excel工作表怎么做备忘录

一、EXCEL工作表做备忘录的方法与技巧

使用任务列表、使用条件格式、利用数据验证、创建提醒功能。其中，使用任务列表是一种简单而有效的方式，可以帮助你在Excel中快速创建和管理备忘录。通过在表格中列出任务或事项，并标记其完成状态，你可以轻松跟踪和管理你的日常工作和待办事项。

使用任务列表的方法如下：在Excel工作表中创建一个新的表格，其中包含几列，如任务名称、任务描述、开始日期、截止日期和完成状态。然后，你可以在这些列中输入具体的任务信息，并在完成状态列中使用复选框或下拉菜单来标记任务是否已完成。这样，你就可以清晰地看到哪些任务已经完成，哪些任务还需要处理。

二、创建任务列表

1、创建表格

在Excel中创建一个新的工作表，然后在第一行输入列标题，如“任务名称”、“任务描述”、“开始日期”、“截止日期”和“完成状态”。这些列标题将帮助你组织和管理你的任务。

接下来，在每一行输入具体的任务信息。例如，你可以在“任务名称”列中输入任务的名称，在“任务描述”列中输入任务的详细描述，在“开始日期”和“截止日期”列中输入任务的开始和截止日期，在“完成状态”列中使用复选框或下拉菜单来标记任务是否已完成。

2、使用复选框

为了在“完成状态”列中使用复选框，你可以使用Excel的“开发工具”选项卡中的“插入”功能。在“开发工具”选项卡中，点击“插入”，然后选择“复选框”。将复选框插入到“完成状态”列中的单元格中，并调整其大小和位置以适应单元格。

当你完成一个任务时，只需点击复选框将其标记为已完成。这样，你可以轻松跟踪和管理你的任务，确保你不会遗漏任何重要的事项。

三、使用条件格式

1、设置条件格式

为了更直观地显示任务的状态，你可以使用Excel的条件格式功能。条件格式允许你根据单元格的内容自动更改单元格的格式，如背景颜色、字体颜色和边框样式。

例如，你可以设置条件格式，使已完成的任务显示为绿色，未完成的任务显示为红色。这样，你可以一目了然地看到哪些任务已经完成，哪些任务还需要处理。

2、应用条件格式

要应用条件格式，首先选择你要格式化的单元格区域。例如，你可以选择“完成状态”列中的所有单元格。然后，在“开始”选项卡中，点击“条件格式”，并选择“新建规则”。

在“新建格式规则”对话框中，选择“使用公式确定要设置格式的单元格”。然后，输入一个公式来确定哪些单元格应应用格式。例如，你可以输入公式=A1=TRUE，其中A1是复选框所在的单元格。最后，选择要应用的格式，如绿色背景颜色，并点击“确定”。

四、利用数据验证

1、创建下拉菜单

除了使用复选框，你还可以使用数据验证功能来创建一个下拉菜单，供你在“完成状态”列中选择任务的状态。例如，你可以创建一个包含“未开始”、“进行中”和“已完成”的下拉菜单，让你轻松选择任务的状态。

要创建下拉菜单，首先选择你要应用数据验证的单元格区域。例如，你可以选择“完成状态”列中的所有单元格。然后，在“数据”选项卡中，点击“数据验证”，并选择“数据验证”。

2、设置数据验证

在“数据验证”对话框中，选择“设置”选项卡，然后在“允许”下拉菜单中选择“序列”。在“来源”框中，输入你要包含在下拉菜单中的选项，例如“未开始,进行中,已完成”。最后，点击“确定”应用数据验证。

现在，你可以在“完成状态”列中的单元格中选择任务的状态，而不是手动输入。这不仅可以节省时间，还可以减少输入错误。

五、创建提醒功能

1、使用IF函数

为了确保你不会错过重要的截止日期，你可以使用Excel的IF函数来创建提醒功能。例如，你可以创建一个公式，当任务的截止日期接近时，显示一个提醒消息。

要创建提醒功能，首先在“提醒”列中输入一个公式，如=IF(TODAY()>=C2-3,"即将截止","")，其中C2是截止日期所在的单元格。这个公式的意思是，如果当前日期大于或等于截止日期的三天前，显示“即将截止”的消息。

2、结合条件格式

你还可以结合条件格式，使提醒消息更加醒目。例如，你可以设置条件格式，使显示“即将截止”的单元格显示为红色背景颜色。

要应用条件格式，首先选择你要格式化的单元格区域。例如，你可以选择“提醒”列中的所有单元格。然后，在“开始”选项卡中，点击“条件格式”，并选择“新建规则”。

在“新建格式规则”对话框中，选择“使用公式确定要设置格式的单元格”。然后，输入一个公式来确定哪些单元格应应用格式。例如，你可以输入公式=B2="即将截止"，其中B2是提醒消息所在的单元格。最后，选择要应用的格式，如红色背景颜色，并点击“确定”。

六、使用自动筛选功能

1、启用自动筛选

为了更方便地管理和查看你的任务，你可以使用Excel的自动筛选功能。自动筛选允许你根据特定条件筛选和排序数据，使你可以轻松找到和查看特定的任务。

要启用自动筛选，首先选择你要应用筛选的单元格区域。例如，你可以选择整个任务列表。然后，在“数据”选项卡中，点击“筛选”按钮。这样，你的任务列表中的每列标题上将显示一个下拉箭头，供你筛选和排序数据。

2、使用筛选和排序

你可以使用自动筛选功能，根据任务的状态、开始日期、截止日期等条件筛选和排序数据。例如，你可以筛选出所有“未完成”的任务，或者按截止日期将任务排序，以便优先处理即将到期的任务。

要使用筛选功能，只需点击列标题上的下拉箭头，然后选择你要筛选的条件。例如，你可以在“完成状态”列中选择“未完成”，以筛选出所有未完成的任务。要使用排序功能，只需点击列标题上的下拉箭头，然后选择升序或降序排序。

七、使用公式和函数

1、计算剩余天数

为了更好地管理你的任务，你可以使用Excel的公式和函数来计算任务的剩余天数。例如，你可以在“剩余天数”列中输入一个公式，如=D2-TODAY()，其中D2是截止日期所在的单元格。这个公式的意思是，计算当前日期与截止日期之间的天数差。

这样，你可以清楚地看到每个任务的剩余天数，并根据剩余天数来合理安排你的工作。

2、使用SUMIF函数

你还可以使用SUMIF函数来计算特定条件下的任务数量或总和。例如，你可以使用SUMIF函数来计算所有“未完成”任务的数量，或者计算所有任务的总工时。

要使用SUMIF函数，首先在单元格中输入公式，如=SUMIF(E2:E100,"未完成",F2:F100)，其中E2:E100是“完成状态”列的范围，“未完成”是条件，F2:F100是要计算的列。例如，这个公式的意思是，计算所有“未完成”任务的数量。

八、使用图表和视图

1、创建图表

为了更直观地显示你的任务状态和进度，你可以使用Excel的图表功能。例如，你可以创建一个饼图或柱状图，显示不同状态任务的比例，或者创建一个甘特图，显示任务的时间安排和进度。

要创建图表，首先选择你要包含在图表中的数据区域。例如，你可以选择整个任务列表。然后，在“插入”选项卡中，点击“图表”按钮，并选择你要创建的图表类型。根据你的需要调整图表的格式和样式，使其更符合你的需求。

2、使用数据透视表

你还可以使用数据透视表来汇总和分析你的任务数据。数据透视表允许你根据特定条件对数据进行分组、汇总和分析，使你可以更深入地了解你的任务状态和进度。

要创建数据透视表，首先选择你要包含在数据透视表中的数据区域。例如，你可以选择整个任务列表。然后，在“插入”选项卡中，点击“数据透视表”按钮，并选择你要创建的数据透视表类型。根据你的需要调整数据透视表的布局和字段，使其更符合你的需求。

九、使用宏和VBA

1、创建宏

为了提高工作效率，你可以使用Excel的宏和VBA功能来自动化一些重复的任务。例如，你可以创建一个宏，当任务完成时，自动将任务标记为已完成，并更新相关的计算和图表。

要创建宏，首先在“开发工具”选项卡中，点击“录制宏”按钮，并输入宏的名称和描述。然后，执行你要自动化的操作，如标记任务为已完成，并更新相关的计算和图表。最后，点击“停止录制”按钮，保存宏。

2、使用VBA编程

你还可以使用VBA编程来创建更复杂和灵活的自动化功能。例如，你可以编写VBA代码，根据任务的状态自动发送电子邮件提醒，或者根据任务的截止日期自动更新任务的优先级。

要使用VBA编程，首先在“开发工具”选项卡中，点击“Visual Basic”按钮，打开VBA编辑器。然后，在VBA编辑器中，编写你的VBA代码，并将其保存为宏。根据你的需要，调整代码的逻辑和参数，使其更符合你的需求。

十、使用模板和插件

1、使用现成的模板

为了节省时间和提高工作效率，你可以使用现成的Excel模板。这些模板通常已经包含了任务管理所需的基本结构和功能，使你可以快速开始使用。

要使用现成的模板，首先在Excel中打开“文件”菜单，并选择“新建”。然后，在模板库中搜索与任务管理相关的模板，并选择你要使用的模板。根据你的需要，调整模板的内容和格式，使其更符合你的需求。

2、使用第三方插件

你还可以使用第三方插件来扩展Excel的功能。例如，有些插件专门用于任务管理和项目管理，提供了更多的功能和工具，使你可以更高效地管理你的任务和项目。

要使用第三方插件，首先在Excel中打开“插入”选项卡，并点击“插件”按钮。然后，在插件库中搜索你要使用的插件，并按照提示安装和启用插件。根据你的需要，使用插件提供的功能和工具，使其更符合你的需求。

结论

通过以上方法和技巧，你可以在Excel工作表中创建一个功能强大、易于使用的备忘录，帮助你更高效地管理和跟踪你的任务和待办事项。无论是使用任务列表、条件格式、数据验证、提醒功能，还是使用公式和函数、图表和视图、宏和VBA、模板和插件，你都可以根据你的具体需求和偏好，选择最适合你的方法和工具，提高你的工作效率和任务管理能力。