excel单据凭证怎么打印

在Excel中打印单据凭证的步骤包括：设置页面布局、创建适当的模板、调整打印区域、预览打印效果、使用打印选项。这些步骤可以确保单据凭证的打印效果最佳。以下是详细的步骤和说明：

一、设置页面布局

设置纸张大小和方向

在Excel中，首先需要设置纸张大小和方向，以确保打印出的单据凭证在纸张上显示正确。可以通过“页面布局”选项卡中的“尺寸”和“方向”来设置。

纸张大小：选择适合单据凭证的纸张大小，如A4、A5等。
方向：根据单据凭证的设计，选择横向或纵向。

设置页边距

合适的页边距可以确保内容不被裁剪，同时留出足够的空白区域。通过“页面布局”选项卡中的“页边距”进行设置。

自定义页边距：可以手动设置上、下、左、右边距，使单据凭证的内容在纸张上居中显示。

二、创建适当的模板

设计单据凭证模板

在Excel中设计一个适合打印的单据凭证模板是关键。模板应包括所有必要的信息，如标题、日期、客户信息、商品明细、总金额等。

标题：使用合适的字体和字号，使标题醒目。
表格布局：使用单元格边框和合并单元格功能来创建整齐的表格布局。

使用公式和数据验证

使用公式和数据验证功能可以提高单据凭证的准确性和可用性。

公式：如SUM、IF等公式可以自动计算总金额、税费等。
数据验证：可以设置下拉菜单或输入限制，确保数据输入的准确性。

三、调整打印区域

设置打印区域

在Excel中，打印区域决定了实际打印的内容。可以通过选择需要打印的区域，然后在“页面布局”选项卡中选择“打印区域”进行设置。

选择打印区域：确保选择的区域包括所有需要打印的内容。
调整区域大小：根据需要，调整打印区域的大小，确保内容完整。

调整行高和列宽

合适的行高和列宽可以使打印出的单据凭证更加美观和易读。

行高：根据内容的多少，调整行高，使内容不至于太拥挤或太稀疏。
列宽：根据内容的长度，调整列宽，确保每列内容完整显示。

四、预览打印效果

使用打印预览功能

在打印前，通过“文件”->“打印”中的“打印预览”功能，可以查看打印效果，确保没有遗漏或错误。

预览页面布局：检查所有页面的布局，确保内容在页面上正确显示。
调整设置：如果预览效果不理想，可以返回调整页面设置或打印区域。

检查页码和页眉页脚

页码和页眉页脚信息对于多页的单据凭证非常重要。通过“页面布局”选项卡中的“页眉/页脚”进行设置。

页码：确保每页都有正确的页码。
页眉/页脚内容：可以添加公司名称、日期、页码等信息。

五、使用打印选项

选择打印机和打印设置

选择合适的打印机和打印设置，可以确保打印质量和效果。

打印机选择：选择连接的打印机，确保打印机状态正常。
打印设置：选择打印份数、双面打印等设置。

打印

确认所有设置无误后，点击“打印”按钮，开始打印单据凭证。

六、常见问题及解决方法

打印内容超出页面

如果打印内容超出页面，可以通过调整页面布局、缩放打印比例等方法解决。

缩放比例：在“页面布局”选项卡中，选择“缩放打印”选项，调整比例使内容适应页面。

打印质量问题

如果打印质量不佳，如模糊、颜色偏差等，可以通过检查打印机状态、使用高质量纸张等方法解决。

检查打印机：确保打印机墨盒或碳粉充足，打印头清洁。
使用高质量纸张：选择适合单据凭证的高质量纸张，提升打印效果。

七、提高打印效率的技巧

使用模板

保存设计好的单据凭证模板，以后需要打印时，只需输入相关数据即可，大大提高效率。

批量打印

对于需要打印大量单据凭证的情况，可以使用Excel的批量打印功能，一次性打印多份单据凭证。

批量数据输入：通过Excel表格批量输入数据，使用公式自动生成单据凭证内容。
批量打印设置：在打印设置中选择打印所有工作表或特定区域，实现批量打印。

八、总结

通过合理设置页面布局、创建适当的模板、调整打印区域、预览打印效果、使用打印选项，可以确保在Excel中打印出的单据凭证美观、整齐、专业。掌握这些步骤和技巧，可以大大提高工作效率和打印质量。