excel文件过大怎么发送

excel文件过大可以通过压缩文件、使用云存储服务、拆分文件、降低文件的分辨率、删除不必要的内容、使用外部链接等方法来发送。其中，使用云存储服务是一种非常方便且普遍的解决方案。通过将Excel文件上传到云存储服务，例如Google Drive、Dropbox或OneDrive，你可以生成一个共享链接并发送给接收者，从而避免了由于文件过大而无法直接通过电子邮件发送的问题。

一、使用云存储服务

1.1 上传文件到云存储

将Excel文件上传到云存储服务是解决文件过大的一个有效方法。你可以选择使用Google Drive、Dropbox、OneDrive等主流云存储服务。上传过程通常非常简单，只需要将文件拖放到云存储的界面或者通过“上传”按钮选择文件即可。

1.2 生成共享链接

上传文件后，你可以生成一个共享链接，并将该链接发送给接收者。接收者只需点击链接即可下载或查看文件。这不仅解决了文件过大的问题，还能方便地管理文件的访问权限。例如，你可以设置链接仅供特定人员访问或设置为只读模式。

1.3 云存储服务的优势

使用云存储服务的一个主要优势是便于协作。多个用户可以同时访问和编辑同一个文件，极大地提高了工作效率。此外，云存储服务还提供了版本控制功能，可以追踪文件的修改历史，确保重要数据不会丢失。

二、压缩文件

2.1 使用压缩软件

压缩文件是另一种常见的方法。你可以使用WinRAR、7-Zip或WinZip等压缩软件，将Excel文件压缩成较小的ZIP或RAR文件。这样可以显著减少文件的大小，使其更容易通过电子邮件发送。

2.2 压缩设置

在压缩文件时，可以选择不同的压缩等级。高压缩等级可以进一步减小文件的大小，但可能会增加压缩和解压缩的时间。你可以根据需要选择适当的压缩等级。

2.3 压缩文件的局限性

虽然压缩文件可以减少文件大小，但对于已经经过压缩的文件（如图片或视频），效果可能不显著。此外，接收者需要具备解压缩软件才能打开文件。

三、拆分文件

3.1 拆分Excel工作表

如果你的Excel文件包含多个工作表，可以将其拆分成多个文件，每个文件只包含一部分内容。这样可以显著减小每个文件的大小，便于通过电子邮件发送。

3.2 使用Excel的“分割”功能

Excel提供了“分割”功能，可以将大型文件拆分成多个较小的文件。你可以根据需要选择分割的方式，例如按行数、按列数或按工作表进行分割。

3.3 拆分文件的管理

拆分文件后，需要注意文件的管理和组织。可以为每个文件命名，以便接收者能够轻松找到所需的内容。此外，可以附上说明文件，解释每个文件包含的具体内容。

四、降低文件分辨率

4.1 压缩图片

如果Excel文件中包含大量图片，可以通过压缩图片来减小文件大小。Excel提供了“压缩图片”功能，可以选择不同的压缩选项，例如删除裁剪区域、降低图片分辨率等。

4.2 删除不必要的图片和图表

有时，Excel文件中可能包含一些不必要的图片和图表。删除这些内容可以显著减小文件的大小。如果这些图片和图表不是必需的，可以考虑将其删除或替换为低分辨率版本。

4.3 使用外部链接

如果Excel文件中包含大量数据，可以考虑将部分数据存储在外部文件中，并通过链接的方式引用这些数据。这样可以减小Excel文件的大小，同时保持数据的完整性和可访问性。

五、删除不必要的内容

5.1 删除隐藏数据和格式

Excel文件中可能包含一些隐藏的数据和格式，这些内容可能会占用大量空间。你可以使用Excel的“查找和选择”功能，查找并删除这些隐藏内容。例如，删除隐藏的行和列、删除不必要的格式和样式等。

5.2 清理无效数据

有时，Excel文件中可能包含一些无效的数据，如重复的数据、空白单元格等。清理这些无效数据可以显著减小文件的大小，同时提高文件的可读性和易用性。

5.3 删除不必要的公式和函数

如果Excel文件中包含大量公式和函数，可能会增加文件的大小和计算时间。你可以删除不必要的公式和函数，或者将其转换为静态值，以减小文件的大小。

六、使用外部链接

6.1 引用外部数据

通过引用外部数据，可以减小Excel文件的大小。例如，可以将部分数据存储在数据库或其他Excel文件中，并通过链接的方式引用这些数据。这样可以保持数据的完整性和可访问性，同时减小Excel文件的大小。

6.2 使用Power Query

Power Query是Excel中的一种强大工具，可以用于连接和转换数据。你可以使用Power Query将数据从外部文件或数据库导入Excel，并进行必要的处理和分析。这样可以避免将大量数据直接存储在Excel文件中，从而减小文件的大小。

6.3 外部链接的管理

使用外部链接时，需要注意链接的管理和维护。确保链接的路径和文件名正确，以避免链接失效。此外，可以定期检查和更新链接，确保数据的准确性和完整性。

七、使用Excel的“保存优化”功能

7.1 启用“保存优化”功能

Excel提供了“保存优化”功能，可以在保存文件时自动进行优化，以减小文件的大小。你可以在“文件”菜单中选择“选项”，然后在“保存”选项卡中启用“保存优化”功能。

7.2 选择合适的文件格式

选择合适的文件格式也可以帮助减小文件的大小。例如，Excel文件可以保存为XLSX、XLSM或XLSB格式。XLSX格式通常是最常见的，但在某些情况下，XLSB格式可以显著减小文件的大小。你可以根据需要选择适当的文件格式。

7.3 使用模板

如果你经常创建类似的Excel文件，可以考虑使用模板。模板可以帮助你快速创建新文件，同时避免重复保存相同的数据和格式，从而减小文件的大小。

八、使用第三方工具

8.1 文件优化工具

除了Excel自带的功能外，还有一些第三方工具可以帮助优化和减小Excel文件的大小。例如，Kutools for Excel是一款强大的Excel插件，提供了多种优化和管理功能，可以显著提高工作效率。

8.2 文件传输工具

有些第三方文件传输工具也可以帮助发送大文件。例如，WeTransfer和SendSpace等工具允许你上传大文件，并生成共享链接。接收者只需点击链接即可下载文件，方便快捷。

8.3 数据清理工具

一些数据清理工具可以帮助你清理和优化Excel文件中的数据。例如，DataCleaner和OpenRefine等工具可以自动检测和删除无效数据、重复数据等，从而减小文件的大小。

九、使用Excel的“导出”功能

9.1 导出为PDF

如果Excel文件主要用于查看和分享数据，可以考虑将其导出为PDF格式。PDF文件通常比Excel文件更小，且不容易被修改。你可以在Excel中选择“文件”菜单，然后选择“导出”选项，将文件导出为PDF格式。

9.2 导出为CSV

如果Excel文件主要包含数据，可以考虑将其导出为CSV格式。CSV文件是纯文本文件，通常比Excel文件更小。你可以在Excel中选择“文件”菜单，然后选择“导出”选项，将文件导出为CSV格式。

9.3 导出为其他格式

Excel还支持导出为多种其他格式，例如HTML、XML等。你可以根据需要选择适当的导出格式，以减小文件的大小，并方便数据的共享和使用。

十、使用专业服务

10.1 企业级文件传输服务

对于企业用户，可以考虑使用专业的文件传输服务，例如ShareFile、Egnyte等。这些服务提供了高效、安全的文件传输和存储解决方案，适用于大文件的发送和共享。

10.2 文件管理和协作平台

一些文件管理和协作平台，例如Box、Slack等，也提供了文件传输和共享功能。你可以将大文件上传到这些平台，并通过共享链接或直接在平台内进行协作，解决文件过大的问题。

10.3 定制化解决方案

对于特定需求，可以考虑定制化解决方案。例如，开发专门的文件传输和管理系统，集成公司现有的IT基础设施，以满足大文件发送和共享的需求。

通过以上多种方法，你可以有效地解决Excel文件过大的问题，确保文件能够顺利发送和共享。无论是使用云存储服务、压缩文件、拆分文件，还是删除不必要的内容、使用外部链接，每种方法都有其独特的优势和适用场景。你可以根据具体需求选择适当的方法，确保Excel文件的高效传输和管理。