excel小计的总和公式怎么用

Excel小计的总和公式使用方法有：使用SUBTOTAL函数、在数据透视表中使用小计、使用SUM函数结合筛选功能、使用自动小计功能。其中，SUBTOTAL函数是最常用的方法，因为它可以动态地计算筛选后的数据总和，具体使用方法将在下文详细描述。

一、SUBTOTAL函数的使用方法

SUBTOTAL函数是Excel中一个非常强大的函数，专门用于在筛选数据后进行各种统计计算。它的语法为：SUBTOTAL(function_num, ref1, [ref2],...)，其中function_num用于指定要执行的统计计算类型，ref1和ref2等为要计算的小计区域。

1、选择统计类型

在SUBTOTAL函数中，function_num参数决定了统计计算的类型。常用的统计类型包括：

9：求和
1：平均值
2：计数

例如，要对筛选后的数据进行求和，可以使用：=SUBTOTAL(9, A1:A10)，这会对A1到A10区域中的筛选结果进行求和。

2、动态数据筛选

SUBTOTAL函数的一个强大之处在于，它会自动忽略隐藏的行（无论是通过手动隐藏还是通过筛选）。这使得它非常适合用于动态数据分析和报表中。通过筛选功能，可以对数据进行各种条件的筛选，然后使用SUBTOTAL函数计算筛选结果。

二、数据透视表中的小计使用

数据透视表是Excel中非常强大的数据分析工具，它可以快速对大量数据进行汇总和分析。在数据透视表中，可以轻松添加小计和总计。

1、创建数据透视表

首先，选择数据源，然后插入数据透视表。可以在“插入”选项卡中找到数据透视表选项。

2、添加字段和小计

在数据透视表中，将字段拖放到行、列和数值区域。Excel会自动生成汇总和小计。在“设计”选项卡中，可以选择是否显示小计和总计，还可以选择小计的显示位置（如每组数据的顶部或底部）。

三、SUM函数结合筛选功能

尽管SUBTOTAL函数是计算小计的首选，但SUM函数结合筛选功能也可以实现类似效果。

1、筛选数据

首先，使用Excel的筛选功能，根据需要筛选数据。可以在“数据”选项卡中找到筛选选项。

2、使用SUM函数求和

在筛选数据后，使用SUM函数对可见单元格进行求和。例如：=SUM(A1:A10)。不过需要注意的是，SUM函数不会自动忽略隐藏的行，因此对于筛选后的数据，最好还是使用SUBTOTAL函数。

四、自动小计功能

Excel中还有一个自动小计功能，可以快速对数据进行分组和汇总。

1、启用自动小计

选择数据区域，然后在“数据”选项卡中找到“分类汇总”选项。选择要进行小计的字段和计算类型（如求和、平均值等）。

2、查看和调整小计

Excel会自动在数据中插入小计和总计行。可以根据需要调整小计的显示位置和格式。

五、更多高级技巧

除了以上介绍的基本方法，还有一些高级技巧可以提升数据分析的效率和准确性。

1、结合条件格式

通过条件格式，可以高亮显示满足特定条件的数据，配合SUBTOTAL函数或数据透视表，可以更直观地进行数据分析。例如，可以使用条件格式高亮显示大于某个值的数据，然后使用SUBTOTAL函数计算这些数据的小计。

2、使用动态命名区域

动态命名区域可以使公式更加灵活和易于维护。通过定义动态命名区域，可以确保在数据范围变化时，公式仍然能够正确计算。例如，可以使用OFFSET函数定义一个动态命名区域，然后在SUBTOTAL函数中使用这个命名区域。

3、结合VBA自动化

通过VBA编程，可以实现更多复杂的自动化数据分析任务。例如，可以编写VBA代码自动筛选数据、计算小计和生成报表。这对于需要频繁进行复杂数据分析的场景非常有帮助。

六、实际应用案例

为了更好地理解上述方法，下面通过一个实际应用案例来演示如何使用SUBTOTAL函数和其他方法计算小计。

1、案例背景

假设我们有一份销售数据表，包括销售日期、销售人员、产品和销售金额。我们需要根据不同的条件（如销售人员、产品等）计算小计和总计。

2、使用SUBTOTAL函数

首先，我们可以使用SUBTOTAL函数动态计算不同条件下的销售金额小计。例如，要计算筛选后数据的销售金额总和，可以使用：=SUBTOTAL(9, D2:D100)。通过筛选销售人员或产品，SUBTOTAL函数会自动更新计算结果。

3、使用数据透视表

创建数据透视表，将销售人员拖放到行区域，将销售金额拖放到数值区域。Excel会自动生成每个销售人员的销售金额小计。在“设计”选项卡中，可以选择是否显示总计。

4、结合条件格式和动态命名区域

通过条件格式，可以高亮显示特定销售人员的销售数据。例如，可以高亮显示销售金额大于1000的数据。然后定义一个动态命名区域：=OFFSET(Sheet1!$D$2,0,0,COUNTA(Sheet1!$D:$D)-1,1)，在SUBTOTAL函数中使用这个命名区域：=SUBTOTAL(9, SalesAmount)。

七、总结

通过上述方法，您可以在Excel中灵活地计算小计和总计。SUBTOTAL函数、数据透视表、SUM函数结合筛选功能、自动小计功能是最常用的方法。结合条件格式、动态命名区域和VBA编程，可以进一步提升数据分析的效率和准确性。在实际应用中，根据具体需求选择合适的方法，可以帮助您更好地进行数据分析和报表制作。