excel怎么压缩能 变小

压缩Excel文件的多种方法包括：删除不必要的数据、移除格式和样式、压缩图片、拆分工作表、使用Excel内置的压缩功能、外部压缩软件、转换为二进制文件。 删除不必要的数据和移除格式和样式是最直接有效的方式，具体步骤如下：

删除不必要的数据：首先，打开Excel文件，检查是否有多余的数据、空行空列或不需要的工作表。如果有，将其删除。这样可以减少文件的大小，因为每一个数据单元格都占用存储空间。

一、删除不必要的数据

删除空白行和列

在Excel文件中，空白行和列会占用不必要的存储空间。通过删除这些空白行和列，可以显著减少文件的大小。以下是详细步骤：

1. 打开Excel文件，按Ctrl+End查看文件的实际数据范围。
2. 选择空白行或列，右键点击选择“删除”选项。

删除多余的工作表

有时，Excel文件中可能会包含一些不再需要的工作表。删除这些工作表可以有效减少文件大小。

1. 右键点击要删除的工作表标签，选择“删除”选项。
2. 确认删除操作。

删除隐藏的数据

隐藏的数据和行列在Excel文件中仍然占用空间。确保删除或显示这些数据以便彻底清理。

1. 选择整个工作表，按Ctrl+Shift+9显示隐藏行，按Ctrl+Shift+0显示隐藏列。
2. 检查并删除不需要的数据。

二、移除格式和样式

删除多余的格式

复杂的格式和样式，如条件格式、边框、填充颜色等，会增加Excel文件的大小。以下是删除多余格式的步骤：

1. 选择整个工作表或特定区域，按Ctrl+A全选。
2. 在“开始”选项卡中，点击“清除”，选择“清除格式”。

使用简单的格式

尽量使用简单的格式和样式，如单一颜色的填充、基本的字体和边框。这可以显著减少文件大小。

1. 选择需要格式化的单元格。
2. 在“开始”选项卡中，使用简单的格式选项，如基本的字体和填充颜色。

三、压缩图片

调整图片大小

在Excel文件中插入的图片会占用大量存储空间。通过调整图片大小，可以有效压缩文件。以下是详细步骤：

1. 选择要调整的图片，右键点击选择“大小和属性”。
2. 调整图片的高度和宽度，确保图片的分辨率合适。

使用压缩图片选项

Excel提供了内置的压缩图片功能，可以有效减少文件大小。

1. 选择图片，点击“格式”选项卡。
2. 在“调整”组中，点击“压缩图片”。
3. 选择“删除图片的裁剪区域”、“电子邮件（96 ppi）”等选项，点击“确定”。

四、拆分工作表

拆分大型工作表

如果Excel文件中包含多个大型工作表，可以将其拆分为多个文件。这样可以有效减少单个文件的大小。以下是详细步骤：

1. 右键点击要拆分的工作表标签，选择“移动或复制”选项。
2. 选择“新工作簿”，点击“确定”。
3. 保存新工作簿。

链接工作表

可以通过链接功能将拆分的工作表连接在一起，以便在需要时访问相关数据。

1. 在新的工作簿中，选择要链接的单元格。
2. 输入“=”，然后切换到源工作簿，选择要链接的单元格。
3. 按Enter键完成链接。

五、使用Excel内置的压缩功能

压缩文件

Excel提供了内置的压缩功能，可以直接压缩文件。以下是详细步骤：

1. 打开Excel文件，点击“文件”选项卡。
2. 选择“另存为”，在保存类型中选择“Excel二进制工作簿（*.xlsb）”。
3. 点击“保存”。

使用“保存并优化”选项

Excel还提供了“保存并优化”选项，可以自动优化文件大小。

1. 打开Excel文件，点击“文件”选项卡。
2. 选择“另存为”，在保存类型中选择“Excel二进制工作簿（*.xlsb）”。
3. 点击“保存”。
4. 在“工具”下拉菜单中，选择“保存并优化”。

六、外部压缩软件

使用WinRAR或7-Zip

WinRAR和7-Zip等压缩软件可以有效压缩Excel文件。以下是详细步骤：

1. 安装WinRAR或7-Zip压缩软件。
2. 右键点击要压缩的Excel文件，选择“添加到压缩文件”。
3. 选择压缩格式和压缩级别，点击“确定”。

使用在线压缩工具

还有一些在线工具可以压缩Excel文件，如Smallpdf、Zamzar等。以下是详细步骤：

1. 打开在线压缩工具网站。
2. 上传Excel文件，选择压缩选项。
3. 下载压缩后的文件。

七、转换为二进制文件

转换为Excel二进制工作簿

Excel二进制工作簿（*.xlsb）格式可以显著减少文件大小。以下是详细步骤：

1. 打开Excel文件，点击“文件”选项卡。
2. 选择“另存为”，在保存类型中选择“Excel二进制工作簿（*.xlsb）”。
3. 点击“保存”。

优化二进制文件

二进制文件格式不仅减少文件大小，还可以提高文件的加载和保存速度。确保在保存时选择适当的优化选项。

1. 打开Excel文件，点击“文件”选项卡。
2. 选择“另存为”，在保存类型中选择“Excel二进制工作簿（*.xlsb）”。
3. 点击“保存”。
4. 在“工具”下拉菜单中，选择“保存并优化”。

通过上述方法，可以有效压缩Excel文件，减少文件大小，提高文件的加载和保存速度。确保在进行压缩操作之前，备份原始文件，以防数据丢失。

相关问答FAQs：

1. 如何在Excel中压缩文件大小？

在Excel中，可以通过以下方法来压缩文件大小：

• 将文件中的无用数据删除：检查文件中是否有不需要的行、列或工作表，将它们删除可以减小文件大小。
• 压缩图片：如果文件中包含大量的图片，可以将其压缩以减小文件大小。选择图片，然后在“图片工具”选项卡中选择“格式”，点击“压缩图片”选项。
• 删除隐藏的对象和链接：检查文件中是否有隐藏的对象或链接，删除它们可以减小文件大小。
• 使用文件格式压缩：将文件保存为较新的Excel文件格式（如.xlsx），这些格式通常比较旧的格式（如.xls）具有更高的压缩效率。

2. Excel文件压缩后是否会影响数据的完整性？

压缩Excel文件不会影响数据的完整性。压缩主要是通过删除不必要的数据和压缩图片来减小文件大小，而不会影响文件中的有效数据。但是，请务必在压缩文件之前备份原始文件，以防止意外情况发生。

3. 压缩后的Excel文件是否仍然可以正常编辑和使用？

是的，压缩后的Excel文件可以正常编辑和使用。压缩主要是减小文件大小，不会对文件的可编辑性和可用性产生影响。您可以像往常一样打开和编辑压缩后的Excel文件，并且可以执行相同的功能和操作。