excel怎么调输出pdf

Excel转换为PDF的步骤有很多种，常见的方法包括使用Excel内置的“另存为”功能、通过打印功能导出PDF、借助第三方转换工具。本文将详细介绍这些方法，并提供一些优化PDF输出的技巧和注意事项，以确保生成高质量的PDF文件。

一、使用Excel内置的“另存为”功能

1、步骤详解

Excel提供了一个非常方便的“另存为”功能，可以直接将工作表保存为PDF格式。以下是具体的操作步骤：

1. 打开需要转换为PDF的Excel文件。
2. 点击左上角的“文件”菜单，然后选择“另存为”。
3. 在弹出的对话框中，选择保存路径，并在“保存类型”下拉菜单中选择“PDF (*.pdf)”，然后点击“保存”。

2、详细说明

这种方法操作简单，适合大多数用户。Excel会自动调整页面布局以适应PDF格式，但在某些情况下，可能需要手动调整页边距和纸张方向以获得最佳效果。

3、注意事项

• 页面布局：在保存为PDF之前，确保页面布局设置正确，包括页边距、纸张方向（横向或纵向）和打印区域。
• 文件大小：如果PDF文件过大，可以通过调整图像质量和压缩选项来减小文件大小。

二、通过打印功能导出PDF

1、步骤详解

另一种常用的方法是利用Excel的打印功能导出PDF文件。以下是具体操作步骤：

1. 打开需要转换的Excel文件。
2. 点击左上角的“文件”菜单，然后选择“打印”。
3. 在打印设置中，选择“Microsoft Print to PDF”或其他PDF打印机。
4. 设置好打印选项后，点击“打印”，并选择保存路径和文件名。

2、详细说明

这种方法的优势在于可以更精细地控制输出参数，如页眉页脚、纸张尺寸和打印质量。适用于需要高精度输出的场合。

3、注意事项

• 打印设置：确保选择正确的纸张尺寸和打印方向，以避免内容被裁剪。
• 输出质量：根据需要调整打印质量，通常“标准”质量适合一般用途，“高质量”适合打印和展示。

三、使用第三方转换工具

1、工具推荐

市面上有许多第三方工具可以将Excel文件转换为PDF，包括Adobe Acrobat、Nitro PDF和Wondershare PDF Converter等。

2、步骤详解

以Adobe Acrobat为例，以下是具体操作步骤：

1. 打开Adobe Acrobat并选择“创建PDF”。
2. 选择要转换的Excel文件，并点击“打开”。
3. Adobe Acrobat会自动将Excel文件转换为PDF，并显示预览。
4. 确认无误后，点击“保存”并选择保存路径和文件名。

3、详细说明

第三方工具通常提供更多高级功能，如批量转换、OCR识别和加密保护。适合需要频繁转换和处理大量文件的用户。

4、注意事项

• 软件选择：选择信誉良好的软件，避免使用未知来源的工具以防止安全风险。
• 功能需求：根据自身需求选择合适的工具，有些免费工具可能功能有限。

四、优化PDF输出的技巧

1、调整页面布局

在转换为PDF之前，确保Excel的页面布局设置正确。包括纸张尺寸、页边距、打印区域和分页符等。可以通过“页面布局”选项卡进行调整。

2、使用分页预览

在Excel中使用“分页预览”功能，可以直观地查看每一页的显示效果，并根据需要调整内容和分页符位置。这样可以确保PDF输出效果与预期一致。

3、嵌入字体

在保存为PDF时，确保选择“嵌入字体”选项，以避免在其他设备上打开PDF时出现字体缺失或替换问题。可以通过Excel的高级保存设置进行选择。

4、压缩图像

如果Excel文件包含大量图像，可以通过压缩图像来减小PDF文件大小。在Excel中选择图像后，点击“格式”选项卡，然后选择“压缩图片”进行调整。

5、添加页眉页脚

根据需要在Excel文件中添加页眉页脚信息，如页码、日期和文档标题等。这样可以在PDF输出中保持一致的格式和信息。

五、常见问题及解决方法

1、PDF文件内容被裁剪

原因通常是页面布局设置不当或打印区域超出纸张范围。解决方法是调整页边距和纸张尺寸，确保内容完全位于可打印区域内。

2、PDF文件过大

可以通过压缩图像、减少嵌入字体数量和选择合适的图像质量来减小PDF文件大小。此外，使用第三方工具进行优化也可以有效减小文件体积。

3、字体显示异常

确保在保存为PDF时选择“嵌入字体”选项，以避免在其他设备上打开PDF时出现字体缺失或替换问题。

4、图表和图形显示错误

在转换为PDF之前，确保所有图表和图形在Excel中显示正常。可以通过调整图表大小和位置，以及检查数据源来解决显示问题。

六、总结

将Excel文件转换为PDF是一项常见的操作，本文介绍了三种常用方法：使用Excel内置的“另存为”功能、通过打印功能导出PDF和借助第三方转换工具。每种方法都有其优势和适用场景，可以根据实际需求选择合适的方法。同时，本文还提供了一些优化PDF输出的技巧和常见问题的解决方法，帮助用户生成高质量的PDF文件。

通过本文的详细介绍，相信读者能够掌握Excel转换为PDF的多种方法和技巧，提高工作效率，生成符合要求的PDF文件。

相关问答FAQs：

1. 如何将Excel文件调整为PDF格式输出？

• 问题： 我想将Excel文件保存为PDF格式，应该怎么做呢？
• 回答： 您可以使用Excel中的"另存为"功能，选择PDF作为保存格式。依次点击"文件" > "另存为" > "浏览"，选择保存路径和文件名，并在"另存为类型"下拉菜单中选择"PDF"，最后点击"保存"即可将Excel文件调整为PDF格式输出。

2. 如何调整Excel文件的打印设置以输出为PDF？

• 问题： 我想将Excel文件打印为PDF格式，应该如何进行打印设置呢？
• 回答： 首先，点击Excel的"文件"选项卡，然后选择"打印"。在打印预览界面，您可以进行各种打印设置，如选择打印区域、调整页面布局、设置页眉页脚等。接下来，点击打印预览界面右上角的"打印"按钮，在弹出的打印设置界面中选择"打印机"为"Microsoft Print to PDF"，然后点击"打印"即可将Excel文件输出为PDF格式。

3. 我想将多个Excel文件合并为一个PDF文件，应该怎么操作？

• 问题： 我有多个Excel文件，希望将它们合并为一个PDF文件，该如何实现呢？
• 回答： 您可以使用专业的PDF转换工具或在线转换服务来实现多个Excel文件的合并。首先，将所有需要合并的Excel文件保存为单独的PDF文件。然后，使用PDF转换工具或在线服务将这些PDF文件合并为一个文件。这样，您就可以将多个Excel文件合并为一个PDF文件，方便分享和存档。请确保选择可信赖的工具或服务，并按照其提供的操作指引进行操作。