excel表格怎么选择数据打印

开头段落：在Excel中选择数据打印可以通过以下几种方法：选择打印区域、调整打印设置、使用分页预览、设置页面布局。其中，选择打印区域是最常用且有效的方法。通过选择打印区域，用户可以指定需要打印的具体单元格范围，这样可以避免打印多余的数据，节省纸张和墨水。具体操作是先选中需要打印的单元格，然后在“页面布局”选项卡中选择“打印区域”，最后点击“设置打印区域”。这些步骤确保了只有选中的部分会被打印出来。

一、选择打印区域

选择打印区域是处理Excel数据打印的基础步骤。通过选择和设置特定的打印区域，用户可以控制打印输出的内容。

1、选择特定单元格

首先，打开需要打印的Excel工作表。使用鼠标拖动选择你想要打印的单元格区域。如果是多个不连续的区域，可以按住Ctrl键，同时选择多个区域。

2、设置打印区域

在选中需要打印的单元格后，点击Excel顶部菜单栏中的“页面布局”选项卡。在页面布局选项卡中，找到并点击“打印区域”按钮，然后选择“设置打印区域”。此时，选中的单元格区域将被设置为打印区域。

3、取消打印区域

如果需要取消或更改打印区域，可以在“页面布局”选项卡中再次点击“打印区域”按钮，然后选择“取消打印区域”。这样可以恢复默认的打印设置，打印整个工作表。

二、调整打印设置

打印设置是控制Excel表格打印输出效果的重要步骤。通过调整打印设置，可以确保打印结果符合预期。

1、调整页面方向

在“页面布局”选项卡中，找到“方向”按钮，选择“纵向”或“横向”打印。纵向适合打印长而窄的表格，而横向适合打印宽而短的表格。

2、调整纸张大小

在“页面布局”选项卡中，找到“尺寸”按钮，根据实际需要选择纸张大小。常见的纸张大小包括A4、A3等。

3、调整缩放比例

在“页面布局”选项卡中，找到“缩放”选项，可以选择“调整到”并设置百分比，或者选择“按页数缩放”，将表格内容缩放到指定的页数。例如，可以将整个表格缩放到一页打印。

三、使用分页预览

分页预览是预览打印效果的一个重要工具，通过分页预览可以直观地查看打印结果，并进行必要的调整。

1、进入分页预览

在Excel的“视图”选项卡中，点击“分页预览”按钮。此时，Excel会以分页的形式展示工作表内容，用户可以清晰地看到每一页将打印的内容。

2、调整分页符

在分页预览模式下，可以拖动分页符（蓝色虚线）来调整分页位置。例如，可以将某些内容从一页移到另一页，确保打印结果符合预期。

3、退出分页预览

调整完成后，可以再次点击“视图”选项卡中的“普通视图”按钮，退出分页预览模式，返回到常规的工作表视图。

四、设置页面布局

页面布局设置是控制Excel表格打印格式的重要步骤，通过设置页面布局，可以确保打印结果美观且易读。

1、添加页眉和页脚

在“页面布局”选项卡中，找到“页眉/页脚”选项，可以选择预设的页眉和页脚样式，或者自定义页眉和页脚内容。例如，可以添加页码、日期、文件名等信息。

2、设置边距

在“页面布局”选项卡中，找到“边距”按钮，根据需要选择预设的边距设置，或者点击“自定义边距”，手动设置上、下、左、右边距的具体数值。合适的边距设置可以确保打印内容不被裁剪。

3、调整打印标题

在“页面布局”选项卡中，找到“打印标题”按钮，设置需要在每页重复打印的行或列标题。例如，可以将表格的第一行设置为打印标题，这样每页都会显示该行内容，方便阅读。

五、打印预览与实际打印

打印预览和实际打印是确保Excel表格打印结果符合预期的最后步骤。

1、打印预览

在Excel的“文件”选项卡中，点击“打印”按钮，进入打印预览界面。在打印预览界面中，可以查看每一页的打印效果，确保内容、布局和格式均符合预期。

2、调整打印设置

如果打印预览中发现问题，可以返回工作表，调整相关打印设置。例如，可以调整打印区域、缩放比例、页面方向等，直至打印预览效果满意。

3、实际打印

确认打印预览效果满意后，在打印预览界面中选择打印机，设置打印份数等选项，然后点击“打印”按钮，开始实际打印。确保打印机正常工作，纸张和墨水充足，以确保打印质量。

六、打印特定内容

有时候，用户可能只需要打印表格中的特定内容，例如特定的行、列或特定条件下的数据。以下是一些常见的方法。

1、打印特定行或列

首先，选择需要打印的行或列，按照前文介绍的方法设置打印区域。然后，调整页面布局和打印设置，确保打印结果符合预期。

2、打印筛选后的数据

如果需要打印满足特定条件的数据，可以使用筛选功能。首先，选择数据区域，点击“数据”选项卡中的“筛选”按钮，设置筛选条件。筛选后，按前文介绍的方法设置打印区域和打印设置，确保只打印筛选后的数据。

3、使用自定义视图

自定义视图是一个强大的工具，可以保存特定的工作表视图和打印设置。首先，设置好需要的视图和打印设置，然后在“视图”选项卡中点击“自定义视图”按钮，保存当前视图。以后需要打印相同内容时，只需加载保存的自定义视图即可。

七、打印多个工作表

有时候，用户需要打印同一工作簿中的多个工作表。以下是一些常见的方法。

1、选择多个工作表

首先，按住Ctrl键，依次点击需要打印的多个工作表标签，选中这些工作表。然后，按照前文介绍的方法设置打印区域和打印设置。

2、设置跨工作表的打印区域

在选中多个工作表后，可以设置跨工作表的打印区域。例如，可以在每个工作表中选择相同的打印区域，确保打印结果一致。

3、打印多个工作表

确认打印设置后，在打印预览界面中，可以看到多个工作表的打印效果。确保每个工作表的打印结果均符合预期后，点击“打印”按钮，开始实际打印。

八、打印宏和VBA

对于高级用户，可以使用宏和VBA（Visual Basic for Applications）来自动化打印任务。这可以大大提高效率，特别是需要频繁打印时。

1、录制打印宏

首先，打开需要打印的工作表，点击“视图”选项卡中的“宏”按钮，选择“录制宏”。然后，按照前文介绍的方法设置打印区域和打印设置，并完成打印操作。完成后，停止录制宏。

2、编辑打印宏

录制的宏会生成对应的VBA代码。可以在“开发工具”选项卡中点击“宏”按钮，选择刚录制的宏，并点击“编辑”按钮，打开VBA编辑器。在VBA编辑器中，可以查看和编辑生成的代码，根据需要进行调整和优化。

3、运行打印宏

保存宏代码后，可以在“视图”选项卡中点击“宏”按钮，选择并运行录制的宏。宏会自动执行录制的打印操作，大大提高打印效率。

九、打印特定格式

有时，用户需要打印特定格式的表格，例如带有颜色、边框或特定字体的表格。以下是一些常见的方法。

1、设置单元格格式

首先，选择需要打印的单元格，右键点击并选择“设置单元格格式”。在弹出的对话框中，可以设置字体、颜色、边框等格式。设置完成后，按前文介绍的方法设置打印区域和打印设置。

2、使用条件格式

条件格式可以根据单元格的值自动应用特定格式。例如，可以设置条件格式，使某些值高于或低于特定值的单元格显示为不同颜色。在“开始”选项卡中，点击“条件格式”按钮，设置条件和格式。

3、打印预览和调整

设置格式后，进入打印预览界面，查看打印效果。如果打印预览中发现问题，可以返回工作表，调整格式和打印设置，确保打印结果符合预期。

十、打印图表和图片

有时，用户需要打印工作表中的图表和图片。以下是一些常见的方法。

1、选择图表和图片

首先，选择需要打印的图表和图片，按住Ctrl键可以同时选择多个图表和图片。确保所选内容在打印区域内。

2、调整图表和图片大小

在选择图表和图片后，可以拖动边缘调整其大小，确保打印结果美观。可以在“格式”选项卡中使用工具进行精确调整。

3、设置打印区域和打印设置

选择并调整图表和图片后，按前文介绍的方法设置打印区域和打印设置。进入打印预览界面，查看打印效果，并进行必要的调整，确保打印结果符合预期。

十一、打印批注和超链接

有时，用户需要打印工作表中的批注和超链接。以下是一些常见的方法。

1、打印批注

首先，确保批注可见。可以在“审阅”选项卡中点击“显示所有批注”按钮，使所有批注显示出来。然后，按前文介绍的方法设置打印区域和打印设置。进入打印预览界面，查看批注打印效果。

2、打印超链接

超链接通常不会直接显示在打印结果中。如果需要打印超链接，可以将超链接地址复制到相应单元格中，并设置单元格格式，使其显示为超链接样式。然后，按前文介绍的方法设置打印区域和打印设置。

3、调整打印设置

如果打印预览中发现问题，可以返回工作表，调整相关设置。例如，可以调整批注位置、超链接格式等，确保打印结果符合预期。

十二、打印保护工作表

有时，为了保护工作表内容，用户可能需要设置打印保护。以下是一些常见的方法。

1、设置工作表保护

首先，选择需要保护的工作表，点击“审阅”选项卡中的“保护工作表”按钮。在弹出的对话框中，设置保护选项和密码，点击“确定”按钮。此时，工作表将被保护，防止未经授权的修改。

2、设置打印保护

在设置工作表保护后，可以设置打印保护。在“页面布局”选项卡中，找到“打印保护”按钮，设置打印保护选项。例如，可以设置只允许打印特定区域或只允许特定用户打印。

3、打印保护工作表

确认设置后，按前文介绍的方法设置打印区域和打印设置。进入打印预览界面，查看打印效果，并进行必要的调整，确保打印结果符合预期。

总结

在Excel中选择数据打印涉及多个步骤，包括选择打印区域、调整打印设置、使用分页预览、设置页面布局、打印特定内容、打印宏和VBA、打印特定格式、打印图表和图片、打印批注和超链接以及打印保护工作表。通过这些方法，可以确保打印结果符合预期，提升工作效率。无论是打印简单的表格，还是复杂的图表和图片，都可以通过合理设置和调整，实现理想的打印效果。