excel 里怎么使文件变小

压缩Excel文件的最佳方法包括：删除不必要的数据、使用Excel内置压缩功能、减少使用图片和图表、清理隐藏数据和格式、使用更高版本的Excel文件格式。删除不必要的数据是最有效的方法之一。通过删除不需要的行、列和工作表，可以显著减少文件的大小。接下来，我们详细探讨这些方法。

一、删除不必要的数据

1. 删除多余的行和列

Excel文件中经常会存在一些未使用的行和列，这些会占用存储空间。删除这些行和列可以显著减少文件大小。

步骤：
1. 选择要删除的行或列。
2. 右键点击选择“删除”。
3. 保存文件并查看文件大小是否减少。

2. 删除未使用的工作表

工作簿中未使用的工作表也会增加文件的大小。确保只保留必要的工作表。

步骤：
1. 右键点击不需要的工作表标签。
2. 选择“删除”。
3. 保存文件并查看文件大小是否减少。

二、使用Excel内置压缩功能

1. 压缩图片

如果Excel文件包含很多图片，这些图片可能会显著增加文件大小。Excel提供了压缩图片的功能，可以有效减少文件大小。

步骤：
1. 选择图片。
2. 在“图片工具”选项卡中，选择“压缩图片”。
3. 选择合适的压缩选项（例如，删除未使用的部分，降低分辨率）。
4. 保存文件并查看文件大小是否减少。

2. 保存为二进制文件格式

Excel的默认文件格式是.xlsx，但保存为二进制文件格式（.xlsb）可以大幅减少文件大小，尤其是对于包含大量数据的文件。

步骤：
1. 单击“文件”菜单。
2. 选择“另存为”。
3. 在文件类型中选择“Excel二进制工作簿（.xlsb）”。
4. 保存文件并查看文件大小是否减少。

三、减少使用图片和图表

1. 降低图片的分辨率

如果文件中包含高分辨率的图片，可以通过降低图片的分辨率来减少文件大小。

步骤：
1. 选择图片。
2. 在“图片工具”选项卡中，选择“格式”。
3. 在“调整”组中，选择“压缩图片”。
4. 选择合适的分辨率（例如，屏幕分辨率）。
5. 保存文件并查看文件大小是否减少。

2. 减少图表数量

虽然图表是展示数据的有效方式，但过多的图表会增加文件大小。通过减少图表数量或合并多个图表，可以有效减少文件大小。

步骤：
1. 评估文件中的图表，确定哪些是必要的。
2. 删除不必要的图表。
3. 保存文件并查看文件大小是否减少。

四、清理隐藏数据和格式

1. 清除隐藏的格式

隐藏的格式包括隐藏的行、列和条件格式，这些都会增加文件大小。通过清除这些隐藏格式，可以显著减少文件大小。

步骤：
1. 选择整个工作表。
2. 在“开始”选项卡中，选择“清除格式”。
3. 保存文件并查看文件大小是否减少。

2. 移除未使用的样式

Excel文件中可能包含未使用的样式，这些样式会增加文件大小。通过移除未使用的样式，可以有效减少文件大小。

步骤：
1. 在“开始”选项卡中，选择“单元格样式”。
2. 删除未使用的样式。
3. 保存文件并查看文件大小是否减少。

五、使用更高版本的Excel文件格式

1. 转换为新的文件格式

新版本的Excel文件格式（例如，.xlsx）比旧版本（例如，.xls）具有更好的压缩性能。通过将文件转换为新的格式，可以减少文件大小。

步骤：
1. 打开旧版本的文件。
2. 单击“文件”菜单。
3. 选择“另存为”。
4. 在文件类型中选择“Excel工作簿（.xlsx）”。
5. 保存文件并查看文件大小是否减少。

2. 使用Excel内置的压缩功能

Excel内置的压缩功能可以自动压缩文件中的数据，从而减少文件大小。

步骤：
1. 单击“文件”菜单。
2. 选择“选项”。
3. 在“保存”选项卡中，选择“压缩文件”。
4. 保存文件并查看文件大小是否减少。

六、优化数据管理

1. 使用数据透视表

数据透视表是一种强大的数据分析工具，可以在不增加文件大小的情况下汇总和分析大量数据。

步骤：
1. 选择数据区域。
2. 在“插入”选项卡中，选择“数据透视表”。
3. 配置数据透视表以满足分析需求。
4. 保存文件并查看文件大小是否减少。

2. 使用外部数据源

如果文件中的数据来自外部数据源，可以使用链接而不是直接将数据复制到Excel文件中，从而减少文件大小。

步骤：
1. 单击“数据”选项卡。
2. 选择“从外部数据源获取数据”。
3. 配置数据连接并导入数据。
4. 保存文件并查看文件大小是否减少。

七、定期维护和检查

1. 定期检查文件大小

定期检查文件大小可以帮助识别文件大小增加的原因，并及时采取措施减少文件大小。

步骤：
1. 单击“文件”菜单。
2. 选择“信息”。
3. 查看文件大小并记录变化。

2. 备份和归档旧文件

将不常用的文件进行备份和归档，可以减少当前工作目录中的文件数量，从而提高工作效率和减少文件大小。

步骤：
1. 选择要备份和归档的文件。
2. 复制文件到备份和归档目录。
3. 删除当前工作目录中的备份文件。

通过上述方法，可以有效减少Excel文件的大小，提高工作效率和文件管理的便捷性。牢记定期检查和维护文件，确保文件始终保持在合理的大小范围内。