怎么把Excel文件压缩到10m

要将Excel文件压缩到10MB，有效的方法包括：删除不必要的数据、使用压缩图片格式、删除隐藏的工作表、使用外部数据源、压缩文件格式。下面将详细描述删除不必要的数据。

在Excel文件中，删除不必要的数据是最有效的压缩方法之一。大多数情况下，Excel文件变得庞大是因为包含了大量不必要的数据，如多余的行和列、重复的数据、或者临时数据。通过清理这些数据，可以显著减少文件大小。具体操作步骤包括：删除不需要的行和列、删除重复数据、清理格式和条件格式、删除不必要的公式和数据透视表。

一、删除不必要的数据

1、删除多余的行和列

Excel文件往往会包含许多空白行和列，这些内容虽然看似无害，但实际上占用了文件空间。要删除这些多余的行和列，可以按以下步骤操作：

首先，选择文件中无用的行和列。你可以通过点击行号或列标进行选择。
右键点击选择区域，选择“删除”选项。
保存文件。

这种方法可以显著减少文件大小，尤其是对于包含大量空白行和列的文件。

2、删除重复数据

重复数据不仅会使文件变大，还可能影响数据分析的准确性。删除重复数据的方法如下：

选择包含重复数据的列或范围。
在“数据”选项卡中，点击“删除重复项”按钮。
在弹出的对话框中选择需要检查重复项的列，然后点击“确定”。

3、清理格式和条件格式

Excel中的格式和条件格式也会增加文件的大小，尤其是当这些格式应用于大量单元格时。清理格式和条件格式的方法如下：

选择需要清理的范围。
在“开始”选项卡中，找到“编辑”组，然后点击“清除”按钮。
选择“清除格式”或者“清除条件格式”。

4、删除不必要的公式和数据透视表

公式和数据透视表是Excel中常用的功能，但它们会增加文件的复杂性和大小。删除不必要的公式和数据透视表的方法如下：

将公式转换为数值。选择包含公式的单元格，复制它们，然后使用“选择性粘贴”功能，选择“数值”。
删除不再需要的数据透视表。在数据透视表工具中，选择“删除”。

二、使用压缩图片格式

1、压缩图片

如果你的Excel文件中包含大量图片，那么这些图片很可能是文件变大的主要原因之一。压缩这些图片可以大大减少文件大小。具体操作步骤如下：

选择需要压缩的图片。
在“图片格式”选项卡中，点击“压缩图片”按钮。
选择合适的压缩选项，如“删除裁剪区域的图片”和“仅应用于此图片”。
保存文件。

2、使用外部图片链接

另一种减少图片占用空间的方法是使用外部图片链接，而不是将图片嵌入到Excel文件中。具体操作步骤如下：

选择需要插入图片的单元格。
在“插入”选项卡中，选择“图片”按钮，然后选择“来自文件”。
在文件选择对话框中，选择需要插入的图片文件，然后点击“插入”按钮。
在“插入图片”对话框中，选择“链接到文件”选项。

三、删除隐藏的工作表

1、查找隐藏工作表

有时，Excel文件中可能包含隐藏的工作表，这些工作表虽然不显示在界面上，但仍然占用文件空间。查找和删除这些隐藏工作表的方法如下：

右键点击任意工作表标签，选择“取消隐藏”选项。
在弹出的对话框中，选择需要取消隐藏的工作表，然后点击“确定”。
查看这些工作表是否仍然需要，如果不需要，可以右键点击工作表标签，然后选择“删除”。

2、合并工作表

如果文件中包含多个工作表，这些工作表可能包含相似或重复的数据。将这些工作表合并为一个工作表，可以减少文件的复杂性和大小。具体操作步骤如下：

选择需要合并的工作表。
在新工作表中，使用“复制”和“粘贴”功能，将数据合并到一个工作表中。
删除原始的工作表。

四、使用外部数据源

1、使用外部数据源

如果你的Excel文件包含大量数据，可以考虑将这些数据存储在外部数据源（如SQL数据库或CSV文件）中，然后在Excel中使用数据连接来访问这些数据。具体操作步骤如下：

在外部数据源中存储数据。
在Excel中，使用“数据”选项卡中的“从其他源”选项，选择合适的数据连接类型。
配置数据连接，并将数据导入Excel。

2、更新数据连接

使用外部数据源后，可以定期更新数据连接，以确保Excel文件中的数据是最新的。具体操作步骤如下：

在“数据”选项卡中，选择“刷新全部”按钮。
配置刷新选项，如自动刷新间隔和刷新时提示用户。

五、压缩文件格式

1、保存为压缩格式

Excel 2007及以上版本提供了一种压缩文件格式（.xlsx），这种格式比旧的.xls格式更节省空间。如果你的文件是.xls格式，可以将其转换为.xlsx格式。具体操作步骤如下：

打开需要压缩的Excel文件。
在“文件”菜单中，选择“另存为”选项。
在“保存类型”下拉菜单中，选择“Excel 工作簿 (*.xlsx)”。
保存文件。

2、使用ZIP压缩文件

另一种减少Excel文件大小的方法是将文件压缩为ZIP格式。具体操作步骤如下：

右键点击需要压缩的Excel文件。
选择“发送到”选项，然后选择“压缩（zipped）文件夹”。
系统会创建一个ZIP文件，其中包含原始的Excel文件。

六、其他优化技巧

1、使用表格而不是范围

使用Excel表格而不是普通数据范围，可以减少文件大小并提高数据管理效率。表格具有自动扩展、格式应用等功能，有助于简化数据处理。具体操作步骤如下：

选择需要转换为表格的数据范围。
在“插入”选项卡中，选择“表格”按钮。
配置表格选项，如表头和格式。

2、减少使用嵌入对象

嵌入对象（如图表、图形和其他文件）会显著增加Excel文件的大小。尽量减少嵌入对象的使用，可以通过链接外部文件或使用截图替代嵌入对象的方法来减小文件大小。

3、清理临时文件和缓存

Excel在使用过程中，会生成一些临时文件和缓存数据，这些内容虽然不直接存储在Excel文件中，但可能影响文件大小和性能。定期清理临时文件和缓存，可以保持Excel文件的高效运行。

总结起来，删除不必要的数据、使用压缩图片格式、删除隐藏的工作表、使用外部数据源、压缩文件格式是有效压缩Excel文件大小的关键方法。通过合理应用这些方法，可以将Excel文件压缩到10MB以下，同时保持文件的完整性和可用性。