excel怎么预览打印

在Excel中，您可以通过打印预览功能来查看即将打印的内容，以确保格式和布局的正确性。 打印预览功能可以帮助您避免打印错误、节省纸张和墨水，并确保最终打印的文档符合您的预期。 进入打印预览的方法有多种，如通过“文件”菜单、快捷键Ctrl+P、或者快速访问工具栏。下面将详细介绍其中一种方法，即通过“文件”菜单进入打印预览。

通过“文件”菜单进入打印预览是最常用的方法之一。首先，打开需要打印的Excel工作簿，点击左上角的“文件”选项，然后选择“打印”选项。此时，Excel将自动切换到打印预览模式，您可以在右侧预览即将打印的内容，并在左侧进行打印设置。通过这种方法，您可以轻松地调整打印区域、页面布局、页边距等设置，以确保最终打印结果符合您的需求。

一、进入打印预览的方法

1、通过“文件”菜单进入打印预览

在Excel中，最常用的进入打印预览的方法是通过“文件”菜单。以下是具体步骤：

1. 打开需要打印的Excel工作簿。
2. 点击左上角的“文件”选项。
3. 在下拉菜单中选择“打印”选项。
4. 此时，Excel将自动切换到打印预览模式，您可以在右侧预览即将打印的内容，并在左侧进行打印设置。

在打印预览模式下，您可以看到当前工作簿的各个页面，检查数据和格式是否正确。如果发现需要调整的地方，可以返回工作表进行修改，然后再重新进入打印预览。

2、使用快捷键进入打印预览

除了通过“文件”菜单，您还可以使用快捷键快速进入打印预览。以下是具体步骤：

1. 打开需要打印的Excel工作簿。
2. 按下键盘上的Ctrl + P组合键。
3. Excel将自动切换到打印预览模式，您可以在右侧预览即将打印的内容，并在左侧进行打印设置。

使用快捷键进入打印预览不仅快速方便，还能提高工作效率，尤其是在需要频繁检查打印效果的情况下。

3、通过快速访问工具栏进入打印预览

如果您经常需要使用打印预览功能，可以将其添加到快速访问工具栏。以下是具体步骤：

1. 打开需要打印的Excel工作簿。
2. 在Excel窗口顶部的快速访问工具栏中，点击右侧的下拉箭头。
3. 选择“更多命令…”选项。
4. 在弹出的“Excel选项”窗口中，选择“快速访问工具栏”。
5. 在左侧的命令列表中，找到并选择“打印预览和打印”。
6. 点击“添加”按钮将其添加到右侧的工具栏列表中。
7. 点击“确定”按钮保存设置。

添加完成后，您可以通过点击快速访问工具栏中的打印预览图标，快速进入打印预览模式。

二、打印预览中的常用设置

1、调整打印区域

在打印预览模式下，您可以调整打印区域，以确保只打印需要的部分。以下是具体步骤：

1. 返回工作表，选择需要打印的单元格区域。
2. 点击“页面布局”选项卡。
3. 在“页面设置”组中，点击“打印区域”按钮。
4. 选择“设置打印区域”选项。

设置完成后，您可以再次进入打印预览，检查打印区域是否正确。如果需要取消打印区域，可以选择“打印区域”按钮，然后选择“清除打印区域”选项。

2、调整页面布局

页面布局是影响打印效果的重要因素之一。在打印预览模式下，您可以调整页面布局，以确保打印结果符合预期。以下是具体步骤：

1. 在打印预览模式下，点击左侧的“页面设置”选项。
2. 在弹出的“页面设置”窗口中，选择“页面”选项卡。
3. 根据需要选择页面方向（纵向或横向）、纸张大小等选项。
4. 选择“页边距”选项卡，调整页边距设置。
5. 选择“工作表”选项卡，设置打印标题行、打印网格线等选项。

调整完成后，您可以预览打印效果，确保页面布局符合需求。

3、调整页边距

页边距是指页面内容与页面边缘之间的距离。在打印预览模式下，您可以调整页边距，以确保打印内容不超出纸张范围。以下是具体步骤：

1. 在打印预览模式下，点击左侧的“页面设置”选项。
2. 在弹出的“页面设置”窗口中，选择“页边距”选项卡。
3. 根据需要调整上下、左右页边距值。
4. 如果需要，可以勾选“居中方式”选项中的“水平居中”和“垂直居中”，以确保打印内容在页面中居中显示。

调整完成后，您可以预览打印效果，确保页边距设置符合需求。

三、打印预览中的高级设置

1、打印标题行和标题列

在打印长表格时，您可能希望每页都显示表头信息。在打印预览模式下，您可以设置打印标题行和标题列，以确保每页都包含表头信息。以下是具体步骤：

1. 返回工作表，点击“页面布局”选项卡。
2. 在“页面设置”组中，点击“打印标题”按钮。
3. 在弹出的“页面设置”窗口中，选择“工作表”选项卡。
4. 在“打印标题”部分，设置“顶端标题行”和“左端标题列”。
5. 点击“确定”按钮保存设置。

设置完成后，您可以再次进入打印预览，检查每页是否显示表头信息。

2、调整打印比例

在打印预览模式下，您可以调整打印比例，以确保内容在页面上适当缩放。以下是具体步骤：

1. 在打印预览模式下，点击左侧的“页面设置”选项。
2. 在弹出的“页面设置”窗口中，选择“页面”选项卡。
3. 在“缩放比例”部分，选择“调整为”选项。
4. 根据需要设置缩放比例，确保内容在页面上适当缩放。
5. 点击“确定”按钮保存设置。

调整完成后，您可以预览打印效果，确保打印比例符合需求。

3、打印网格线和注释

在打印预览模式下，您可以选择是否打印网格线和单元格中的注释。以下是具体步骤：

1. 在打印预览模式下，点击左侧的“页面设置”选项。
2. 在弹出的“页面设置”窗口中，选择“工作表”选项卡。
3. 根据需要勾选或取消勾选“打印”部分中的“网格线”和“注释”选项。
4. 点击“确定”按钮保存设置。

调整完成后，您可以预览打印效果，确保网格线和注释的打印设置符合需求。

四、常见问题及解决方法

1、打印区域设置不正确

如果打印预览中显示的内容不符合预期，可能是打印区域设置不正确。解决方法如下：

1. 返回工作表，选择需要打印的单元格区域。
2. 点击“页面布局”选项卡。
3. 在“页面设置”组中，点击“打印区域”按钮。
4. 选择“设置打印区域”选项。

重新设置打印区域后，再次进入打印预览，检查打印效果。

2、页面布局不符合需求

如果打印预览中的页面布局不符合需求，可以通过调整页面方向、纸张大小、页边距等设置来解决。具体步骤如下：

1. 在打印预览模式下，点击左侧的“页面设置”选项。
2. 在弹出的“页面设置”窗口中，选择“页面”、“页边距”、“工作表”等选项卡，根据需要调整相关设置。
3. 点击“确定”按钮保存设置。

调整完成后，预览打印效果，确保页面布局符合需求。

3、打印内容超出纸张范围

如果打印内容超出纸张范围，可以通过调整页边距和打印比例来解决。具体步骤如下：

1. 在打印预览模式下，点击左侧的“页面设置”选项。
2. 在弹出的“页面设置”窗口中，选择“页边距”选项卡，调整上下、左右页边距值。
3. 选择“页面”选项卡，在“缩放比例”部分，选择“调整为”选项，根据需要设置缩放比例。
4. 点击“确定”按钮保存设置。

调整完成后，预览打印效果，确保打印内容在纸张范围内。

五、打印预览的其他功能

1、保存为PDF

在打印预览模式下，您可以将Excel文件保存为PDF格式，以便于分享和存档。以下是具体步骤：

1. 在打印预览模式下，点击左侧的“打印”按钮。
2. 在弹出的“打印”窗口中，选择“打印机”下拉菜单中的“Microsoft Print to PDF”选项。
3. 点击“打印”按钮，选择保存路径和文件名，点击“保存”按钮。

保存完成后，您可以查看生成的PDF文件，确保内容和格式正确。

2、打印特定页

在打印预览模式下，您可以选择打印特定页，以节省纸张和墨水。以下是具体步骤：

1. 在打印预览模式下，点击左侧的“打印”按钮。
2. 在弹出的“打印”窗口中，在“设置”部分的“页数”框中输入需要打印的页码范围（例如，1-3）。
3. 点击“打印”按钮，开始打印。

设置完成后，您可以查看打印结果，确保只打印了指定的页码范围。

3、调整打印顺序

在打印预览模式下，您可以调整打印顺序，以确保页面按照正确的顺序打印。以下是具体步骤：

1. 在打印预览模式下，点击左侧的“页面设置”选项。
2. 在弹出的“页面设置”窗口中，选择“工作表”选项卡。
3. 在“打印顺序”部分，根据需要选择“先列后行”或“先行后列”选项。
4. 点击“确定”按钮保存设置。

调整完成后，预览打印效果，确保打印顺序符合需求。

六、总结

通过本文的详细介绍，您已经了解了在Excel中预览打印的方法和技巧。通过“文件”菜单、快捷键Ctrl+P、快速访问工具栏等方式进入打印预览，可以帮助您检查打印效果，调整打印区域、页面布局、页边距等设置，以确保最终打印结果符合需求。此外，还介绍了打印预览中的高级设置，如打印标题行和标题列、调整打印比例、打印网格线和注释等，以及常见问题的解决方法。希望本文对您在使用Excel进行打印预览时有所帮助。

相关问答FAQs：

1. 如何在Excel中预览打印的效果？
在Excel中，您可以通过以下步骤预览打印的效果：

• 打开Excel并选择要预览打印的工作表。
• 点击页面布局视图或者页面布局选项卡，以便以预览模式查看工作表。
• 您可以使用缩放选项来调整预览的大小，以确保打印效果符合您的要求。
• 您还可以使用分页符来调整打印页面的分页情况。
• 预览完毕后，您可以通过点击“打印”按钮来进行打印，或者点击“关闭预览”以返回到正常视图。

2. 如何在Excel中查看打印预览时的分页情况？
如果您想在Excel中查看打印预览时的分页情况，可以按照以下步骤操作：

• 打开Excel并选择要查看分页情况的工作表。
• 点击页面布局视图或者页面布局选项卡，以便以预览模式查看工作表。
• 在工具栏中点击“分页预览”按钮，您将看到工作表被分成了多个页面。
• 您可以使用分页符来调整打印页面的分页情况，以确保打印效果符合您的要求。
• 预览完毕后，您可以通过点击“打印”按钮来进行打印，或者点击“关闭预览”以返回到正常视图。

3. 如何在Excel中设置打印区域以预览打印效果？
如果您想在Excel中设置打印区域以预览打印效果，可以按照以下步骤操作：

• 打开Excel并选择要设置打印区域的工作表。
• 点击页面布局视图或者页面布局选项卡，以便以预览模式查看工作表。
• 在工具栏中点击“打印区域”按钮，然后选择“设置打印区域”选项。
• 您可以使用鼠标选择要打印的区域，也可以手动输入区域的范围。
• 设置完打印区域后，您可以通过点击“打印”按钮来进行打印，或者点击“关闭预览”以返回到正常视图。