但大量使用会增加文件大小。通过减少条件格式的使用，或者将条件格式转换为静态格式，可以减小文件大小。

3、删除多余的样式

Excel文件中可能会包含大量未使用的样式，这些样式会占用存储空间。可以通过“样式管理器”删除未使用的样式，从而减小文件大小。

五、删除隐藏数据

隐藏的数据和对象也会占用存储空间。通过删除这些隐藏的数据和对象，可以显著减小文件大小。

1、删除隐藏的行和列

隐藏的行和列虽然不显示在工作表中，但仍然占用存储空间。通过显示并删除这些隐藏的行和列，可以减小文件大小。

2、移除隐藏的工作表

隐藏的工作表同样会占用存储空间。通过显示并删除这些隐藏的工作表，可以有效减小文件大小。

六、压缩图片和嵌入对象

图片和嵌入对象（如图表、图形、文件等）通常占用大量存储空间。通过压缩这些图片和嵌入对象，可以显著减小文件大小。

1、压缩图片

Excel提供了图片压缩功能，可以通过选择图片，然后使用“压缩图片”选项，选择适当的分辨率和压缩选项来减小图片大小。

2、使用链接而不是嵌入对象

如果需要在Excel文件中包含外部文件（如PDF、Word文档等），可以使用链接而不是直接嵌入对象。这将显著减小文件大小，同时保持对外部文件的访问。

3、删除未使用的嵌入对象

Excel文件中可能包含许多未使用的嵌入对象（如图表、图形等）。通过删除这些未使用的嵌入对象，可以减小文件大小。

七、优化数据类型和结构

合理的数据类型和结构可以有效减小文件大小。

1、使用适当的数据类型

选择合适的数据类型可以减小文件大小。例如，使用整数而不是浮点数，或者使用文本而不是富文本格式。

2、优化数据结构

通过优化数据结构，可以减少冗余数据，从而减小文件大小。例如，将数据分成多个表格，并使用关系来连接这些表格，而不是在一个表格中包含所有数据。

3、删除不必要的命名范围

命名范围是Excel中的一个强大功能，但过多的命名范围会增加文件大小。通过删除不必要的命名范围，可以减小文件大小。

八、定期清理和维护

定期清理和维护Excel文件可以确保其保持较小的文件大小和高效的性能。

1、定期检查和删除不必要的数据

定期检查和删除不再需要的数据和表格，可以保持文件的整洁和高效。

2、使用Excel内置工具

Excel内置了一些工具，可以帮助清理和优化文件。例如，“检查工作表”工具可以帮助识别和删除不必要的内容。

3、备份和归档旧文件

定期备份和归档旧文件，可以防止文件大小过大，同时确保数据的安全和可访问性。将旧文件压缩并存储在外部存储设备或云存储中，以减少本地存储空间的使用。

通过以上方法，可以有效地减小Excel文件的大小，提高文件的加载和处理速度，确保数据的安全和高效管理。注意在执行任何操作之前，最好先备份文件，以防止数据丢失。