excel能显示但打印不出来怎么回事

Excel能显示但打印不出来的原因有多种：打印区域设置问题、打印机设置不正确、打印驱动程序问题、页面布局设置错误、隐藏行或列未被选择。 其中，打印区域设置问题是一个常见原因。在Excel中，如果没有正确设置打印区域，即便内容在屏幕上显示正常，也可能不会出现在打印结果中。

为了确保能正确打印Excel内容，我们可以进行以下详细操作：

检查打印区域设置：在Excel中，可以手动设置打印区域。选择需要打印的区域，点击“页面布局”选项卡，选择“打印区域”并点击“设置打印区域”。确保所需打印的内容都在设置的打印区域内。
调整页面布局设置：在“页面布局”选项卡下，确保页面设置合适，比如纸张大小、方向（横向或纵向）、边距等。点击“打印预览”查看实际打印效果，确保一切设置正确。
检查打印机设置：在打印对话框中，选择正确的打印机，确保打印机的状态正常。可以通过“控制面板”或者“设备和打印机”检查打印机是否有错误提示或者需要更新驱动程序。
更新打印机驱动程序：有时候，打印机的驱动程序过时可能导致打印问题。访问打印机制造商的官方网站，下载并安装最新的驱动程序。
检查隐藏行或列：确保需要打印的内容没有隐藏行或列。如果有隐藏的部分，可以通过选择整个工作表并取消隐藏来确保所有内容都被打印。
调整缩放比例：如果内容很多，可能需要调整缩放比例来适应纸张大小。在“页面布局”选项卡中，选择“缩放比例”并设置合适的百分比，或者选择“适应页面”选项来自动调整内容。
检查打印预览：在每次打印前，使用“打印预览”功能查看实际打印效果，确保所有需要的内容都在预览中显示。如果预览中没有显示某些内容，可能是设置问题，需要调整。

接下来，我们将详细探讨每个步骤及其操作细节。

一、打印区域设置问题

打印区域设置问题是导致Excel内容无法打印的常见原因之一。以下是解决方法：

1.1 设置打印区域

在Excel中，用户可以手动设置需要打印的区域。步骤如下：

打开Excel文件，选择需要打印的单元格范围。
点击“页面布局”选项卡。
在“页面设置”组中，点击“打印区域”。
选择“设置打印区域”。

1.2 清除打印区域

如果之前设置过打印区域，可能导致部分内容无法打印。可以通过以下步骤清除打印区域：

点击“页面布局”选项卡。
在“页面设置”组中，点击“打印区域”。
选择“清除打印区域”。

通过以上步骤，可以确保Excel中的所有内容都包含在打印区域内。

二、页面布局设置

页面布局设置直接影响打印效果。以下是详细的调整方法：

2.1 检查纸张大小和方向

确保纸张大小和方向设置正确。步骤如下：

打开“页面布局”选项卡。
在“页面设置”组中，点击“纸张大小”。
选择合适的纸张大小（如A4）。
点击“方向”并选择“纵向”或“横向”取决于内容的布局。

2.2 调整边距设置

边距设置不当可能导致内容被裁剪。调整边距的方法如下：

打开“页面布局”选项卡。
在“页面设置”组中，点击“边距”。
选择“自定义边距”。
设置合适的上下、左右边距。

通过调整页面布局设置，可以确保打印内容的完整性。

三、打印机设置

打印机设置不正确也是导致Excel内容无法打印的常见原因。以下是检查和调整打印机设置的方法：

3.1 选择正确的打印机

确保选择了正确的打印机。步骤如下：

打开Excel文件，点击“文件”菜单。
选择“打印”。
在打印对话框中，选择正确的打印机。

3.2 检查打印机状态

确保打印机处于正常工作状态。步骤如下：

打开“控制面板”。
选择“设备和打印机”。
找到所选打印机，检查其状态是否正常。如果有错误提示，按照提示进行处理。

通过以上步骤，可以确保打印机设置正确，避免因选择错误的打印机导致无法打印的问题。

四、更新打印机驱动程序

打印机驱动程序过时可能导致无法打印的问题。以下是更新驱动程序的方法：

4.1 下载最新驱动程序

访问打印机制造商的官方网站，下载最新的驱动程序。步骤如下：

打开浏览器，访问打印机制造商的官方网站。
找到“驱动程序下载”或“支持”页面。
输入打印机型号，查找并下载最新的驱动程序。

4.2 安装驱动程序

下载完成后，安装驱动程序。步骤如下：

双击下载的驱动程序文件，按照提示进行安装。
安装完成后，重启计算机。

通过更新驱动程序，可以解决因驱动程序过时导致的打印问题。

五、检查隐藏行或列

隐藏的行或列可能导致部分内容无法打印。以下是检查和取消隐藏的方法：

5.1 取消隐藏行或列

选择整个工作表，取消隐藏行或列。步骤如下：

点击工作表左上角的全选按钮，选择整个工作表。
右键点击任意行号或列号，选择“取消隐藏”。

5.2 确认所有内容可见

确保所有需要打印的内容都可见。如果有部分内容仍然无法看到，可能是因为设置了筛选条件或分组，需取消筛选或展开分组。

通过以上步骤，可以确保所有需要打印的内容都被选择和显示。

六、调整缩放比例

内容较多时，可能需要调整缩放比例以适应纸张大小。以下是调整缩放比例的方法：

6.1 设置缩放比例

在“页面布局”选项卡中，设置合适的缩放比例。步骤如下：

打开“页面布局”选项卡。
在“页面设置”组中，点击“缩放比例”。
设置合适的百分比（如80%）。

6.2 使用“适应页面”选项

如果不确定具体的缩放比例，可以使用“适应页面”选项。步骤如下：

打开“页面布局”选项卡。
在“页面设置”组中，点击“适应页面”。
设置“宽度”和“高度”为“1页”。

通过调整缩放比例，可以确保所有内容适应纸张大小，避免内容被裁剪。

七、检查打印预览

打印预览功能可以帮助查看实际打印效果，确保所有内容都在预览中显示。以下是使用打印预览的方法：

7.1 打开打印预览

在每次打印前，使用“打印预览”查看实际打印效果。步骤如下：

打开Excel文件，点击“文件”菜单。
选择“打印”。
在打印对话框中，查看右侧的打印预览。

7.2 调整设置

如果打印预览中没有显示某些内容，可能是设置问题。根据预览效果，调整打印区域、页面布局、缩放比例等设置，直到预览显示正确。

通过使用打印预览功能，可以确保最终打印效果符合预期，避免因设置不当导致的打印问题。

结论

综上所述，Excel能显示但打印不出来的原因多种多样，可能涉及打印区域设置、页面布局设置、打印机设置、驱动程序问题、隐藏行或列未被选择等。通过检查和调整这些设置，可以解决大多数打印问题。特别是，正确设置打印区域和使用打印预览功能是确保打印效果的关键步骤。希望本文提供的详细操作方法能帮助解决Excel打印问题，提高工作效率。