excel文件太大发不出去邮件怎么办

Excel文件太大发不出去邮件的解决方法包括：压缩文件、拆分文件、使用云存储、减少文件大小、转换为其他格式。 其中，压缩文件是最直接且常用的方法，可以有效减少文件大小而不改变其内容。

通过压缩工具（如WinRAR、7-Zip等），可以将Excel文件打包并压缩，通常能够减少文件大小的30%-50%。以下是详细描述如何使用压缩工具来解决文件过大的问题。

一、压缩文件

使用压缩工具

压缩文件是最常见且方便的解决方法之一。通过使用压缩软件如WinRAR、7-Zip或WinZip，可以将Excel文件压缩成一个更小的.zip或.rar文件。具体步骤如下：

1. 下载并安装压缩软件：如果您的计算机上尚未安装这些工具，可以从官方网站下载并安装。
2. 选择文件进行压缩：右键点击需要压缩的Excel文件，选择“添加到压缩文件”或类似选项。
3. 选择压缩格式和设置：在弹出的对话框中选择压缩格式（如.zip或.rar），并可以选择压缩级别（通常选择“普通”即可）。
4. 完成压缩：点击“确定”或“开始”进行压缩。压缩完成后，会生成一个新的压缩文件，文件大小通常会减少30%-50%。

通过上述步骤，您可以轻松地将大文件压缩成较小的文件，以便通过电子邮件发送。

二、拆分文件

将文件拆分成多个部分

如果压缩文件后仍然过大，可以考虑将Excel文件拆分成多个较小的文件。以下是一些方法：

1. 分割工作表：将工作表内容分割成多个独立的工作表文件。例如，如果原文件包含多个工作表，您可以将每个工作表复制到新的Excel文件中。
2. 分割数据范围：将数据拆分成不同的部分。例如，如果文件中包含大量数据，可以按行或列将数据分割成多个文件。

拆分文件后，可以通过多封邮件分别发送这些较小的文件。

使用Excel内置功能

Excel提供了一些内置功能，可以帮助您拆分数据。例如：

1. 筛选和复制：使用筛选功能筛选出特定数据，然后将这些数据复制到新的工作表或文件。
2. 分区功能：如果数据是按某种规则排列的，可以使用Excel的分区功能（如数据透视表）来将数据分割成多个部分。

通过合理地拆分文件，可以有效减少单个文件的大小，从而便于邮件发送。

三、使用云存储

上传文件至云存储服务

如果文件过大，无法通过电子邮件直接发送，使用云存储服务是一个非常好的选择。以下是一些常见的云存储服务：

1. Google Drive：上传文件到Google Drive，并生成一个共享链接。
2. Dropbox：将文件上传到Dropbox，并创建一个共享链接。
3. OneDrive：使用Microsoft OneDrive上传文件，并生成共享链接。

生成共享链接

具体步骤如下：

1. 上传文件：将Excel文件上传到云存储服务中。
2. 创建共享链接：上传完成后，选择文件并创建一个共享链接。
3. 发送链接：将生成的共享链接通过电子邮件发送给收件人。收件人可以点击链接下载文件。

这种方法不仅能解决文件过大的问题，还能让收件人更方便地访问文件。

四、减少文件大小

优化Excel文件

通过优化Excel文件，可以有效减少文件大小。以下是一些优化方法：

1. 删除不必要的数据：清理文件中不需要的数据、空白行和列。
2. 使用适当的数据格式：避免使用过多的复杂格式和条件格式。
3. 删除隐藏数据和工作表：检查并删除隐藏的数据和工作表。
4. 减少图片和对象：删除或压缩文件中的图片和对象。

使用Excel内置功能

Excel提供了一些内置功能，可以帮助您减少文件大小。例如：

1. 压缩图片：选择图片，点击“格式”选项卡，然后选择“压缩图片”。
2. 删除样式：使用“清除格式”功能删除不必要的样式。
3. 保存为二进制文件格式：将文件保存为Excel二进制工作簿（.xlsb），通常可以显著减少文件大小。

通过优化文件，可以大幅减少文件大小，使其更易于通过电子邮件发送。

五、转换为其他格式

转换为PDF格式

将Excel文件转换为PDF格式，可以有效减少文件大小，同时保持文件内容的可读性。以下是具体步骤：

1. 打开Excel文件：在Excel中打开需要转换的文件。
2. 选择保存为PDF：点击“文件”菜单，选择“另存为”，然后选择PDF格式。
3. 保存文件：选择保存位置并点击“保存”。

通过将文件转换为PDF格式，可以显著减少文件大小，并且PDF文件更易于通过电子邮件发送。

使用其他压缩格式

除了PDF，还可以考虑其他压缩格式，如CSV。如果文件主要是数据，可以将其保存为CSV格式，这种格式通常比Excel文件更小。具体步骤如下：

1. 打开Excel文件：在Excel中打开需要转换的文件。
2. 选择保存为CSV：点击“文件”菜单，选择“另存为”，然后选择CSV格式。
3. 保存文件：选择保存位置并点击“保存”。

通过将文件转换为其他格式，可以有效减少文件大小，从而便于邮件发送。

六、使用专业工具

使用专业的文件压缩和优化工具

有一些专业工具可以帮助您进一步压缩和优化Excel文件。这些工具通常提供更多的压缩选项和优化功能。以下是一些常见的工具：

1. FILEminimizer Office：这是一款专门用于压缩Office文件的工具，可以有效减少Excel文件的大小。
2. NXPowerLite：这款工具可以压缩Excel文件，同时保持文件的原始格式和质量。
3. Adobe Acrobat：如果您将文件转换为PDF格式，Adobe Acrobat可以进一步优化和压缩PDF文件。

购买和使用专业工具

通常，这些专业工具需要购买授权才能使用。具体步骤如下：

1. 购买授权：访问工具的官方网站，购买相应的授权。
2. 下载和安装软件：根据官方网站的指引，下载并安装软件。
3. 压缩和优化文件：使用软件提供的功能，对Excel文件进行压缩和优化。

通过使用专业工具，可以更有效地减少文件大小，从而便于邮件发送。

七、总结

在面对Excel文件太大无法通过电子邮件发送的问题时，有多种解决方法可以选择。通过压缩文件、拆分文件、使用云存储、减少文件大小、转换为其他格式以及使用专业工具，可以有效解决这一问题。不同的方法适用于不同的场景和需求，选择合适的方法可以帮助您更高效地传输文件。

相关问答FAQs：

1. 我的Excel文件太大无法通过邮件发送，有没有其他方式可以传输？

• 当Excel文件太大无法通过邮件发送时，您可以尝试使用文件共享服务或云存储服务来传输文件。例如，您可以将文件上传至Google Drive、Dropbox或OneDrive等云存储平台，然后通过共享链接或邀请其他人来访问文件。

2. 如何压缩Excel文件大小以便能够通过邮件发送？

• 如果您的Excel文件太大而无法通过邮件发送，您可以尝试压缩文件大小。一种方法是删除文件中不必要的数据或图表，或者将大型图像或媒体文件链接到文件而不是嵌入其中。另外，您还可以尝试使用Excel的"另存为"功能，选择较低的文件格式（如CSV或XLSB），这些格式通常比XLSX或XLS文件更小。

3. 我的Excel文件超过邮件附件大小限制，该怎么办？

• 如果您的Excel文件超过了邮件服务提供商对附件大小的限制，您可以尝试以下方法：
  • 将文件拆分为较小的部分，然后分别发送。
  • 使用文件压缩软件（如WinRAR或7-Zip）将文件压缩成多个部分，然后分别发送。
  • 如果对方使用相同的云存储服务，您可以将文件上传至云存储，然后通过共享链接让对方下载。