excel表格怎么让文件变小

压缩Excel文件的方法有：删除多余数据和格式、使用压缩图片、清理未使用的单元格、移除隐藏的数据和工作表、将文件保存为二进制格式。 删除多余数据和格式是最为有效的方法之一。例如，去掉不必要的空白行和列，可以显著减少文件大小。

一、删除多余数据和格式

在Excel文件中，空白的行和列、复杂的格式以及隐藏的数据都可能导致文件变大。首先，检查并删除所有不必要的空白行和列，这些通常是因为错误操作或复制粘贴过程中产生的。

1. 删除空白行和列：

打开你的Excel文件，点击你想要检查的工作表。
选择全部行或者列，按下Ctrl + Shift + 向下箭头（或向右箭头）选择所有空白行或列。
右键点击选中的行或列，选择“删除”。

2. 清理格式：

格式化的数据（如条件格式、颜色、字体等）也会增加文件大小。检查并删除不必要的格式。

选择整张工作表，按下Ctrl + A。
在“开始”选项卡中，点击“清除”，然后选择“清除格式”。

二、使用压缩图片

在Excel文件中插入大量图片时，图片的大小会显著增加文件的体积。你可以通过压缩图片来减小文件大小。

1. 压缩图片：

选择插入的图片，点击“图片格式”选项卡。
点击“压缩图片”按钮，选择适当的分辨率（如“电子邮件”或“文档”）。
确认压缩选项，点击“确定”。

2. 使用低分辨率图片：

如果不需要高分辨率的图片，可以在插入图片前进行预处理，将图片的分辨率降低。

三、清理未使用的单元格

Excel文件往往会因为未使用的单元格而变得庞大。清理这些未使用的单元格可以显著减少文件大小。

1. 查找并清理未使用的单元格：

打开工作表，按下Ctrl + End，查看最后一个使用的单元格。
如果最后一个单元格远超过实际数据范围，选择这些多余的行或列，右键删除。

2. 使用宏清理：

对于大文件，可以使用VBA宏来自动清理未使用的单元格。

Sub RemoveUnusedCells() Dim ws As Worksheet For Each ws In ThisWorkbook.Worksheets ws.UsedRange Next ws End Sub

四、移除隐藏的数据和工作表

隐藏的数据和工作表也会增加文件大小。检查并移除不必要的隐藏数据和工作表。

1. 移除隐藏工作表：

右键点击工作表标签，选择“取消隐藏”。
检查所有隐藏的工作表，确认是否需要保留。
对不需要的工作表，右键点击标签，选择“删除”。

2. 检查隐藏的数据：

在每个工作表中，按下Ctrl + A，选择所有单元格。
在“开始”选项卡中，点击“查找和选择”，选择“定位条件”。
选择“可见单元格”，检查是否存在隐藏的数据。
删除不必要的隐藏数据。

五、将文件保存为二进制格式

Excel提供了多种文件格式，其中二进制格式（.xlsb）通常比默认的.xlsx格式占用更少的存储空间。

1. 保存为二进制格式：

点击“文件”菜单，选择“另存为”。
在“保存类型”下拉菜单中，选择“Excel二进制工作簿（*.xlsb）”。
点击“保存”。

六、使用外部工具进行压缩

除了Excel内置功能外，还可以使用外部工具来进一步压缩文件。

1. 使用ZIP压缩：

将Excel文件压缩为ZIP格式，可以显著减少文件大小。

右键点击Excel文件，选择“发送到” -> “压缩（zipped）文件夹”。
生成的ZIP文件可以显著减小文件大小。

2. 使用专业压缩工具：

如WinRAR、7-Zip等专业压缩工具，提供更高效的压缩算法，可以进一步减小文件大小。

七、优化公式和数据

复杂的公式和大量的数据也会增加文件大小。通过优化公式和数据，可以减少文件体积。

1. 使用数组公式：

将多个公式合并为一个数组公式，可以减少公式数量，降低文件大小。

选择需要合并的单元格，输入数组公式。
按下Ctrl + Shift + Enter，确认数组公式。

2. 减少数据量：

检查并删除重复和不必要的数据，减少数据量。

八、定期维护和清理

定期维护和清理Excel文件，可以保持文件体积在可控范围内。

1. 定期检查：

定期检查文件中的空白行和列、隐藏数据和工作表，及时清理。

2. 创建备份：

在进行大规模清理前，创建文件备份，确保数据安全。

通过以上方法，可以有效减小Excel文件的体积，提高文件的运行速度和存储效率。在日常使用中，养成良好的文件管理习惯，定期清理和优化文件，可以保持文件的高效性和易用性。