怎么打印excel里的报销单

要打印Excel里的报销单，可以通过以下几个步骤：设置页面布局、调整打印区域、预览打印效果、选择打印机和打印设置。其中，设置页面布局是非常重要的一步，因为这可以确保你的报销单在打印时保持整洁和专业的外观。

一、设置页面布局

在打印Excel里的报销单之前，首先要确保你的报销单页面布局设置正确，这样可以避免打印出来的报销单出现内容不完整或不整齐的情况。

1. 调整页面方向和纸张大小

在Excel中，点击“页面布局”选项卡，你可以找到页面方向（纵向或横向）和纸张大小的设置。一般来说，报销单的页面方向会根据内容长度和宽度来决定，如果内容较多，选择横向会更合适。

2. 设置页边距

在“页面布局”选项卡中，选择“页边距”选项，可以自定义设置页边距。通常情况下，设置较窄的页边距可以增加打印区域，使报销单内容更加紧凑。

3. 添加页眉和页脚

页眉和页脚可以包含报销单的标题、日期、页码等信息，这样可以使你的报销单看起来更加专业。在“插入”选项卡中选择“页眉”和“页脚”，然后根据需要进行编辑。

二、调整打印区域

确保你只打印所需的报销单内容，而不是整个工作表，这样可以节省纸张和墨水，并且使报销单更加整洁。

1. 选择打印区域

在Excel工作表中，选中你需要打印的报销单区域，然后点击“页面布局”选项卡中的“打印区域”，选择“设置打印区域”。这样，你的打印机只会打印选中的内容。

2. 调整列宽和行高

为了确保报销单内容不会被截断或压缩，你需要调整列宽和行高。你可以手动拖动列和行的边界来调整大小，或者在“开始”选项卡中使用“格式”选项来进行精确调整。

三、预览打印效果

在实际打印之前，预览打印效果可以帮助你发现并解决任何潜在的问题，确保最终打印结果符合你的预期。

1. 使用打印预览

在Excel中，点击“文件”选项卡，然后选择“打印”。在打印界面中，你可以看到打印预览。仔细检查每一页的内容，确保没有内容被截断或错位。

2. 调整页面缩放

如果你发现报销单内容太多而无法在一页内完整显示，可以在打印预览界面中调整页面缩放比例，使内容适合打印页面。选择“无缩放”或“调整为一页宽一页高”选项来确保内容适合纸张大小。

四、选择打印机和打印设置

最后一步是选择合适的打印机和打印设置，这样可以确保打印质量和效率。

1. 选择打印机

在打印界面中，选择你要使用的打印机。如果你有多台打印机，可以根据需要选择最适合打印报销单的那一台。

2. 设置打印选项

根据需要，设置打印的份数、纸张类型、打印质量等选项。确保选择“单面打印”或“双面打印”选项，这取决于你的报销单内容和打印机功能。

3. 打印报销单

完成上述所有设置后，点击“打印”按钮开始打印报销单。确保在打印过程中留意打印机的运行情况，及时解决任何可能出现的问题。

五、优化报销单格式

为了确保报销单在打印后更具专业性和可读性，可以对报销单的格式进行进一步优化。

1. 使用统一的字体和字号

选择统一的字体和字号，使报销单内容看起来更加整洁和专业。常用的字体包括Arial、Times New Roman等，字号一般为10-12号。

2. 添加边框和网格线

在Excel中，可以为报销单的各个单元格添加边框和网格线，使内容更加清晰。选择“开始”选项卡中的“边框”选项，根据需要设置边框样式。

3. 使用颜色和背景

适当地使用颜色和背景可以提高报销单的可读性和美观度。选择“开始”选项卡中的“填充颜色”选项，为不同类别的内容添加不同的颜色背景。

六、保存和分享报销单

在打印完成后，你可以将报销单保存为不同格式并与相关人员分享。

1. 保存为PDF格式

将报销单保存为PDF格式，可以确保格式不变并且方便分享。在Excel中，点击“文件”选项卡，选择“另存为”，然后选择PDF格式进行保存。

2. 通过邮件分享

将保存好的报销单通过邮件发送给相关人员。确保邮件内容简洁明了，并附上报销单文件。

七、常见问题和解决方法

在打印报销单时，可能会遇到一些常见问题，这里提供一些解决方法。

1. 打印内容不完整

如果打印内容不完整，检查页面布局和打印区域设置，确保所有内容都在打印范围内。

2. 打印质量差

如果打印质量差，检查打印机设置和墨水情况，确保打印机处于正常工作状态。

3. 打印速度慢

如果打印速度慢，检查打印机连接和驱动程序，确保打印机与电脑连接正常，并且驱动程序是最新版本。

八、总结

打印Excel里的报销单需要注意多个步骤，包括设置页面布局、调整打印区域、预览打印效果、选择打印机和打印设置等。通过合理的设置和优化，可以确保报销单在打印后保持整洁和专业的外观，并且提高打印效率和质量。希望本文提供的详细步骤和解决方法，能够帮助你顺利打印出满意的报销单。