用电脑怎么excel发传真

一、用电脑怎么用Excel发传真？

使用电子传真服务、通过传真软件、直接打印并发送传真。其中，通过传真软件是最便捷和高效的方法。通过传真软件，可以直接从Excel中发送传真，无需打印和扫描，节省了时间和资源。下面将详细介绍如何使用传真软件发送Excel传真。

二、通过电子传真服务发送Excel传真

电子传真服务允许用户通过互联网发送和接收传真，这些服务通常提供在线门户和应用程序，使发送传真变得更加简单和高效。

1、选择电子传真服务

选择一个合适的电子传真服务提供商是第一步。市场上有许多电子传真服务提供商，例如 eFax、MyFax 和 FaxZero。选择时要考虑价格、功能和客户支持等因素。

A、功能和价格

不同的服务提供商提供不同的功能和价格方案。一般来说，电子传真服务会按月或按年收费，并根据用户需求提供不同的套餐。例如，有些服务提供无限制的传真发送和接收功能，而有些则有每月的传真限额。

B、用户体验

用户体验也是一个重要的考虑因素。选择一个易于使用的服务可以减少学习成本，提高工作效率。查看用户评价和服务提供商的官方网站，了解其用户界面和功能。

2、注册和设置账户

选择好服务提供商后，下一步是注册一个账户。大多数服务提供商会要求你提供一些基本信息，如姓名、电子邮件地址和支付信息。注册完成后，你通常会收到一个专用的传真号码。

A、账户设置

在账户设置过程中，确保填写正确的联系信息，以便服务提供商可以联系你并提供技术支持。还要设置一个强密码，保护账户安全。

B、导入联系人

一些电子传真服务提供导入联系人功能，可以从你的电子邮件账户或其他联系人列表中导入联系人信息。这可以节省时间，提高效率。

3、上传和发送Excel文件

注册完成并设置好账户后，可以开始上传和发送Excel文件了。多数电子传真服务允许用户通过其在线门户或应用程序上传文件，然后选择传真号码进行发送。

A、上传文件

登录你的电子传真账户，找到上传文件的选项。选择你要发送的Excel文件，上传到系统中。确保文件格式正确，通常支持Excel文件（.xlsx 和 .xls 格式）。

B、选择传真号码

在上传文件后，输入接收方的传真号码。确保输入的号码正确无误，以避免发送失败或发送到错误的接收方。

C、发送传真

确认所有信息无误后，点击发送按钮。多数服务提供发送确认和状态跟踪功能，可以查看传真是否成功发送及其状态。

三、通过传真软件发送Excel传真

传真软件是一种安装在电脑上的应用程序，允许用户直接从电脑发送和接收传真。这种方法通常比电子传真服务更加灵活和经济。

1、选择传真软件

市场上有许多传真软件可供选择，如 WinFax、FaxTalk 和 MightyFax。选择适合你的软件，考虑其功能、价格和用户评价。

A、功能

传真软件的功能各不相同，有些软件提供高级功能，如批量发送传真、传真预览和传真存档。根据你的需求选择合适的功能。

B、价格

传真软件有免费版本和付费版本。免费版本通常功能有限，而付费版本提供更多的功能和技术支持。根据你的预算选择合适的版本。

2、安装和设置软件

选择好传真软件后，下载并安装到你的电脑上。安装过程通常很简单，只需按照屏幕上的指示操作即可。

A、设置传真调制解调器

大多数传真软件需要连接到传真调制解调器，才能发送和接收传真。确保你的电脑连接到一个兼容的传真调制解调器，并正确安装驱动程序。

B、配置软件

打开传真软件，根据你的需求配置设置。这通常包括设置传真号码、发送和接收选项以及联系人管理。

3、发送Excel文件

安装和设置完成后，可以开始发送Excel文件了。大多数传真软件允许用户直接从Excel中发送传真，无需打印和扫描。

A、打开Excel文件

打开你要发送的Excel文件，确保文件内容正确无误。传真软件通常会在Excel中添加一个发送传真按钮，或通过文件菜单中的选项发送传真。

B、选择传真选项

点击发送传真按钮，选择接收方的传真号码和发送选项。确保输入的号码正确无误，选择合适的发送选项，如传真质量和发送时间。

C、发送传真

确认所有信息无误后，点击发送按钮。传真软件会自动将Excel文件转换为传真格式，并通过传真调制解调器发送。你可以查看发送状态和确认传真是否成功发送。

四、直接打印并发送传真

如果你没有电子传真服务或传真软件，可以选择直接打印Excel文件并通过传统传真机发送。这种方法虽然不如前两种方法高效，但在某些情况下仍然适用。

1、打印Excel文件

首先，打开你要发送的Excel文件，确保文件内容正确无误。然后，选择打印选项，将文件打印到纸张上。确保打印质量良好，避免任何可能影响传真质量的问题。

A、打印设置

在打印前，调整打印设置，如纸张大小、打印方向和打印质量。确保所有设置符合你的需求，以获得最佳的打印效果。

B、打印预览

打印前，查看打印预览，确保所有内容都在纸张上正确显示。如果发现任何问题，调整Excel文件或打印设置，然后重新查看预览。

2、发送传真

打印完成后，使用传真机发送传真。将打印的文件放入传真机，输入接收方的传真号码，然后按发送按钮。

A、检查传真机

在发送传真前，确保传真机正常工作并连接到电话线。检查传真机的纸张和墨水，确保传真机处于良好状态。

B、发送确认

发送传真后，传真机会生成一份发送确认报告。检查报告，确保传真成功发送。如果发送失败，重新检查传真机和号码，然后再次尝试发送。

五、总结

使用电脑发送Excel传真有多种方法，包括使用电子传真服务、通过传真软件、直接打印并发送传真。最便捷和高效的方法是通过传真软件发送传真，可以直接从Excel中发送，无需打印和扫描。选择合适的传真软件，安装和配置后，可以轻松发送和接收传真，提高工作效率。电子传真服务也是一种不错的选择，特别是对于需要频繁发送传真的人。而直接打印并发送传真虽然不如前两种方法高效，但在某些情况下仍然适用。选择适合你的方法，确保传真发送顺利，提高工作效率。

相关问答FAQs：

1. 如何在电脑上使用Excel发送传真？

• Q: 我可以使用Excel发送传真吗？

  • A: 是的，您可以通过一些特定的方法在电脑上使用Excel发送传真。

• Q: 有什么工具或软件可以帮助我在电脑上发送Excel传真吗？

  • A: 有一些工具和软件可以帮助您在电脑上发送Excel传真，例如在线传真服务或虚拟传真机。

• Q: 如何使用在线传真服务发送Excel传真？

  • A: 首先，选择一个可靠的在线传真服务提供商。然后，将Excel文件转换为一个可接受的传真格式，通常是PDF或TIFF。最后，将转换后的文件上传到在线传真服务的网站，并按照指示填写传真收件人的相关信息，如传真号码和接收人姓名。点击发送按钮后，您的Excel传真将被发送出去。

2. 在电脑上使用Excel发送传真是否需要安装特定的软件？

• Q: 我需要安装特定的软件才能在电脑上使用Excel发送传真吗？

  • A: 不一定。如果您使用在线传真服务，通常不需要安装额外的软件。但如果您使用虚拟传真机，您可能需要安装相应的传真软件。

• Q: 有没有免费的软件可以让我在电脑上发送Excel传真？

  • A: 是的，有一些免费的虚拟传真机软件可以帮助您在电脑上发送Excel传真。您可以在互联网上搜索并找到适合您需求的软件。

• Q: 我使用Mac电脑，有没有特定的软件可以帮助我在电脑上发送Excel传真？

  • A: 是的，Mac电脑用户可以使用一些专门为Mac系统设计的虚拟传真机软件，这些软件可以帮助您在电脑上发送Excel传真。您可以在Mac应用商店中搜索并下载适合您的软件。

3. Excel传真发送时有没有什么需要注意的事项？

• Q: 在使用Excel发送传真时，我需要注意什么？

  • A: 在发送Excel传真之前，您需要确保您的Excel文件已经保存并按照传真接收者的要求进行格式调整。另外，您还需要确保您的电脑已经连接到传真机或者有可用的在线传真服务。最后，您需要确保传真接收者的传真号码是正确的，并在发送前进行确认。

• Q: Excel传真发送后，我如何确认传真是否成功发送？

  • A: 如果您使用在线传真服务，通常会收到一个传真发送的确认邮件或通知。如果您使用虚拟传真机，您可以在传真软件中查看传真发送的状态或日志。此外，您还可以联系传真接收者进行确认。

• Q: Excel传真发送后，我是否可以随时查看传真的发送记录？

  • A: 如果您使用在线传真服务，一般会提供传真发送记录的功能，您可以随时登录到在线传真服务的网站上查看。如果您使用虚拟传真机，您可以在传真软件的发送记录或日志中查看传真的发送记录。