excel数据透视怎么用函数

在Excel中，数据透视表是一个强大的工具，可以帮助用户快速总结、分析和呈现数据。但是，许多人不知道如何利用Excel函数与数据透视表结合使用，以便更深入地分析数据。使用数据透视表中的函数可以实现数据的动态计算、自动化分析、提高效率。以下将详细介绍如何在Excel中使用函数与数据透视表结合。

一、数据透视表简介

数据透视表是Excel中用于汇总、分析、探索和展示数据的强大工具。通过数据透视表，用户可以快速地将大量数据转换为有意义的报告和图表。创建数据透视表的过程通常包括选择数据源、设置字段、以及布局数据透视表。

二、常用Excel函数与数据透视表的结合

1、SUM函数

SUM函数是Excel中最常用的函数之一，用于求和。在数据透视表中，可以直接使用SUM函数来求和某个字段的值。比如，如果你有一个包含销售数据的表格，你可以使用SUM函数来计算每个产品的总销售额。

示例：

假设你的数据透视表中有一个名为"销售额"的字段，你可以通过以下步骤来使用SUM函数：

1. 在数据透视表中，将"销售额"字段拖动到“值”区域。
2. 默认情况下，Excel会自动应用SUM函数来求和该字段的值。

2、COUNT函数

COUNT函数用于计算某个字段中包含多少个非空单元格。在数据透视表中，COUNT函数可以用于统计某个字段的记录数量。

示例：

假设你有一个包含客户订单数据的表格，你可以使用COUNT函数来统计每个客户的订单数量：

1. 在数据透视表中，将"客户名称"字段拖动到“行”区域。
2. 将"订单编号"字段拖动到“值”区域。
3. 右键单击“值”区域中的"订单编号"，选择“值字段设置”。
4. 在弹出的对话框中，选择“计数”。

3、AVERAGE函数

AVERAGE函数用于计算某个字段的平均值。在数据透视表中，可以使用AVERAGE函数来计算某个字段的平均值。

示例：

假设你有一个包含员工工资数据的表格，你可以使用AVERAGE函数来计算每个部门的平均工资：

1. 在数据透视表中，将"部门"字段拖动到“行”区域。
2. 将"工资"字段拖动到“值”区域。
3. 右键单击“值”区域中的"工资"，选择“值字段设置”。
4. 在弹出的对话框中，选择“平均值”。

三、在数据透视表中使用计算字段和计算项

1、计算字段

计算字段是数据透视表中的一种功能，允许用户创建基于其他字段的自定义计算。通过计算字段，用户可以在数据透视表中添加新的列或行，并应用自定义计算公式。

示例：

假设你有一个包含销售数据的表格，你可以创建一个计算字段来计算每个产品的利润：

1. 在数据透视表中，单击“分析”选项卡，然后单击“字段、项目和集合”。
2. 选择“计算字段”。
3. 在弹出的对话框中，输入字段名称（例如“利润”），然后输入计算公式（例如：[销售额] – [成本]）。
4. 单击“添加”，然后单击“确定”。

2、计算项

计算项是数据透视表中的另一种功能，允许用户在现有字段中添加基于其他项目的自定义计算。与计算字段不同，计算项是基于数据透视表中的具体项进行计算的。

示例：

假设你有一个包含销售数据的表格，你可以创建一个计算项来计算每个季度的总销售额：

1. 在数据透视表中，单击“分析”选项卡，然后单击“字段、项目和集合”。
2. 选择“计算项”。
3. 在弹出的对话框中，选择字段（例如“月份”），然后输入项名称（例如“季度1”），并输入计算公式（例如：[1月] + [2月] + [3月]）。
4. 单击“添加”，然后单击“确定”。

四、使用GETPIVOTDATA函数提取数据透视表数据

GETPIVOTDATA函数是Excel中特殊的函数，用于从数据透视表中提取数据。通过使用GETPIVOTDATA函数，用户可以在数据透视表外部引用和计算数据透视表中的值。

示例：

假设你有一个包含销售数据的数据透视表，你可以使用GETPIVOTDATA函数来提取某个产品的总销售额：

1. 在数据透视表的单元格中，单击你要引用的值（例如，某个产品的总销售额）。
2. Excel会自动生成GETPIVOTDATA函数公式，例如：=GETPIVOTDATA("销售额", $A$3, "产品", "产品A")。
3. 你可以将生成的GETPIVOTDATA公式复制到其他单元格中，以便进行进一步的计算和分析。

五、使用VLOOKUP和HLOOKUP函数查找数据

VLOOKUP和HLOOKUP函数是Excel中常用的查找函数，可以帮助用户在表格中查找和引用数据。在数据透视表中，用户可以结合使用这些查找函数来实现更复杂的数据分析。

1、VLOOKUP函数

VLOOKUP函数用于在表格的第一列中查找指定的值，并返回该值所在行的指定列中的值。

示例：

假设你有一个包含产品销售数据的表格，你可以使用VLOOKUP函数来查找某个产品的总销售额：

1. 在数据透视表中，将"产品"字段拖动到“行”区域。
2. 将"销售额"字段拖动到“值”区域。
3. 在数据透视表外部的单元格中，输入以下公式：=VLOOKUP("产品A", A3:B10, 2, FALSE)。

2、HLOOKUP函数

HLOOKUP函数用于在表格的第一行中查找指定的值，并返回该值所在列的指定行中的值。

示例：

假设你有一个包含季度销售数据的表格，你可以使用HLOOKUP函数来查找某个季度的总销售额：

1. 在数据透视表中，将"季度"字段拖动到“列”区域。
2. 将"销售额"字段拖动到“值”区域。
3. 在数据透视表外部的单元格中，输入以下公式：=HLOOKUP("季度1", A3:D10, 2, FALSE)。

六、结合IF函数进行条件计算

IF函数用于根据条件返回不同的值。在数据透视表中，可以结合IF函数进行条件计算，以实现更灵活的数据分析。

示例：

假设你有一个包含销售数据的表格，你可以结合IF函数来计算每个产品的销售是否达到目标值：

1. 在数据透视表中，将"产品"字段拖动到“行”区域。
2. 将"销售额"字段拖动到“值”区域。
3. 在数据透视表外部的单元格中，输入以下公式：=IF(GETPIVOTDATA("销售额", $A$3, "产品", "产品A") >= 10000, "达标", "未达标")。

七、使用数据透视表的高级功能

数据透视表不仅支持基本的汇总和计算功能，还提供了一些高级功能，如筛选、分组、以及使用切片器等。通过结合这些高级功能，用户可以实现更深入的数据分析。

1、筛选和分组

通过筛选和分组功能，用户可以对数据透视表中的数据进行细化和分类，以便更好地分析数据。

示例：

假设你有一个包含销售数据的表格，你可以使用筛选和分组功能来分析不同时间段的销售情况：

1. 在数据透视表中，将"日期"字段拖动到“行”区域。
2. 右键单击“日期”字段中的某个日期，选择“分组”。
3. 在弹出的对话框中，选择分组方式（例如按月分组），然后单击“确定”。
4. 你还可以使用筛选器来过滤特定的时间段。

2、使用切片器

切片器是数据透视表中的一种交互式工具，允许用户快速筛选和分析数据。通过使用切片器，用户可以轻松地在数据透视表中选择和查看特定的数据。

示例：

假设你有一个包含销售数据的表格，你可以使用切片器来筛选特定的产品和地区：

1. 在数据透视表中，单击“分析”选项卡，然后单击“插入切片器”。
2. 在弹出的对话框中，选择要添加的切片器字段（例如“产品”和“地区”）。
3. 单击“确定”。
4. 你可以通过单击切片器中的项来筛选数据透视表中的数据。

八、结合图表进行数据可视化

数据透视表可以与图表结合使用，以便更直观地展示数据。通过将数据透视表转换为图表，用户可以更清晰地了解数据的趋势和模式。

1、创建数据透视图

数据透视图是基于数据透视表的图表，允许用户直观地查看和分析数据。创建数据透视图的过程与创建普通图表类似。

示例：

假设你有一个包含销售数据的表格，你可以创建一个数据透视图来分析不同产品的销售情况：

1. 在数据透视表中，单击“分析”选项卡，然后单击“数据透视图”。
2. 在弹出的对话框中，选择图表类型（例如柱状图），然后单击“确定”。
3. 你可以根据需要调整数据透视图的布局和格式。

2、使用组合图表

组合图表是将多种图表类型组合在一起，以便更好地展示数据。通过使用组合图表，用户可以同时查看不同数据系列的趋势和关系。

示例：

假设你有一个包含销售和利润数据的表格，你可以创建一个组合图表来同时分析销售额和利润：

1. 在数据透视表中，单击“分析”选项卡，然后单击“数据透视图”。
2. 在弹出的对话框中，选择图表类型（例如柱状图），然后单击“确定”。
3. 右键单击数据透视图中的某个数据系列，选择“更改系列图表类型”。
4. 在弹出的对话框中，将某个数据系列更改为另一种图表类型（例如折线图），然后单击“确定”。

九、使用宏自动化数据透视表操作

宏是Excel中的一种编程工具，允许用户自动化重复的任务。通过使用宏，用户可以自动化数据透视表的创建、更新和分析过程，从而提高工作效率。

1、录制宏

录制宏是创建宏的简单方法，用户可以通过录制自己的操作来生成宏代码。

示例：

假设你需要经常创建相同的数据透视表，可以录制宏来自动化这个过程：

1. 在Excel中，单击“开发工具”选项卡，然后单击“录制宏”。
2. 在弹出的对话框中，输入宏的名称（例如“创建数据透视表”），然后单击“确定”。
3. 执行创建数据透视表的步骤（例如选择数据源、设置字段等）。
4. 完成操作后，单击“开发工具”选项卡，然后单击“停止录制”。

2、编辑宏代码

录制宏后，用户可以编辑宏代码以进行更高级的定制。宏代码是使用VBA（Visual Basic for Applications）编写的，用户可以通过VBA编辑器来修改和扩展宏功能。

示例：

假设你需要在宏中添加一些额外的计算，可以编辑宏代码来实现：

1. 在Excel中，单击“开发工具”选项卡，然后单击“宏”。
2. 选择要编辑的宏（例如“创建数据透视表”），然后单击“编辑”。
3. 在VBA编辑器中，添加或修改宏代码。例如，可以添加一个计算字段的代码：

With ActiveSheet.PivotTables("数据透视表1").PivotFields("销售额")

    .Orientation = xlDataField
    .Function = xlSum
    .Name = "总销售额"
End With

4. 保存并关闭VBA编辑器。

十、数据透视表的优化技巧

1、优化数据源

数据透视表的性能和准确性与数据源的质量密切相关。优化数据源可以提高数据透视表的效率和准确性。

示例：

确保数据源中的数据是干净的、没有重复的，并且数据格式一致。可以使用Excel的“删除重复项”和“数据验证”等工具来清理和验证数据。

2、使用动态范围

动态范围是指随着数据的增加或减少而自动调整的范围。使用动态范围可以确保数据透视表始终引用最新的数据。

示例：

可以使用Excel的“表格”功能来创建动态范围：

1. 选择数据源区域，然后单击“插入”选项卡，选择“表格”。
2. 在弹出的对话框中，确保选中“我的表包含标题”，然后单击“确定”。
3. 创建数据透视表时，选择刚刚创建的表格作为数据源。

3、定期刷新数据

如果数据源是外部数据（如数据库或网络资源），需要定期刷新数据透视表以确保数据的最新性。可以设置数据透视表自动刷新或手动刷新数据。

示例：

1. 在数据透视表中，右键单击数据透视表，然后选择“刷新”。
2. 可以在数据透视表选项中设置自动刷新选项，例如在打开工作簿时自动刷新。

通过上述内容的详细讲解，相信你已经掌握了如何在Excel中结合使用函数与数据透视表进行高级数据分析。希望这些技巧和方法能够帮助你更高效地处理和分析数据。

相关问答FAQs：

1. 什么是Excel数据透视表？
Excel数据透视表是一种功能强大的工具，它可以帮助你快速分析和总结大量数据。通过使用数据透视表，你可以从原始数据中提取关键信息，并将其以易于理解的方式呈现出来。

2. 如何创建Excel数据透视表？
要创建Excel数据透视表，首先需要确保你的数据是以正确的格式组织的。然后，选择你要分析的数据范围，然后点击Excel菜单中的“数据”选项卡。在“数据”选项卡中，你会找到“数据透视表”选项，点击它。接下来，你需要选择要放置数据透视表的位置，并根据需要选择要包含的字段。最后，点击“确定”按钮，Excel将会自动生成一个数据透视表。

3. 如何使用函数在Excel数据透视表中进行计算？
在Excel数据透视表中，你可以使用各种函数来进行计算。例如，你可以使用“求和”函数来计算某个字段的总和，使用“计数”函数来计算某个字段的数量，使用“平均值”函数来计算某个字段的平均值等等。要使用函数，在数据透视表中选择你要进行计算的字段，然后在菜单栏中选择“值字段设置”选项。在“值字段设置”对话框中，选择你想要使用的函数，并设置其他选项，然后点击“确定”按钮。Excel将会在数据透视表中显示相应的计算结果。