excel怎么制作合同到期

制作合同到期提醒、利用条件格式自动标记、使用公式计算到期时间、创建动态提醒系统。在本文中，我将详细介绍如何在Excel中制作一个合同到期提醒系统，并通过实际操作步骤和技巧帮助你建立一个高效的合同管理工具。

一、合同到期提醒的基本设置

在Excel中制作合同到期提醒首先需要设置基本的合同信息表格。表格应包含合同名称、开始日期、结束日期、提醒日期等基本信息。

1. 创建合同信息表格

首先，打开Excel，创建一个新的工作表。在第一行输入表头，包括以下列：

合同名称
开始日期
结束日期
提醒日期

为了方便后续操作，可以在表头行使用“冻结窗格”功能，这样在向下滚动时，表头行始终可见。

2. 输入合同数据

在表格中输入各合同的基本信息，包括合同名称、开始日期和结束日期。提醒日期可以根据结束日期和合同要求提前设置。例如，如果需要在合同结束前30天提醒，可以在提醒日期列使用以下公式：

=E2-30

假设结束日期在E列，提醒日期在F列。

二、利用条件格式自动标记即将到期合同

通过条件格式，可以在合同即将到期时自动标记出这些合同，使它们在表格中更为醒目。

1. 选择需要应用条件格式的单元格区域

选中包含合同数据的所有单元格区域，例如A2:F100。

2. 添加条件格式规则

在“开始”选项卡中，选择“条件格式”下拉菜单，点击“新建规则”。选择“使用公式确定要设置格式的单元格”。

3. 输入条件格式公式

在公式框中输入以下公式：

=AND(F2<=TODAY(), F2<>"")

这个公式的意思是，如果提醒日期小于或等于今天的日期，并且提醒日期单元格不为空，则应用条件格式。

4. 设置格式

点击“格式”，选择一种醒目的格式，例如红色填充。点击“确定”应用条件格式。

三、使用公式计算到期时间

通过公式计算，可以自动得出合同的剩余时间，帮助你更好地管理合同。

1. 添加剩余天数列

在表格中添加一列，命名为“剩余天数”。在该列的第一个单元格中输入以下公式：

=E2-TODAY()

这个公式计算的是合同结束日期与今天的日期之间的天数差。

2. 填充公式

将公式下拉填充到剩余天数列的所有单元格中，这样所有合同的剩余时间都会自动计算出来。

3. 设置条件格式

可以对“剩余天数”列应用条件格式，以便在合同即将到期时进行醒目标记。例如，可以设置当剩余天数小于30天时，单元格填充为黄色。

四、创建动态提醒系统

为了更好地管理合同，可以在Excel中创建一个动态的提醒系统，通过筛选和图表展示合同到期情况。

1. 创建筛选器

在合同信息表格的表头行，选择“数据”选项卡中的“筛选”按钮，添加筛选器。这样可以方便地按合同名称、开始日期、结束日期等进行筛选。

2. 使用条件筛选提醒合同

可以使用条件筛选功能，只显示即将到期的合同。例如，在“剩余天数”列中，设置筛选条件为小于30天。

3. 创建图表展示合同到期情况

为了更直观地展示合同到期情况，可以创建图表。例如，可以创建一个柱状图，展示不同合同的剩余天数。这样可以一目了然地看到哪些合同即将到期。

4. 动态更新提醒系统

通过使用Excel的动态数据更新功能，提醒系统可以自动更新。例如，可以使用“动态数据范围”功能，当添加新的合同数据时，表格和图表会自动扩展。

五、定期检查和维护

为了确保合同到期提醒系统的有效性，定期检查和维护是必要的。

1. 定期更新合同数据

每月或每季度定期更新合同数据，确保所有合同的开始日期、结束日期和提醒日期都是最新的。

2. 检查条件格式和公式

定期检查条件格式和公式，确保它们正常工作。例如，检查条件格式是否正确应用，公式是否正确计算剩余天数。

3. 备份合同信息表格

定期备份合同信息表格，以防数据丢失。可以将表格保存到云端存储或外部硬盘中。

通过以上步骤，你可以在Excel中创建一个高效的合同到期提醒系统。这个系统不仅可以帮助你及时掌握合同到期情况，还可以通过自动化和动态展示功能，提高合同管理的效率和准确性。