怎么能把excel文件变小

要把Excel文件变小，可以采取多种方法：删除不必要的数据、使用压缩工具、减少公式和链接的使用、压缩图片、清理格式。 其中，压缩图片是一项非常有效的方法。因为图片通常占据大量的存储空间，压缩或替换成分辨率较低的图片可以显著减小文件大小。此外，删除不必要的数据和清理格式也能显著减少文件大小。

一、删除不必要的数据

Excel文件中可能包含许多不必要的数据，如临时工作表、重复的数据行或列、以及不再需要的旧数据。这些不必要的数据会显著增加文件的体积。删除这些数据不仅可以减小文件大小，还可以提高Excel的运行速度。

1.1 删除多余工作表

有时候我们在处理数据时会创建多个临时工作表，这些工作表在完成任务后可能被遗忘。定期检查并删除这些不再需要的工作表，可以有效减少文件大小。

1.2 清理重复数据

在大数据集的操作中，可能会不小心导致数据重复。使用Excel的“删除重复项”功能可以快速清理重复数据。选择需要检查的列，点击“数据”选项卡，然后选择“删除重复项”，按照提示操作即可。

二、使用压缩工具

使用压缩工具如WinRAR、7-Zip等可以有效减小Excel文件的体积。通过将文件压缩成ZIP格式，可以减少文件占用的存储空间。

2.1 使用WinRAR压缩文件

首先，右键单击要压缩的Excel文件，选择“添加到压缩文件”。在弹出的窗口中选择压缩格式和压缩等级，点击“确定”即可完成压缩。

2.2 使用7-Zip压缩文件

同样的方法，右键单击Excel文件，选择7-Zip，然后选择“添加到压缩文件”。在弹出的窗口中选择压缩格式和压缩级别，点击“确定”即可。

三、减少公式和链接的使用

大量复杂的公式和外部链接会显著增加Excel文件的大小。通过减少公式的使用和去除不必要的外部链接，可以有效减小文件体积。

3.1 减少公式使用

在可能的情况下，将公式计算的结果替换为静态值。选择包含公式的单元格，复制，然后选择“粘贴值”即可。

3.2 去除外部链接

外部链接会增加文件的复杂性和体积。可以通过“编辑链接”功能检查并删除不必要的外部链接。

四、压缩图片

Excel文件中包含的图片通常占据大量空间。通过压缩图片或替换成分辨率较低的图片，可以显著减小文件大小。

4.1 压缩图片

选择图片，点击“图片工具”选项卡，然后选择“压缩图片”。在弹出的窗口中选择需要的分辨率和压缩选项，点击“确定”即可。

4.2 替换图片

如果图片不需要高分辨率，可以使用图像编辑工具将图片分辨率降低后再插入Excel中。这样可以有效减小文件体积。

五、清理格式

复杂的格式设置会增加Excel文件的大小。通过清理不必要的格式和样式，可以有效减小文件大小。

5.1 清理未使用的单元格格式

选择工作表，按Ctrl+Shift+End键查找最后一个包含数据的单元格，然后选择从该单元格到工作表末尾的所有行和列，右键点击选择“清除内容”，最后保存文件。

5.2 删除多余样式

有时Excel文件会累积许多自定义样式，删除不必要的样式可以减小文件大小。点击“开始”选项卡，选择“样式”，然后选择“管理样式”，删除不需要的样式。

六、其他方法

除了上述方法，还有一些其他方法可以帮助减小Excel文件的大小。

6.1 使用二进制文件格式

Excel文件可以保存为二进制文件格式（.xlsb），这种格式通常比默认的.xlsx格式文件小。点击“文件”选项卡，选择“另存为”，在保存类型中选择“Excel二进制工作簿 (*.xlsb)”。

6.2 定期清理和维护

定期检查和清理Excel文件，可以防止文件大小不必要地增加。包括删除不再需要的数据、清理未使用的格式和样式、以及检查和减少外部链接等。

通过以上多种方法的综合应用，可以有效减小Excel文件的大小，提高工作效率和数据处理的便捷性。