怎么把excel表格打包发邮箱

要把Excel表格打包发邮件，主要步骤包括：压缩文件、选择合适的邮件客户端、确保文件大小适合、检查隐私和安全。其中，压缩文件可以大大减少文件大小，使其更易于发送，同时也能保护文件不被意外修改。以下是详细步骤和注意事项。

一、压缩文件

压缩文件不仅可以减少文件大小，还能将多个文件打包成一个，方便发送和管理。

使用压缩软件

选择压缩软件：常见的压缩软件有WinRAR、7-Zip和WinZip。这些工具都能有效地压缩文件。
添加文件：打开压缩软件，选择“添加文件”或“新建压缩文件”，然后选择你要压缩的Excel表格。
设置压缩选项：选择压缩格式（如ZIP或RAR），并设置压缩级别。一般选择“正常”压缩即可，既能压缩文件又不会花费太多时间。
保存压缩文件：选择保存路径，然后点击“开始”或“确定”按钮，完成压缩。

使用系统自带功能

对于Windows系统，可以右键点击文件夹或文件，选择“发送到”，然后选择“压缩（ZIP）文件夹”。Mac用户可以右键点击文件或文件夹，选择“压缩”。

二、选择合适的邮件客户端

不同的邮件客户端有不同的附件发送限制，选择合适的邮件客户端能确保邮件顺利发送。

常见邮件客户端

Gmail：单个邮件附件大小限制为25MB。如果附件超过这个限制，可以使用Google Drive共享。
Outlook：单个邮件附件大小限制为20MB。如果附件过大，可以使用OneDrive共享。
Yahoo Mail：单个邮件附件大小限制为25MB。如果附件过大，可以使用Dropbox共享。

使用云存储服务

如果压缩后的文件仍然过大，可以使用云存储服务（如Google Drive、OneDrive、Dropbox）来共享文件。将文件上传到云存储，然后在邮件中插入共享链接。

三、确保文件大小适合

邮件服务提供商通常对附件大小有严格的限制，因此在发送前需要确保文件大小适合。

文件大小检查

检查文件大小：右键点击压缩后的文件，选择“属性”查看文件大小。如果文件大小超过邮件客户端的限制，需要进一步压缩或分割文件。
分割文件：使用压缩软件的分卷功能，将大文件分割成多个小文件，然后分别发送这些小文件。

使用在线压缩工具

如果没有合适的压缩软件，可以使用在线压缩工具，如Smallpdf、ILovePDF。这些工具可以在线压缩文件，并提供下载链接。

四、检查隐私和安全

在发送重要文件前，确保文件的隐私和安全，防止泄露敏感信息。

加密文件

设置压缩密码：在压缩文件时，可以设置一个密码，只有知道密码的人才能解压文件。这能有效保护文件内容。
使用加密软件：如VeraCrypt，可以创建加密容器存储Excel表格，然后发送加密容器。

检查敏感信息

在发送前，检查Excel表格是否包含敏感信息。如果有，考虑去除或替换这些信息，或者使用加密方式发送。

五、发送邮件

确保文件压缩、大小合适、隐私和安全后，就可以正式发送邮件了。

撰写邮件内容

邮件主题：简明扼要，如“项目报告 – 2023年10月”。
邮件正文：简要说明附件内容和重要事项。如果使用云存储共享文件，提供下载链接和访问权限说明。
添加附件：点击“添加附件”按钮，选择压缩后的文件或复制云存储链接。

确认发送

在点击发送前，检查所有内容，确保附件正确、邮件内容清晰。发送后，最好通知收件人并确认他们能成功接收和解压文件。

通过以上步骤，可以确保Excel表格被成功打包并发送到邮箱，同时保护文件的隐私和安全。