怎么样把Excel表发到邮件去

如何将Excel表发送到邮件中：使用附件、使用嵌入表格、使用共享链接

使用附件 是最常见的方式，使用嵌入表格 能使接收者直接在邮件中查看，使用共享链接 则适用于大型文件或需要多人协作的情况。以下将详细介绍如何使用附件的方法。

在现代职场中，Excel表格是非常常用的数据处理工具。将Excel表发送到邮件中，可以让接收者方便地查看和处理数据。我们可以通过多种方式将Excel表发送到邮件中，如：将其作为附件、嵌入到邮件正文中、或通过共享链接发送。每种方法各有优缺点，选择适合的方式取决于具体的需求和情况。

一、使用附件

将Excel表作为附件发送是最为常见和简便的方式。接收者可以下载附件，使用Excel软件打开并进行编辑。以下是具体步骤：

1. 打开邮件客户端：无论使用Outlook、Gmail还是其他邮件服务，首先需要打开邮件客户端并创建一封新邮件。

2. 附加文件：在新邮件窗口中，找到附加文件的按钮。通常，这个按钮会显示为一个回形针图标。点击该按钮，然后在弹出的文件选择窗口中，找到并选择要发送的Excel文件。

3. 编辑邮件正文：在邮件正文中，可以简要说明附件内容以及发送的目的，确保接收者能够理解邮件的意图。

4. 添加收件人和主题：输入收件人的邮箱地址，并为邮件设置一个简明扼要的主题。主题应当能够清晰地反映邮件的内容，以便接收者能够快速识别。

5. 发送邮件：确认无误后，点击发送按钮，邮件和附件将会一起发送给收件人。

二、使用嵌入表格

有时候，为了让接收者能够快速查看数据，可以选择将Excel表格嵌入到邮件正文中。这样，接收者可以直接在邮件中看到表格内容，而无需下载附件。以下是具体步骤：

1. 复制Excel表格：打开需要发送的Excel文件，选中表格内容，然后复制表格（可以使用Ctrl+C快捷键）。

2. 粘贴到邮件正文：在邮件客户端中创建新邮件，然后在邮件正文中粘贴表格内容（可以使用Ctrl+V快捷键）。大多数现代邮件客户端都支持直接粘贴表格，并能保持表格格式。

3. 编辑邮件正文：在邮件中补充必要的说明，确保接收者了解表格的内容和目的。

4. 添加收件人和主题：输入收件人的邮箱地址，并为邮件设置一个主题。

5. 发送邮件：确认邮件内容无误后，点击发送按钮。

三、使用共享链接

对于较大的Excel文件，或者需要多人协作的情况，可以选择通过共享链接发送。这样，接收者可以通过点击链接，在线查看和编辑表格内容。以下是具体步骤：

1. 上传文件到云存储：将Excel文件上传到一个云存储服务，如Google Drive、OneDrive或Dropbox。

2. 生成共享链接：在云存储服务中，找到上传的Excel文件，点击共享选项，并生成一个共享链接。可以设置权限为“查看”或“编辑”，根据具体需求选择。

3. 在邮件中插入链接：创建新邮件，在邮件正文中插入生成的共享链接，并补充必要说明。

4. 添加收件人和主题：输入收件人的邮箱地址，并为邮件设置一个主题。

5. 发送邮件：确认无误后，点击发送按钮。

通过上述三种方法，您可以方便地将Excel表发送到邮件中。每种方法各有优缺点，选择最适合的方式，能够提高工作效率，确保信息传递的准确性和及时性。

一、使用附件

将Excel表格作为附件发送是最常见的方式，这种方法简单直接，适用于大多数情况。接收者可以下载文件，使用Excel软件打开并进行编辑。

1. 打开邮件客户端

无论您使用的是Outlook、Gmail、Yahoo Mail还是其他邮件服务，首先需要打开您的邮件客户端并创建一封新邮件。

在Gmail中，您可以点击“撰写”按钮来创建新邮件。在Outlook中，您可以点击“新邮件”按钮。在Yahoo Mail中，您可以点击“写邮件”按钮。

2. 附加文件

在新邮件窗口中，找到附加文件的按钮。这个按钮通常显示为一个回形针图标。点击该按钮，然后在弹出的文件选择窗口中，找到并选择您要发送的Excel文件。

例如，在Gmail中，点击回形针图标后，会弹出一个文件选择窗口，您可以浏览您的计算机，找到并选择要发送的Excel文件。在Outlook中，点击“插入”选项卡，然后选择“附加文件”。

3. 编辑邮件正文

在邮件正文中，简要说明附件内容以及发送的目的，确保接收者能够理解邮件的意图。例如：

尊敬的[接收者姓名]，

您好！
请查收附件中的Excel表格，包含了我们最新的销售数据。请您查阅并反馈意见。
谢谢！
此致
敬礼
[您的姓名]

4. 添加收件人和主题

在邮件的“收件人”字段中，输入收件人的邮箱地址。在“主题”字段中，输入一个简明扼要的主题，能够清晰地反映邮件的内容。例如：“最新销售数据”。

5. 发送邮件

确认邮件内容无误后，点击“发送”按钮，邮件和附件将会一起发送给收件人。

二、使用嵌入表格

将Excel表格嵌入到邮件正文中，可以使接收者直接在邮件中查看表格内容，而无需下载附件。这种方法适用于较小的表格和需要快速查看数据的情况。

1. 复制Excel表格

打开需要发送的Excel文件，选中表格内容，然后复制表格（可以使用Ctrl+C快捷键）。

2. 粘贴到邮件正文

在邮件客户端中创建新邮件，然后在邮件正文中粘贴表格内容（可以使用Ctrl+V快捷键）。大多数现代邮件客户端都支持直接粘贴表格，并能保持表格格式。

例如，在Gmail中，您可以直接将表格粘贴到邮件正文中，表格格式会自动保留。在Outlook中，您也可以直接粘贴表格，并且可以调整表格格式。

3. 编辑邮件正文

在邮件中补充必要的说明，确保接收者了解表格的内容和目的。例如：

尊敬的[接收者姓名]，

您好！
请查阅以下表格，包含了我们最新的销售数据。请您查阅并反馈意见。
谢谢！
此致
敬礼
[您的姓名]

4. 添加收件人和主题

在邮件的“收件人”字段中，输入收件人的邮箱地址。在“主题”字段中，输入一个简明扼要的主题，能够清晰地反映邮件的内容。例如：“最新销售数据”。

5. 发送邮件

确认邮件内容无误后，点击“发送”按钮，邮件将会发送给收件人。

三、使用共享链接

对于较大的Excel文件，或者需要多人协作的情况，可以选择通过共享链接发送。这样，接收者可以通过点击链接，在线查看和编辑表格内容。

1. 上传文件到云存储

将Excel文件上传到一个云存储服务，如Google Drive、OneDrive或Dropbox。在这些平台上，您可以轻松上传和管理文件。

例如，在Google Drive中，您可以点击“新建”按钮，然后选择“文件上传”，找到并选择要上传的Excel文件。在OneDrive中，您可以点击“上传”按钮，然后选择“文件”，找到并选择要上传的Excel文件。

2. 生成共享链接

在云存储服务中，找到上传的Excel文件，点击共享选项，并生成一个共享链接。可以设置权限为“查看”或“编辑”，根据具体需求选择。

例如，在Google Drive中，右键点击上传的Excel文件，选择“获取链接”，然后设置权限并复制链接。在OneDrive中，右键点击上传的Excel文件，选择“共享”，然后生成并复制共享链接。

3. 在邮件中插入链接

创建新邮件，在邮件正文中插入生成的共享链接，并补充必要说明。例如：

尊敬的[接收者姓名]，

您好！
请点击以下链接查看我们最新的销售数据：
[共享链接]
请您查阅并反馈意见。
谢谢！
此致
敬礼
[您的姓名]

4. 添加收件人和主题

在邮件的“收件人”字段中，输入收件人的邮箱地址。在“主题”字段中，输入一个简明扼要的主题，能够清晰地反映邮件的内容。例如：“最新销售数据”。

5. 发送邮件

确认邮件内容无误后，点击“发送”按钮，邮件将会发送给收件人。

四、Excel邮件发送的注意事项

在发送Excel表格邮件时，有几个重要的注意事项，以确保邮件能够顺利到达并被接收者正确处理。

1. 文件大小限制

不同的邮件服务对附件的大小有不同的限制。例如，Gmail的附件大小限制为25MB，超过此限制的文件需要通过Google Drive发送。在发送前，务必检查文件大小，并根据需要选择合适的发送方式。

2. 文件格式

确保发送的Excel文件格式兼容。虽然大多数人使用的是最新版的Excel，但有些接收者可能使用较旧的版本。将文件保存为通用的.xlsx格式，可以确保大多数人都能打开和编辑文件。

3. 数据隐私和安全

在发送包含敏感信息的Excel表格时，务必考虑数据隐私和安全。可以选择加密文件，或者使用安全的邮件传输协议（如TLS/SSL）来保护数据。

4. 备份和存档

在发送重要的Excel表格邮件前，最好先备份文件，并保存一份发送邮件的记录。这样，在出现问题时，可以轻松恢复文件并重新发送邮件。

五、提高邮件发送效率的技巧

在日常工作中，邮件发送是非常频繁的任务。以下是一些提高邮件发送效率的技巧：

1. 使用邮件模板

对于经常发送的邮件，可以创建邮件模板，节省时间和精力。在Gmail中，可以使用“模板”功能创建和管理邮件模板。在Outlook中，可以使用“快速步骤”功能创建和应用邮件模板。

2. 批量发送邮件

在需要向多个接收者发送同一封邮件时，可以使用批量发送功能。在Gmail中，可以使用“群发邮件”功能，添加多个收件人。在Outlook中，可以使用“邮件合并”功能，批量发送个性化邮件。

3. 使用邮件客户端

使用功能强大的邮件客户端，可以提高邮件发送和管理的效率。例如，Microsoft Outlook提供了丰富的邮件管理功能，可以轻松处理大量邮件。Thunderbird是一个开源的邮件客户端，支持多账户管理和扩展插件。

六、总结

将Excel表发送到邮件中，是日常工作中非常常见的任务。通过使用附件、嵌入表格或共享链接，可以方便地将Excel表发送给接收者。每种方法各有优缺点，选择最适合的方式，可以提高工作效率，确保信息传递的准确性和及时性。希望本文的详细介绍，能够帮助您更好地处理Excel表的邮件发送任务。

相关问答FAQs：

1.如何将Excel表格作为附件发送电子邮件？

• 问题： 我该如何将Excel表格作为附件发送电子邮件？
• 回答： 要将Excel表格作为附件发送电子邮件，您可以按照以下步骤操作：
  • 打开Excel表格并确保您对其进行了保存。
  • 在Excel中选择“文件”选项卡，然后选择“另存为”。
  • 选择您希望保存的位置，并为文件命名。
  • 在“另存为”对话框中，选择“文件类型”下拉菜单，并选择“Excel工作簿”。
  • 点击“保存”按钮。
  • 打开您的电子邮件客户端，创建新的邮件。
  • 在邮件中，选择“附件”选项，并导航到您刚才保存的Excel表格文件。
  • 添加收件人和主题，并撰写您的邮件正文。
  • 最后，点击“发送”按钮将Excel表格作为附件发送给收件人。

2.我如何将Excel表格导出为PDF并通过电子邮件发送？

• 问题： 我希望将Excel表格导出为PDF文件并通过电子邮件发送，该怎么做？
• 回答： 若要将Excel表格导出为PDF并通过电子邮件发送，请遵循以下步骤：
  • 打开Excel表格并确保您对其进行了保存。
  • 在Excel中选择“文件”选项卡，然后选择“另存为”。
  • 选择您希望保存的位置，并为文件命名。
  • 在“另存为”对话框中，选择“文件类型”下拉菜单，并选择“PDF”。
  • 点击“保存”按钮。
  • 打开您的电子邮件客户端，创建新的邮件。
  • 在邮件中，选择“附件”选项，并导航到您刚才保存的PDF文件。
  • 添加收件人和主题，并撰写您的邮件正文。
  • 最后，点击“发送”按钮将Excel表格作为PDF附件发送给收件人。

3.如何使用在线邮件服务发送Excel表格？

• 问题： 我想使用在线邮件服务发送Excel表格，应该怎么做？
• 回答： 要使用在线邮件服务发送Excel表格，您可以按照以下步骤操作：
  • 打开您的在线邮件服务提供商（如Gmail、Outlook等）并登录您的帐户。
  • 创建新的邮件。
  • 在邮件中，选择“附件”选项，并导航到您想要发送的Excel表格文件。
  • 添加收件人和主题，并撰写您的邮件正文。
  • 最后，点击“发送”按钮将Excel表格作为附件发送给收件人。